Daftar Isi
Inilah Waktu Yang Tepat dan Terbaik Untuk Follow Up Customer
Apakah Anda merasa kesulitan menentukan waktu yang tepat untuk follow up customer? Follow up customer merupakan salah satu hal yang penting dalam menjaga hubungan dengan customer. Namun, waktu yang tepat untuk melakukan follow up tidak selalu jelas. Terlalu cepat atau terlalu lambat dapat menyebabkan customer merasa tidak nyaman atau bahkan merasa diabaikan.
Dalam artikel ini, kami akan membahas tentang waktu terbaik dan tepat untuk melakukan follow up customer, serta cara menentukannya. Tunggu apalagi, yuk baca artikel ini sampai selesai!
Mengapa Penting Follow Up Customer di Waktu Yang Tepat?
Waktu follow up customer (pelanggan) yang tepat penting karena dapat meningkatkan kepercayaan customer terhadap perusahaan. Selain itu, juga meningkatkan kemungkinan customer untuk melakukan pembelian kembali. Follow up juga dapat digunakan untuk mengatasi masalah customer secepat mungkin dan menjaga customer tetap puas dengan layanan yang diterima. Ini juga dapat digunakan untuk mengumpulkan umpan balik customer dan meningkatkan layanan bisnis Anda secara keseluruhan.
Apa Manfaat Melakukan Follow Up Customer di Waktu Yang Tepat?
Follow up customer di waktu yang tepat dapat memberikan beberapa manfaat, di antaranya:
1. Customer Merasa Dihargai
Dengan menunjukkan bahwa perusahaan peduli pada customer dan ingat akan interaksi mereka dengan perusahaan, customer akan lebih mungkin untuk terus berurusan dengan perusahaan dan merekomendasikan perusahaan kepada orang lain.
Follow up yang tepat dapat dilakukan dengan beberapa cara, di antaranya:
- Mengirimkan email atau pesan teks yang sopan dan menyebutkan nama customer secara personal. Misalnya, mengirimkan email yang menyatakan “Terima kasih atas pembelian Anda, [nama customer], kami berharap Anda menikmati produk kami”.
- Menelepon customer untuk menanyakan kondisi mereka setelah transaksi.
- Menyediakan layanan customer yang responsif dan membantu customer menyelesaikan masalah yang mungkin mereka miliki.
Follow up yang tepat dapat meningkatkan kepercayaan dan loyalitas customer terhadap perusahaan, yang dapat meningkatkan kemungkinan customer untuk terus berurusan dengan perusahaan dan merekomendasikan perusahaan kepada orang lain. Ini juga dapat meningkatkan reputasi perusahaan dan meningkatkan kepuasan customer.
2. Meningkatkan Penjualan
Follow up yang tepat dapat membantu meningkatkan penjualan dengan cara mengingatkan customer tentang produk atau layanan yang mereka minati dan menawarkan penawaran khusus.
Beberapa cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan tingkat penjualan melalui follow up yang tepat :
- Mengirimkan email promosi yang menawarkan diskon atau penawaran khusus yang hanya berlaku untuk customer yang sudah pernah membeli produk atau layanan dari perusahaan.
- Menelpon customer yang sudah pernah membeli produk atau layanan dari perusahaan dan menawarkan layanan tambahan atau produk yang cocok dengan kebutuhan customer.
- Mengirimkan email yang mengingatkan customer tentang produk atau layanan yang pernah dibeli dan menawarkan penawaran khusus untuk membeli produk atau layanan yang sama lagi.
3. Memperbaiki Hubungan Dengan Customer
Follow up yang tepat dapat memperbaiki hubungan dengan customer dengan cara menyelesaikan masalah yang mungkin mereka miliki dan memberikan dukungan yang dibutuhkan.
Beberapa cara yang dapat digunakan untuk memperbaiki hubungan dengan customer melalui follow up yang tepat adalah:
- Menyelesaikan masalah customer.
- Mengumpulkan umpan balik.
- Memberikan layanan customer yang responsif.
