Kebutuhan panggilan telepon untuk bisnis berbeda dari telepon konvensional karena kompleksitas yang lebih tinggi. Hal ini disebabkan oleh keterbatasan fitur serta efektivitas yang kurang optimal pada layanan telepon biasa.
Sebagai solusi, teknologi IP PBX System hadir untuk menjawab tantangan tersebut. Sistem ini dirancang khusus untuk bisnis dan menawarkan berbagai fitur canggih yang dapat disesuaikan, seperti monitoring panggilan dan lainnya, yang mendukung kebutuhan komunikasi perusahaan secara menyeluruh.
Baca juga: Apa itu PABX dan Perbedaannya dengan IP PBX?
Daftar Isi
Apa itu IP PBX System?
IP PBX System adalah sistem telepon yang memungkinkan perusahaan untuk melakukan panggilan telepon menggunakan jaringan internet (IP) alih-alih melalui jalur telepon tradisional.
Singkatnya, sistem ini mengubah suara menjadi data digital yang dapat ditransmisikan melalui internet, membuka pintu bagi komunikasi yang lebih fleksibel dan efisien.
Bayangkan IP PBX System sebagai “otak” di balik sistem telepon bisnis modern. Ini adalah teknologi yang memungkinkan perusahaan untuk menggunakan internet sebagai jalur komunikasi utama mereka.
Mengapa ini penting? Nah, pertama-tama, ini memberikan fleksibilitas yang luar biasa karena Anda bisa terhubung dari mana saja asalkan ada koneksi internet.
Anda bisa berada di kantor, di rumah, atau bahkan di luar negeri, tetap terhubung tanpa batasan geografis. Dan yang lebih penting lagi, ini menghemat alokasi anggaran budget.
Dengan menggunakan sistem ini, Anda bisa mengurangi biaya telekomunikasi secara signifikan, karena panggilan antar kantor atau ke luar negeri seringkali lebih murah melalui internet daripada melalui jalur telepon tradisional.
Jadi, IP PBX System bukan hanya tentang kemudahan, tapi juga tentang efisiensi dan penghematan.
Bagaimana Cara Kerja dari IP PBX System?
Cara kerja IP-PBX, yaitu menerima dan mengirimkan panggilan melalui internet dengan mengubah sinyal suara analog menjadi sinyal digital.
Pada IP-PBX terdiri dari satu atau lebih telepon internet SIP, IP-PBX Server dan optional VoIP Gateway yang dapat terhubung ke jalur telepon tradisional.
Fungsi dari server IP PBX hampir mirip dengan proxy server. Anggota mendaftarkan diri ke IP-PBX Server. Ketika melakukan panggilan, anggota tersebut akan bertanya nomor telepon klien yang akan dituju.
IP-PBX juga memiliki directory seluruh anggota. Sehingga memungkinkan satu sama lain dapat berkomunikasi secara internal maupun telepon ke PSTN (public switched telephone network) melalui VoIP Gateway.
Baca juga: Mengenal Sistem Cloud VoIP & Manfaatnya Untuk Bisnis
Apa Manfaat Menggunakan IP PBX System Untuk Bisnis?
Berikut adalah manfaat IP PBX bagi bisnis Anda, yaitu:
1. Hemat Biaya
Pertama, memungkinkan perusahaan untuk melakukan panggilan melalui internet, yang seringkali lebih murah daripada menggunakan jalur telepon tradisional.
Dengan Barantum Call Center yang terintegrasi dengan IP PBX System, perusahaan dapat memanfaatkan fitur VoIP (Voice over Internet Protocol) untuk melakukan panggilan melalui internet.
Ini tidak hanya mengurangi biaya panggilan, tetapi juga memungkinkan perusahaan untuk mengelola seluruh komunikasi bisnis mereka dengan lebih efisien.
2. Fleksibel
Kedua, agen dapat terhubung ke sistem dari mana saja selama terhubung ke internet.
Barantum Call Center memungkinkan agen untuk terhubung ke sistem dari mana saja, bahkan saat mereka bekerja dari jarak jauh.
Dengan fitur-fitur seperti akses melalui web dan aplikasi seluler, agen dapat tetap terhubung dan produktif, tanpa terikat oleh lokasi fisik.
3. Banyak Fitur Pendukung
Selanjutnya, dilengkapi dengan berbagai fitur yang meningkatkan produktivitas dan efisiensi komunikasi bisnis. Barantum Call Center dilengkapi dengan berbagai fitur yang memperkaya komunikasi bisnis, seperti panggilan suara, konferensi video, dan pesan suara.
Ini memungkinkan perusahaan untuk memberikan layanan pelanggan yang lebih baik dan meningkatkan kualitas interaksi dengan pelanggan.
4. Skalabilitas yang Mudah
Berikutnya, membantu bisnis untuk dengan mudah menyesuaikan kapasitas komunikasi mereka sesuai dengan pertumbuhan perusahaan. Dengan Barantum Call Center, perusahaan dapat dengan mudah menyesuaikan kapasitas komunikasi mereka sesuai dengan pertumbuhan bisnis.
Dengan menambahkan extensi atau upgrade perangkat lunak, perusahaan dapat memperluas operasi mereka tanpa mengganggu kinerja sistem telepon.
5. Manajemen yang Terpusat
IP PBX System menawarkan antarmuka administratif yang terpusat, memungkinkan administrator untuk mengelola pengguna, extensi, dan fitur-fitur lainnya dari satu lokasi.
Ini memudahkan untuk mengelola dan memantau sistem secara keseluruhan, serta memungkinkan penyesuaian yang cepat sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Dengan demikian, sistem ini membawa banyak manfaat bagi bisnis, dari penghematan biaya hingga peningkatan produktivitas dan fleksibilitas.
