Terutama Anda sebagai pemilik bisnis pasti setuju jika proses follow-up yang lambat dan tidak terorganisir dengan baik dapat mengakibatkan hilangnya peluang penjualan yang berharga. Meskipun jam kerja terbatas, respon terhadap pelanggan harus tetap cepat dan efisien.
Menurut rep.ai, bisnis yang merespons dengan cepat berpeluang memenangkan hingga 50% lebih banyak penjualan.
Respon cepat tidak hanya memenuhi ekspektasi pelanggan, tetapi juga memaksimalkan peluang konversi dan memperkuat hubungan bisnis yang produktif. Salah satu cara untuk memastikan respon cepat adalah dengan otomatisasi pesan menggunakan WhatsApp Flow.
Simak penjelasan lengkap tentang WhatsApp Flows dalam artikel berikut..
Baca juga: WhatsApp CRM: Manfaat, Fitur, dan Contoh Penerapannya
Daftar Isi
Apa itu WhatsApp Flows?
WhatsApp Flows atau WhatsApp Form adalah fitur yang memungkinkan bisnis untuk mengumpulkan data pelanggan melalui percakapan otomatis di WhatsApp, tanpa perlu mengalihkan mereka ke platform lain atau memerlukan interaksi manual seperti memberikan pertanyaan kepada pelanggan secara satu per satu.
Fitur ini rilis pada September 2023 lalu. Melalui WhatsApp Form, proses pengumpulan informasi menjadi lebih terstruktur, praktis, dan mengurangi potensi kesalahan.
Fitur ini sangat efektif untuk mengumpulkan prospek, menawarkan produk, menarik pelanggan baru, atau berbagai kebutuhan lain di mana komunikasi yang terstruktur memberikan kenyamanan lebih bagi pelanggan.
Keuntungan WhatsApp Flows untuk Bisnis
Fitur WhatsApp Flows (WhatsApp Form) menawarkan kemudahan dalam mengumpulkan informasi dari pelanggan melalui percakapan yang terstruktur di WhatsApp.
Berikut adalah beberapa benefit dari penggunaan fitur formulir dalam WhatsApp Flow:
1. Meningkatkan Pengalaman Pelanggan
Fitur formulir memudahkan pelanggan untuk mengisi informasi yang diperlukan secara langsung di WhatsApp dengan cara yang cepat dan sederhana.
Contohnya, pelanggan dapat mengisi data seperti nama, alamat, nomor telepon, atau preferensi produk tanpa meninggalkan aplikasi WhatsApp, sehingga proses komunikasi menjadi lebih efisien dan pengalaman pelanggan lebih baik.
2. Menyederhanakan Pengumpulan Data
WhatsApp Flow memungkinkan bisnis untuk mengumpulkan data pelanggan secara otomatis dan terorganisir tanpa bergantung pada pengisian formulir manual atau pengumpulan data via email.
Bisnis bisa membuat formulir yang secara langsung meminta informasi spesifik, seperti data pengiriman, feedback setelah pembelian, atau pendaftaran acara.
3. Otomatisasi Proses
Dengan WhatsApp Form, bisnis dapat mengotomatisasi proses pengumpulan data pelanggan dan memprosesnya dengan cepat.
Misalnya, formulir bisa digunakan untuk mendaftarkan pelanggan ke acara atau mengumpulkan data pemesanan produk, yang mengurangi beban kerja tim dan meningkatkan efisiensi operasional karena data langsung tercatat tanpa memerlukan interaksi manual.
Baca juga: Keuntungan Balas Pesan Otomatis WhatsApp (WA) Bagi Bisnis
4. Personalisasi Layanan
Formulir bisa disesuaikan untuk menanyakan informasi tertentu yang sesuai dengan preferensi pelanggan atau kebutuhan bisnis. Misalnya, ketika pelanggan ingin memesan produk, formulir dapat meminta pilihan produk, jumlah, dan alamat pengiriman, membuat proses pemesanan menjadi lebih personal dan efisien, serta memberikan pengalaman yang lebih relevan bagi pelanggan.
5. Pengurangan Kesalahan Manual
Karena pengisian formulir dilakukan secara otomatis melalui percakapan WhatsApp, kemungkinan kesalahan dalam input data yang sering terjadi pada pengisian formulir manual atau email dapat diminimalkan. Data yang diterima lebih terstruktur dan akurat.