Memperbaiki hubungan dengan customer melalui follow up yang tepat dapat meningkatkan kepercayaan dan loyalitas customer terhadap perusahaan dan juga meningkatkan kepuasan customer.
4. Membantu Mengumpulkan Umpan Balik
Follow-up customer yang tepat dapat membantu dalam mengumpulkan umpan balik dari customer. Umpan balik ini dapat digunakan untuk meningkatkan produk atau layanan, memahami kebutuhan customer, dan meningkatkan pengalaman customer.
Beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengumpulkan umpan balik melalui follow-up yang tepat termasuk:
- Survei purna jual: Mengirimkan survei yang ditujukan khusus untuk customer yang telah menggunakan produk atau layanan Anda. Survei ini dapat dilakukan melalui email atau telepon.
- Pertanyaan terbuka: Memberikan ruang bagi customer untuk memberikan umpan balik secara bebas melalui pertanyaan terbuka dalam bentuk survei atau wawancara.
- Kontak pribadi: Menghubungi customer secara pribadi melalui telepon atau email untuk mendapatkan umpan balik secara langsung.
- Percakapan online: Memantau percakapan customer di media sosial atau forum online dan menanggapi masalah atau pertanyaan yang muncul.
- Kontak customer: Menghubungi customer secara reguler untuk memastikan kepuasan customer dan mengumpulkan umpan balik.
5. Meningkatkan Loyalitas
Hal ini dapat meningkatkan kepuasan customer dan meningkatkan loyalitas mereka terhadap perusahaan.
Beberapa cara yang dapat digunakan untuk membuat customer merasa diperhatikan melalui follow up yang tepat adalah:
- Menyediakan pelayanan yang responsif dan cepat, seperti menyelesaikan masalah customer dengan cepat dan memberikan solusi yang sesuai.
- Memberikan perlakuan khusus kepada customer yang loyal, seperti memberikan diskon atau hadiah kepada customer yang sering melakukan pembelian.
- Menyediakan sarana untuk memberikan umpan balik, seperti survey atau formulir untuk memberikan masukan dan kritik.
Kapan Waktu Yang Tepat Follow Up Customer?
Untuk menentukan waktu yang tepat untuk follow-up customer, pertama-tama perlu dipertimbangkan frekuensi dari pembelian customer sebelumnya. Jika customer sering membeli produk atau layanan dari Anda, maka follow-up yang lebih cepat setelah transaksi mungkin lebih sesuai. Namun, jika customer jarang membeli dari Anda, maka follow-up yang lebih lambat mungkin lebih tepat.
Kemudian, produk atau layanan yang dibeli juga perlu dipertimbangkan. Beberapa produk atau layanan mungkin memerlukan follow-up yang lebih cepat dibandingkan yang lain. Misalnya, jika Anda menjual produk elektronik yang memerlukan instalasi atau pemeliharaan, maka follow-up yang cepat setelah transaksi dapat membantu menjamin bahwa customer dapat menggunakan produk tersebut dengan baik.
Industri dari bisnis Anda juga perlu dipertimbangkan. Beberapa industri mungkin memerlukan follow-up yang lebih cepat dibandingkan yang lain. Misalnya, jika Anda berbisnis dalam industri properti, maka follow-up yang cepat setelah transaksi dapat membantu menjaga customer yang baru membeli rumah tetap puas dan mencegah masalah yang mungkin muncul.
Preference komunikasi customer juga penting dipertimbangkan. Beberapa customer mungkin lebih suka dihubungi via telepon, sementara yang lain mungkin lebih suka dihubungi via email. Pastikan untuk mengikuti preferensi komunikasi customer untuk meningkatkan kemungkinan bahwa follow-up Anda akan diterima dengan baik.
Terakhir, waktu yang tersedia bagi customer untuk dihubungi perlu dipertimbangkan. Jangan menghubungi customer pada saat yang tidak tepat seperti saat mereka sedang sibuk bekerja atau bersama keluarga. Sebaiknya hubungi customer pada waktu yang nyaman bagi mereka.
