Daftar Isi
Panduan Work From Home Dengan Aplikasi CRM & Call Center Barantum
Work From Home, atau kerja dari rumah sedang populer saat ini. Kegiatan bisa dibilang hampir sama dengan remote working atau kerja dari jarak jauh. Sama seperti yang dilakukan oleh Barantum sebelum menerapkan Work From Home, yang perlu di perhatikan adalah kerja dari rumah seharusnya tidak mengurangi produktifitas kerja karyawan dan Perusahaan harus dapat tetap memantau kinerja karyawannya setiap hari. Hal ini menjadi tantangan tersendiri baik bagi Perusahaan maupun karyawan. Untuk membuat work from home menjadi efektif diperlukan tools khusus atau sistem khusus yang memiliki fitur utama seperti absensi, kolaborasi, berbagi file, live report, memonitor progress kerja harian dan bahkan sampai integrasi dengan sistem call center agar Perusahaan tetap terhubung dengan Pelanggannya dan begitu juga sebaliknya. Program bekerja dari rumah ini perlu dilakukan untuk menekan penyebaran virus corona yang hingga saat ini lebih dari 100 negara telah terjangkit wabah virus corona termasuk Indonesia. Kondisi ini memang menjadi sebuah dilematis. terutama untuk sektor Industri dan Perusahaan yang secara nyata terkena dampak negatifnya. Kesemua hal itu memang menjadi keprihatinan kita. Namun Negara perlu melakukan serangkaian kebijakan untuk meminimalisir terjadinya penyebaran yang lebih luas salah satunya dengan himbauan untuk melakukan Social Distance dengan melakukan kerja dari rumah, ibadah di rumah dan aktifitas di rumah sesuai dengan arahan Presiden Republik Indonesia.
Baca juga : Tentang Coronavirus (nCOV) Dampak dalam Bisnis serta Antisipasi penyebarannya
WORK FROM HOME VS PENURUNAN PRODUKTIVITAS KERJA
Seperti apapun kondisinya, setiap kondisi sudah pasti ada konsekuensinya. Dimana saat ini cara terbaik yang bisa di lakukan oleh kita semua termasuk para pekerja yaitu dengan bekerja dari rumah. Namun jika kondisi ini dilakukan ada baiknya bila manajemen Perusahaan perlu memperhatikan beberapa hal ini :
- Membuat SOP kerja dan panduan bersama bagi karyawan agar proses aktivitas kerja tetap berjalan baik sekalipun dijalankan dari rumah.
- Menerapkan prosedur kerja menggunakan satu aplikasi atau satu sistem yang dapat saling terintegrasi. Dimana aplikasi ini memungkinkan seluruh karyawan mampu memaksimalkan produktivitas kerjanya meskipun dilakukan dari rumah.
- Bagi seluruh karyawan, untuk mengimbangi kebijakan yang telah ditempuh Perusahaan adalah, dengan mengikuti semua hal yang telah ditetapkan oleh manajemen Perusahaan.
Jika semua hal yang telah di jelaskan diatas, bisa di jalankan dengan baik dan di patuhi oleh seluruh karyawan, maka penurunan produktivitas yang dikuatirkan akan terjadi, dapat di hindari. Karena seluruh karyawan telah mengikuti SOP yang bertujuan untuk tetap menjaga produktivitas kerja seluruh karyawan dari semua divisi yang ada dalam satu Perusahaan.
Aplikasi CRM & Sistem Call Center untuk Work From Home
Contoh menarik dari model Work From Home yang bisa menjadi acuan bagi perusahaan lain yang ingin menjalankan sistem ini bisa dilihat dari bagaimana Barantum mengimplementasikan Aplikasi CRM Barantum yang terintegrasi dengan Sistem Call Center Barantum. Saat ini di Barantum semua Divisi yang ada di dalam lingkup kerja BARANTUM menggunakan CRM sebagai core utama untuk mendukung pekerjaan dari rumah. Untuk sederhananya kita bagi menjadi 3 Divisi yaitu Divisi Business Development, Divisi CSA ( Customer Satisfaction Assurance ) serta Divisi R&D ( Programmer, Designer, Marketing, dan Quality Control ).
Dalam prakteknya dengan menggunakan integrasi produk CRM & Call Center. Perusahaan berusaha tetap mempertahankan produktivitas seluruh karyawannya dengan menggunakan kedua produk tersebut. Dimana langkah – langkah yang di jalankannya adalah sebagai berikut :
1. Implementasi Aplikasi CRM untuk ke-3 Divisi di Barantum
2. Implementasi Sistem Call Center untuk Divisi Sales dan CSA ( Customers Satisfaction Assurance )
Penggunaan Aplikasi CRM untuk Work From Home
Panduan menggunakan CRM Barantum untuk program bekerja dari rumah atau Work From Home pada Perusahaan, dibagi dalam tiga tahapan yaitu Aktifitas Absensi, Aktifitas Kerja, dan yang terakhir adalah Pelaporan Tugas. Yang mana semuanya menggunakan dapat dilakukan dengan Aplikasi CRM versi Mobile yang ter-install dalam telepon seluler seluruh staff Barantum. Semua proses ini juga otomatis tersinkronisasi dengan Aplikasi CRM versi desktop secara real-time.