6. Integrasi dengan Sistem Bisnis
Formulir WhatsApp Flow bisa diintegrasikan dengan sistem lain, seperti CRM atau platform manajemen pesanan. Data yang terkumpul dari formulir bisa langsung dimasukkan ke dalam database bisnis tanpa perlu input manual, yang mempercepat proses dan mengurangi risiko kesalahan dalam pengolahan data.
7. Meningkatkan Efisiensi Pemasaran dan Penjualan
Fitur formulir juga efektif untuk mengumpulkan informasi dari prospek, seperti preferensi produk, anggaran, atau kebutuhan khusus. Data ini bisa digunakan oleh tim pemasaran untuk menyesuaikan penawaran atau diskon, serta oleh tim penjualan untuk menindaklanjuti calon pelanggan dengan lebih tepat sasaran.
8. Mudah Digunakan
Formulir di WhatsApp sangat mudah digunakan dan tidak memerlukan aplikasi tambahan. Pelanggan hanya perlu mengikuti instruksi dalam percakapan WhatsApp, menjadikannya proses yang cepat dan praktis.
Kekurangan WhatsApp Flows
Meskipun WhatsApp Flows menawarkan banyak keuntungan dalam otomatisasi dan efisiensi komunikasi, ada beberapa kekurangan yang perlu dipertimbangkan sebelum Anda memutuskan untuk menggunakannya dalam bisnis:
1. Keterbatasan Kustomisasi
Meskipun memungkinkan bisnis untuk mengumpulkan data melalui formulir, kustomisasi desain formulir masih terbatas. Tidak bisa sepenuhnya menyesuaikan tampilan atau alur seperti dalam web form tradisional.
2. Tidak Mendukung Media yang Kompleks
Formulir di WhatsApp Flow cenderung hanya mendukung input teks atau pilihan sederhana. Dukungan untuk media seperti gambar, file, atau tanda tangan elektronik mungkin belum tersedia atau terbatas.
3. Bergantung pada Koneksi Internet
Jika pelanggan memiliki koneksi internet yang buruk atau tidak stabil, pengisian formulir bisa terganggu dan menyebabkan pengalaman pengguna yang kurang baik.
4. Kompleksitas Integrasi
Meskipun WhatsApp API mendukung integrasi dengan CRM atau database lainnya, proses pengaturan dan integrasi awal memerlukan pemahaman teknis yang cukup, serta biaya tambahan jika melibatkan pengembang atau layanan pihak ketiga.
5. Respon Otomatis Terbatas
WhatsApp Form tidak sefleksibel chatbot penuh yang bisa memberikan respon otomatis kompleks. Jika pelanggan memberikan input yang tidak sesuai format, formulir mungkin tidak dapat mengatasinya.
6. Batasan Karakter
Input dalam formulir WhatsApp masih mengikuti batasan karakter pesan WhatsApp, yang bisa menjadi kendala jika bisnis memerlukan input panjang atau deskripsi detail.
7. Kurangnya Kejelasan Navigasi
Pengguna WhatsApp mungkin merasa alur formulir kurang intuitif dibandingkan dengan formulir online di website atau aplikasi yang lebih visual dan interaktif.
8. Tidak Selalu User-Friendly untuk Semua Pengguna
Tidak semua pengguna merasa nyaman mengisi formulir di WhatsApp. Beberapa mungkin lebih familiar dengan formulir berbasis web atau aplikasi.
9. Batasan Penggunaan di Luar WhatsApp
Data yang diisi melalui WhatsApp Flow sulit digunakan di luar platform tanpa adanya integrasi langsung dengan sistem bisnis internal.
10. Risiko Privasi Data
Meskipun WhatsApp memiliki enkripsi end-to-end, pengelolaan data dari formulir perlu memastikan kepatuhan terhadap regulasi privasi seperti GDPR. Hal ini bisa menjadi tantangan jika tidak ditangani dengan baik.
Apa saja yang bisa dilakukan dengan WhatsApp Flows?
Dengan WhatsApp flows, akan membantu Anda dalam melakukan beberapa hal, seperti:
1. Melakukan Survei (Conduct Survey)
Dengan WhatsApp Flows, bisnis dapat dengan mudah mengumpulkan feedback dari pelanggan melalui survei. Pelanggan menjawab pertanyaan survei langsung dalam chat, tanpa perlu berpindah aplikasi. Hal ini mempercepat proses pengumpulan data dan menciptakan pengalaman survei yang interaktif dan nyaman.
