WhatsApp bukan sekadar aplikasi chatting, tetapi kini menjadi saluran komunikasi andalan bagi tim Customer Service (CS) dan IT Help Desk untuk memberikan dukungan pelanggan yang lebih cepat dan efisien.
Dengan integrasi ke sistem canggih seperti CRM, tim Anda dapat memberikan solusi yang lebih akurat karena seluruh riwayat interaksi pelanggan tersimpan dalam satu sistem yang terpusat.
Bagaimana WhatsApp Business API bisa mempercepat dan menyederhanakan proses ini?
Mari kita bahas lebih lanjut mengenai manfaat besar yang ditawarkan, terutama melalui WhatsApp Business API dari Barantum.
Daftar Isi
Mengapa WhatsApp Business API Penting untuk CS dan Help Desk?
WhatsApp Business API menghadirkan berbagai keuntungan bagi tim CS dan IT Help Desk, khususnya dalam meningkatkan kecepatan respon dan efisiensi operasional.
1. Respons Lebih Cepat dan Efisien
Dalam layanan pelanggan, kecepatan adalah segalanya. WhatsApp Business API membantu tim CS dan IT lebih responsif sehingga mampu menyelesaikan informasi yang dibutuhkan pelanggan lebih cepat dan tepat.
2. Fleksibilitas dalam Memberikan Solusi
WhatsApp mendukung berbagai format pesan, seperti teks, gambar, video, hingga dokumen. Ini sangat membantu tim IT Help Desk dalam memberikan panduan teknis visual agar lebih mudah dipahami pelanggan.
3. Komunikasi Lebih Personal dan Nyaman
Sebagai aplikasi yang sudah akrab digunakan oleh pelanggan, WhatsApp memberikan pengalaman komunikasi yang lebih nyaman. Hal ini membantu tim CS membangun hubungan yang lebih dekat dengan pelanggan, meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.
Manfaat WhatsApp Business API untuk CS dan Help Desk
Dengan menggunakan WhatsApp Business API, terutama dari Barantum, Anda bisa merasakan berbagai manfaat berikut:
1. Respons Cepat dengan Chatbot AI
Bisnis travel sering menerima pertanyaan berulang seperti:
“Apakah ada promo liburan ke Jepang?”
“Berapa harga tiket ke Bali untuk bulan depan?”
“Bagaimana cara booking paket wisata?”
Dengan chatbot WhatsApp, jawaban bisa dikirim secara otomatis tanpa perlu menunggu admin membalas satu per satu. Ini meningkatkan kepuasan pelanggan karena mereka mendapatkan informasi instan.
2. Jangkau Banyak Pelanggan dengan WhatsApp Blast
WhatsApp Blast memungkinkan bisnis travel mengirim pesan ke banyak pelanggan sekaligus tanpa harus menyimpan kontak mereka satu per satu.
Misalnya, Anda bisa mengirim promo liburan spesial, pengingat pembayaran, atau informasi penting terkait perjalanan langsung ke ribuan pelanggan dalam hitungan detik. Ini sangat efektif untuk meningkatkan engagement dan penjualan.
3. Proses Pemesanan Lebih Cepat dengan WhatsApp Form
Sumber: Meta
Dengan WhatsApp Form, pelanggan bisa langsung mengisi data pemesanan tanpa harus bolak-balik chat dengan admin.
Misalnya, mereka cukup memilih destinasi, tanggal keberangkatan, jumlah peserta, dan metode pembayaran dalam satu formulir yang dikirim otomatis lewat WhatsApp.
Setelah dikirim, sistem langsung mencatat pesanan dan mengonfirmasi ke pelanggan, sehingga proses booking jadi lebih cepat dan efisien.
3. Bisa Digunakan oleh Banyak Admin Bersamaan
Jika menggunakan WhatsApp biasa, hanya bisa digunakan dalam 5 perangkat. Ini menjadi masalah saat banyak pelanggan menghubungi sekaligus.