Apa Saja Jenis IP PBX System?
Terdapat 2 jenis IP PBX System, yaitu On-Premises IP PBX dan Cloud PBX. Keduanya adalah jenis sistem telepon yang digunakan dalam lingkungan bisnis, namun keduanya memiliki cara kerja dan karakteristik yang berbeda.
1. On-Premises IP PBX
On-Premises IP PBX adalah sistem telepon yang dihosting secara lokal di lokasi fisik perusahaan. Ini berarti perusahaan memiliki infrastruktur telepon sendiri, seperti server PBX dan perangkat keras telepon, yang dipasang dan dikelola di dalam gedung atau kantor mereka.
2. Cloud PBX
Sedangkan Cloud PBX adalah sistem telepon yang dihosting di cloud oleh penyedia layanan telekomunikasi. Dalam model ini, infrastruktur telepon, termasuk perangkat lunak PBX dan server, disediakan oleh penyedia layanan dan diakses melalui internet.
Baca juga: 10 Fitur Penting Yang Wajib Dimiliki Software Call Center
Fitur yang Wajib Dimiliki dari IP PBX System
Adapun fitur-fitur penting dalam IP PBX System, yaitu:
1. Pengenalan Panggilan (Caller ID)
Pertama, fitur ini memungkinkan sistem mengenali dan menampilkan informasi tentang pelanggan yang menelepon, seperti nama, riwayat panggilan sebelumnya, dan informasi.
2. Manajemen Antrean
Kedua, fitur manajemen antrean memastikan bahwa panggilan-panggilan masuk dialokasikan secara efisien kepada agen yang tepat.
Antrean dapat dikelola berdasarkan prioritas, jenis masalah, atau keterampilan agen. Sehingga mengurangi waktu tunggu pelanggan dan meningkatkan efisiensi penanganan panggilan.
3. Rekaman Panggilan
Berikutnya, kemampuan merekam panggilan adalah fitur penting untuk tujuan pelatihan, evaluasi, dan audit.
Sehingga memungkinkan manajemen untuk memeriksa kualitas layanan agen, memberikan pelatihan yang sesuai, dan mengatasi sengketa dengan bukti yang jelas.
4. Pesan Suara Interaktif (IVR)
IVR adalah sistem yang memberikan opsi menu suara kepada pelanggan ketika mereka menelepon. Sehingga pelanggan dapat memilih opsi yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
Misalnya, menghubungkan ke departemen tertentu atau mendapatkan informasi melalui menu yang telah ditentukan. Sehingga membantu mengarahkan panggilan dengan lebih tepat dan menghemat waktu bagi pelanggan dan agen.
5. Campaign Call & Predictive Dialer
Pada fitur ini, mampu melakukan otomatisasi panggilan secara massal dengan memprediksi dan mendistribusi panggilan yang diterima oleh ke pelanggan untuk dihubungkan ke agen.
6. Spy Call, Whisper Call, & Join Call
Bergabung dalam pembicaraan telepon antara agen dan pelanggan, baik secara tidak diam-diam, hanya diketahui oleh agen, ataupun diketahui agen dan pelanggan. Sehingga manajemen dapat mengetahui bagaimana cara agen melayani pelanggan dan membantu mereka jika ada kesulitan.
7. Local / GSM / Premium Number & Toll Free
Pilihlah vendor yang menyediakan berbagai pilihan nomor yang bisa Anda gunakan. Contoh Premium Number (140 XYZ, 150 XYZ, 1500 XYZ) & Toll Free (0800 1XYZ XYZ).
8. Robocall
Robocall adalah fitur yang memungkinkan sistem Call Center untuk melakukan panggilan otomatis kepada pelanggan dengan pesan pra-rekam.
Meskipun fitur ini dapat digunakan dalam konteks pemberitahuan atau promosi, perlu diingat bahwa penggunaan yang tidak etis atau berlebihan dari Robocall dapat mengganggu pelanggan dan melanggar peraturan privasi telekomunikasi.
9. Integrasi CRM & Omnichannel
Integrasi dengan sistem CRM dan Omnichannel memungkinkan agen memiliki akses langsung ke riwayat interaksi dan informasi pelanggan dan juga mengelola saluran komunikasi lainnya secara bersamaan.
Fitur ini membantu agen memberikan layanan yang lebih personal, dengan pengetahuan tentang riwayat pembelian, pertanyaan sebelumnya, dan preferensi pelanggan.
10. Analisis Data
Fitur ini mengumpulkan dan menganalisis data panggilan untuk mengidentifikasi tren, pola, dan masalah yang berulang.
Analisis ini membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih baik, merancang strategi perbaikan, dan meningkatkan kinerja layanan pelanggan.
Baca juga: 7 Rekomendasi Call Center System Terbaik Untuk Perusahaan
Gunakan Barantum, Penyedia IP PBX System Terbaik
IP PBX System tidak hanya sekadar sistem telepon biasa; ini adalah solusi komunikasi modern yang mengintegrasikan berbagai fitur canggih untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang dinamis. Barantum hadir sebagai solusi IP PBX System terbaik untuk bisnis Anda.
Dengan berbagai fitur canggih seperti integrasi VoIP, fleksibilitas operasional, dan manajemen terpusat, Barantum membantu bisnis Anda mengoptimalkan komunikasi internal dan eksternal secara efisien. Tidak mengefektifkan biaya, tapi Barantum juga memastikan kinerja telekomunikasi yang efektif dan dapat diandalkan.
Jadi tunggu apalagi? Dapatkan akun uji coba gratis 7 hari atau konsultasi gratis kebutuhan bisnis Anda dengan tim Barantum sekarang!
Tertarik dengan Barantum?
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