2. Menciptakan Prospek (Lead Generation)
WhatsApp Flows membantu bisnis menciptakan dan mengelola prospek dengan lebih efektif. Bisnis bisa menggunakan alur otomatis untuk mengkonversi pengunjung situs atau pelanggan yang tertarik menjadi prospek potensial. WhatsApp Flows memudahkan pelanggan untuk mendapatkan informasi lebih lanjut atau mengajukan pertanyaan produk, dan mempermudah transisi dari percakapan informal ke peluang penjualan yang lebih konkret.
3. Penjadwalan dan Pemesanan (Schedule dan Booking)
Untuk bisnis yang memerlukan sistem penjadwalan atau pemesanan, WhatsApp Flows menyederhanakan proses tersebut. Pelanggan memilih tanggal, waktu, dan layanan yang diinginkan melalui pesan otomatis. Proses pemesanan berjalan lebih lancar dan cepat, mengurangi beban manual dan memberikan kenyamanan lebih bagi pelanggan.
Studi Kasus dan Contoh Implementasi Penggunaan WhatsApp Flows
Untuk lebih bisa memahami bagaimana penerapan WhatsApp Flows, mari kita lihat beberapa studi kasus dan contoh implementasi dimana saja WhatsApp Flows bisa diterapkan..
1. Pendaftaran Acara atau Webinar
Bisnis dapat mengirim formulir untuk mengumpulkan informasi peserta acara seperti nama, email, dan pilihan sesi acara. Pelanggan mengisi formulir dan menerima konfirmasi otomatis setelah pendaftaran.
2. Pemesanan Produk atau Layanan
Untuk e-commerce, bisnis dapat menggunakan formulir untuk mengumpulkan informasi pesanan, seperti produk, jumlah, dan alamat pengiriman. Formulir memungkinkan pelanggan melakukan pembelian tanpa perlu interaksi manual.
3. Survey dan Feedback Pelanggan
Setelah transaksi, bisnis dapat mengirim formulir untuk mengumpulkan feedback pelanggan, seperti rating produk dan pengalaman layanan. Data yang dikumpulkan membantu meningkatkan kualitas layanan.
Baca juga: Panduan Cara Melakukan Survey Kepuasan Pelanggan Yang Baik
4. Pendaftaran Newsletter atau Promosi
Bisnis dapat membuat formulir untuk mengumpulkan informasi pelanggan yang ingin berlangganan newsletter atau mendapatkan penawaran promosi, dengan memilih jenis konten yang diinginkan.
5. Reservasi atau Janji Temu
Bisnis seperti restoran atau salon dapat mengirim formulir untuk memudahkan pelanggan dalam memilih waktu dan layanan, dengan konfirmasi otomatis tentang detail reservasi.
6. Pengiriman atau Pengembalian Barang
Bisnis e-commerce dapat menggunakan formulir untuk mengumpulkan informasi pengembalian barang, seperti nomor pesanan dan alasan pengembalian, serta memberikan instruksi lebih lanjut.
7. Klaim Garansi atau Layanan Purna Jual
Perusahaan dapat mengumpulkan informasi klaim garansi melalui formulir, termasuk nomor seri produk dan bukti pembelian, untuk memproses klaim atau perbaikan dengan lebih cepat.
8. Aplikasi Rekrutmen
Bisnis dapat menggunakan formulir untuk menerima aplikasi pekerjaan, mengumpulkan data pelamar seperti pengalaman kerja, pendidikan, dan file CV, serta memberikan konfirmasi penerimaan aplikasi.
WhatsApp Form membantu bisnis mengotomatiskan pengumpulan data, meningkatkan efisiensi operasional, dan memberikan pengalaman yang lebih nyaman dan cepat bagi pelanggan.
Baca juga: Daftar Biaya dan Harga WhatsApp Business API Terbaru
Bagaimana Cara Mendapatkan WhatsApp Flows?
Untuk menggunakan fitur WhatsApp Flows atau WhatsApp Form ini, Anda hanya bisa mendapatkannya dengan bekerja sama dengan BSP WhatsApp atau menggunakan layanan WhatsApp Business API terlebih dahulu.