Dengan WhatsApp Business API, banyak admin bisa mengakses satu nomor yang sama tanpa batasan. Tim customer service bisa membagi tugas lebih efisien, memastikan semua pelanggan mendapatkan respon cepat.
4. Kelola Semua Saluran Komunikasi dalam Satu Tempat
Banyak pelanggan mencari informasi perjalanan melalui berbagai platform, seperti Instagram, Facebook, Telegram, atau website travel.
Dengan Barantum Omnichannel, semua pesan dari berbagai platform ini bisa masuk ke satu sistem pusat. Admin bisa membalas semua chat dalam satu dashboard tanpa harus membuka banyak aplikasi.
5. Penugasan Otomatis ke Tiap Admin yang Aktif
Saat jumlah chat meningkat, sistem Barantum CRM bisa secara otomatis membagi pesan ke admin yang sedang aktif sehingga tidak ada pesan yang terlewat, admin tidak kewalahan, dan pelanggan mendapatkan respons lebih cepat.
6. Marketing Automation
Sering kali pelanggan bertanya tentang paket wisata tetapi tidak langsung memesan. Dengan WhatsApp Business API, Anda bisa mengirimkan notifikasi otomatis, seperti:
“Promo paket wisata ke Eropa tinggal 2 hari lagi, yuk booking sekarang!”
“Jangan lupa, jadwal keberangkatan Anda ke Lombok tinggal 3 hari lagi. Siapkan dokumen perjalanan Anda!”
“Pernah liburan ke Bali? Coba paket baru kami ke Labuan Bajo, pasti seru!”
Dengan fitur ini, peluang closing lebih tinggi dan pelanggan merasa lebih diperhatikan.
7. Kelola Keluhan Pelanggan dengan Ticketing
Saat pelanggan mengalami kendala, seperti keterlambatan penerbangan atau perubahan jadwal, sistem ticketing membantu mengelola setiap keluhan secara sistematis.
Setiap laporan akan diberi nomor tiket unik, sehingga pelanggan dan tim CS bisa dengan mudah melacak status penyelesaian masalah. Ini memastikan setiap keluhan ditangani dengan cepat dan tidak ada yang terabaikan.
8. Integrasi dengan Sistem Lain
WhatsApp Business API dapat diintegrasikan dengan sistem pembayaran, sistem reservasi, atau POS (Point of Sale).
Misalnya, setelah pelanggan menyelesaikan pemesanan, mereka bisa langsung menerima invoice dan detail pembayaran melalui WhatsApp.
Selain itu, sistem juga bisa mengirimkan e-ticket atau voucher perjalanan secara otomatis, membuat proses lebih efisien dan nyaman bagi pelanggan.
9. Bisa Diakses Melalui Aplikasi Mobile
Bagi pemilik bisnis travel yang sering bepergian, aplikasi mobile Barantum memungkinkan mereka memantau chat pelanggan kapan saja, di mana saja. Jadi, bisnis tetap berjalan meskipun Anda tidak di kantor.
Contoh Penggunaan WhatsApp Business API untuk CS dan Help Desk
Saat pelanggan menghubungi WhatsApp bisnis Anda, chatbot langsung merespons dan memberikan jawaban awal. Jika butuh bantuan lebih lanjut, pelanggan akan diarahkan ke tim CS yang segera menangani pertanyaan tersebut. Setelah percakapan selesai, sistem otomatis mengirimkan survei kepuasan pelanggan.
Semua pesan tercatat rapi dalam satu sistem, baik yang pending, sedang ditangani, maupun yang sudah selesai. Dengan ini, bisnis dapat memantau dan mengelola layanan pelanggan dengan lebih efisien.
Solusi WhatsApp Business API Terbaik untuk CS dan Helpdesk
Dapatkan solusi WhatsApp Business API terbaik untuk CS dan helpdesk Anda pakai Barantum. Mitra resmi WhatsApp yang terpercaya dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Tertarik dengan Barantum?
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