Tahap I Work From Home – Aktifitas Absensi
Untuk absensi kehadiran, Perusahaan bisa menggunakan fitur Check In / Out yang ada dalam CRM Barantum. Seluruh karyawan melakukan Check In Meeting dari rumah pada pukul 08.00, dengan relasi pada Organisasi yang sudah dibuat berdasarkan Departemen masing-masing. Sesuai jadwal yang telah di tetapkan yaitu, Check In Pukul 08.00 pagi dan Check Out 11.30 untuk sesi pagi. Sedangkan untuk sesi siang, Check In Pukul 12.30 dan Check Out 17.00 sore.
Dengan fitur ini, manajemen dapat mengontrol dan memastikan absensi / kehadiran kerja karyawan yang bekerja dari rumah. Kita juga dapat menyertakan attachment berupa foto atau dokumen bila memang di perlukan untuk memberikan bukti.
Tahap II Work From Home – Monitoring Aktifitas Kerja
Setelah semua karyawan melakukan Check In, maka langkah selanjutnya seluruh karyawan melakukan pekerjaan seperti biasa pada saat mereka bekerja di kantor. Seluruh karyawan dapat melakukan kolaborasi baik antar divisi atau sesama divisi, dengan berbagi file / dokumen yang diperlukan didalam aplikasi CRM. Atasan dapat memberikan tugas kepada tim nya dengan memberikan komentar atau memberikan tag personal dalam modul Organisasi yang mewakili divisinya dan masing – masing karyawan akan mendapatkan notifikasi.
Semua aktifitas ini terekam dalam Timeline Organisasi tiap divisi. Sehingga baik karyawan dan juga manajemen dapat memantau seluruh aktifitas kerja ataupun progress tugas yang sedang dikerjakan.
Tahap III Work From Home – Pelaporan Tugas
Ketika tiba saatnya waktu selesai bekerja pukul 17.00. Seluruh karyawan melakukan Check Out dan memasukan report pekerjaan dengan mengisi kolom deskripsi pada saat Check Out, melalui telepon selulernya masing – masing. sehingga pekerjaaan yang dilakukan oleh Karyawan terekam dalam timeline activity di Organisasi yang mewakili divisinya.
Fitur ini membuat Manajemen dapat memantau secara real-time perkembangan kerja / tugas karyawan dan mengatur sistem kerja yang disesuaikan dengan target-target yang telah di tetapkan terlebih dahulu oleh perusahaan. Sehingga setiap hari atau setiap minggu manajemen bisa menilai kinerja semua karyawan melalui aplikasi CRM. Semua dilakukan dalam satu aplikasi
Implementasi Sistem Call Center untuk Work From Home pada Divisi Sales dan Customers Satisfaction Assurance (CSA)
Jika sebelumnya Aplikasi CRM Barantum digunakan oleh semua divisi yang ada di Barantum. Berbeda dengan Sistem Call Center Barantum, yang hanya di gunakan oleh Divisi Sales dan CSA. Hal ini terkait dengan proses kerja yang di jalankan oleh kedua divisi tersebut.
Berbeda dengan sistem telekomunikasi yang biasa di gunakan oleh sebuah perusahaan. Sistem Call Center Barantum, hanya membutuhkan laptop atau PC dan koneksi internet. Sehingga divisi Sales dan CSA tetap dapat melakukan / menerima panggilan terhadap pelanggan, dan pelanggan juga bisa tetap terlayani.
Baca juga : Antisipasi Penyebaran Coronavirus (Covid-19) dengan Remote Working
Manfaat Aplikasi CRM Barantum untuk Work From Home
Dengan melihat semua proses yang di jalankan, serta melihat kompleksitas masalah yang di hadapi oleh semua perusahaan pada saat ini. Maka pilihan Work From Home yang saat ini di jalankan oleh Barantum dapat menjadi acuan bagi Perusahaan lainnya. Semua jenis industri bisa menggunakan Aplikasi CRM dan Sistem Call Center Barantum. Salah satu keunggulan Aplikasi CRM dan Sistem Call Center Barantum yaitu dapat di kustomisasi menyesuaikan alur kerja per-divisi pada Perusahaan.
Keuntungan perusahaan, apabila Work From Home di jalankan dengan menggunakan Barantum CRM & Sistem Call Center Barantum :
- Proses kerja seperti di kantor, bisa tetap berjalan sesuai prosedur
- Absensi karyawan tetap terjaga dan termonitor
- Karyawan dapat berkolaborasi antar departemen
- Manajemen dapat memonitor seluruh aktifitas kerja karyawan
- Perusahaan dapat tetap terhubung dengan pelanggan
- Bagi yang harus meeting dengan klien dapat dimonitor dengan live tracking attendance fitur ini dilengkapi anti fake GPS.
- Bagi karyawan semua data yang diperlukan tentang pelanggan ataupun pekerjaan dapat dengan mudah di akses tanpa khawatir akan kehilangan data
Semua ini dapat di monitor secara Real-time dari mana saja dan kapan pun. Dengan proses instalasi yang mudah dan hanya membutuhkan waktu kurang dari 24 Jam!
Diskusikan kebutuhan atau pertanyaan Anda bersama Pakar CRM kami pada kolom dibawah ini, atau hubungi langsung WhatsApp Business kami di 02139722000 dan kami akan dengan senang hati berdiskusi dengan Anda untuk meningkatkan bisnis Anda.
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