Berikut ini langkah-langkah untuk mendapatkan WhatsApp Flows atau WhatsApp Form:
1. Daftarkan Bisnis Anda ke BSP WhatsApp Terpercaya, Barantum
Untuk bisa mendapatkan fitur ini, Anda perlu mendaftarkan akun WhatsApp Anda melalui mitra resmi WhatsApp Business Solution Provider (BSP). Barantum, sebagai salah satu mitra BSP terpercaya, menyediakan solusi lengkap untuk membantu bisnis mengakses WhatsApp Business API dan memanfaatkan fitur WhatsApp Flows secara optimal.
Baca juga: Cara Mudah Mendapatkan Meta Verified WhatsApp Business
2. Mendapatkan Akun WhatsApp Business API untuk Bisnis Anda
Setelah Anda mendaftarkan WhatsApp melalui Barantum, tim Barantum akan membantu proses verifikasi dan pengaturan akun WhatsApp Business API, memastikan integrasi dengan sistem CRM, serta memberikan panduan untuk memaksimalkan penggunaan fitur-fitur WhatsApp dalam mendukung komunikasi bisnis Anda dengan pelanggan.
3. Buat dan sesuaikan WhatsApp Form yang Ingin Anda Buat
Setelah mendapatkan akses ke WhatsApp Business API, langkah berikutnya adalah membuat dan menyesuaikan WhatsApp Form atau WhatsApp Flow yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Anda dapat mendesain formulir yang interaktif, seperti formulir pengumpulan data pelanggan, formulir pendaftaran acara, atau formulir pemesanan produk. Formulir ini dapat disesuaikan dengan memilih pertanyaan dan elemen yang relevan bagi pelanggan dan bisnis Anda.
4. Buat Template Baru dengan Form yang Anda Buat
Setelah WhatsApp Form Anda selesai dibuat, Anda perlu membuat template baru yang akan digunakan dalam alur percakapan WhatsApp. Template ini adalah format standar yang akan digunakan untuk mengirim formulir ke pelanggan.
WhatsApp mengharuskan semua template yang digunakan untuk mengirim pesan ke pelanggan di luar sesi percakapan sebelumnya untuk disetujui terlebih dahulu. Anda dapat membuat template pesan yang berisi instruksi atau pengantar sebelum pelanggan mengisi formulir.
Baca juga: 7 Contoh Template WhatsApp API, Jenis dan Kategorinya
5. Uji Coba atau Kirim Langsung WhatsApp Form pada Pelanggan Anda
Setelah template formulir siap, langkah terakhir adalah menguji coba atau langsung mengirim WhatsApp Form kepada pelanggan Anda. Anda bisa melakukan uji coba terlebih dahulu untuk memastikan formulir berfungsi dengan baik dan data dikumpulkan dengan benar.
Setelah itu, Anda bisa mulai mengirim formulir kepada pelanggan melalui percakapan WhatsApp untuk mulai mengumpulkan data atau berinteraksi lebih lanjut dengan mereka sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Baca juga: Jual WA Blast Software Resmi untuk Bisnis Anti Blokir
Dapatkan Fitur WhatsApp Flows dari BSP Barantum
Barantum adalah BSP WhatsApp (Business Solution Provider) yang terpercaya dan berpengalaman dalam menyediakan layanan WhatsApp Business API, dirancang khusus untuk membantu bisnis mengoptimalkan komunikasi dengan pelanggan.
Sebagai penyedia solusi digital terkemuka, Barantum telah membantu berbagai perusahaan mengotomatisasi dan mempersonalisasi interaksi pelanggan melalui WhatsApp. Salah satu fitur unggulan yang kami tawarkan adalah WhatsApp Flows (WhatsApp Form), yang memungkinkan bisnis untuk meningkatkan efisiensi komunikasi dan interaksi pelanggan.
Hubungi tim profesional Barantum untuk konsultasi gratis atau dapatkan akun uji coba gratis selama 7 hari. Manfaatkan fitur WhatsApp Flows untuk meningkatkan produktivitas bisnis Anda.
Ayo, mulai gunakan Barantum sekarang dan optimalkan komunikasi bisnis Anda!
Sumber:
– https://business.whatsapp.com/blog/whatsapp-flows-101
– https://rep.ai/blog/lead-response
Tertarik dengan Barantum?
SEO & CRM Specialist.
I leverage advanced SEO strategies to not only build brand awareness but also drive quality leads and conversions, helping businesses achieve sustainable growth and measurable results through organic search.