Secara umum, follow-up yang cepat setelah transaksi dapat membantu meningkatkan kepuasan customer dan meningkatkan peluang untuk transaksi berikutnya. Namun, pastikan untuk tidak terlalu sering menghubungi customer atau menghubungi mereka pada saat yang tidak tepat.
Bagaimana Cara Menentukan Waktu Yang Tepat Dalam Follow Up Customer?
Untuk menentukan waktu yang tepat untuk follow up customer, Anda dapat melakukan beberapa hal seperti:
- Memonitor aktivitas customer: Pelacakan aktivitas customer, seperti saat mereka mengunjungi situs web Anda atau mengirimkan email, dapat memberi Anda ide tentang kapan waktu yang tepat untuk menghubungi mereka.
- Menganalisis data: Menganalisis data seperti waktu yang paling efektif untuk mengirim email atau menelepon customer dapat memberi Anda gambaran tentang kapan waktu yang tepat untuk follow up.
- Berkoordinasi dengan customer: Dapatkan kesepakatan dengan customer tentang waktu yang tepat untuk follow up.
- Membuat catatan: Buat catatan tentang kapan Anda melakukan follow up dan respons yang Anda dapatkan, ini akan membantu Anda untuk menentukan waktu yang tepat untuk follow up di masa depan.
Bagaimana Strategi Follow Up Yang Efektif?
Strategi komunikasi follow-up yang efektif meliputi:
- Menjaga kontak dengan orang yang sudah Anda ajak bicara sebelumnya.
- Menunjukkan komitmen Anda untuk membantu mereka dan mengatasi masalah yang mereka hadapi.
- Menyampaikan deadline waktu yang tepat untuk mengambil keputusan, agar tidak terjadi keterlambatan dalam proses.
- Membuat follow-up secara teratur.
- Menjaga komunikasi yang personal. Sehingga memperkuat hubungan bisnis Anda dengan mereka.
Sistem Terbaik Untuk Membantu Tentukan Waktu Follow Up Customer Yang Tepat
Dalam menentukan waktu follow up customer yang tepat, Anda bisa menggunakan sistem terkini yang telah banyak digunakan oleh berbagai perusahaan di segala sektor bisnis. Sistem tersebut, yaitu CRM. CRM (Customer Relationship Management) dapat membantu dalam menentukan waktu follow up yang tepat untuk . CRM menyimpan informasi tentang interaksi customer sebelumnya dan dapat digunakan untuk menganalisis pola dan menentukan waktu yang paling tepat untuk menghubungi customer. Selain itu, beberapa sistem CRM juga memiliki fitur pengingat untuk follow-up yang dapat digunakan untuk membuat pengingat otomatis untuk follow up customer.
Dapatkan Sistem CRM Terbaik Sekarang!
Aplikasi CRM bekerja untuk siapa saja; manajer, tim penjualan, tim pemasaran, perekrutan, layanan pelanggan, dan seluruh tim dalam bisnis Anda. CRM mengatur komunikasi internal perusahaan juga eksternal (terhadap pelanggan), koordinasi antar tim, otomatisasi dan manajemen tugas, pemantauan KPI, dan sebagainya.
Selain itu, CRM memungkinkan Anda menyimpan informasi kontak pelanggan dan prospek, mengidentifikasi peluang penjualan, mencatat masalah layanan, dan mengelola kampanye pemasaran. Juga membuat informasi tentang setiap interaksi pelanggan yang tersedia bagi siapa saja di perusahaan Anda yang mungkin membutuhkannya.
Barantum menyediakan solusi end-to-end dengan fitur Omnichannel yang dapat menghubungkan WhatsApp API dan aplikasi chat lainnya dengan sistem Customer Relationship Management.
Teknologi CRM All-in-One, yang ada dalam Barantum CRM telah membantu ribuan perusahaan dalam mendorong peningkatan kinerja SDM, peningkatan penjualan, memperbaiki produktivitas, serta meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
Tertarik dengan Barantum?
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
