Di era digital seperti sekarang, tim kerja bisa tersebar di berbagai lokasi, dan pelanggan pun mengharapkan respons yang cepat serta layanan yang lebih fleksibel.
Namun, masih banyak bisnis yang bergantung pada sistem telepon konvensional yang memiliki banyak keterbatasan. Telepon kantor tradisional hanya bisa digunakan di satu lokasi, memerlukan biaya operasional yang tinggi, serta tidak mendukung mobilitas tim.
Untuk mengatasi kendala ini, banyak bisnis kini beralih ke softphone, yaitu solusi komunikasi berbasis aplikasi yang lebih fleksibel, hemat biaya, dan bisa diakses dari berbagai perangkat.
Dengan softphone, perusahaan tidak lagi terikat pada perangkat telepon fisik dan dapat menikmati fitur canggih seperti integrasi dengan CRM, rekaman panggilan, serta analitik performa tim.
Jika bisnis Anda masih menggunakan sistem telepon lama, kini saatnya mempertimbangkan alternatif yang lebih modern dan efisien.
Daftar Isi
Apa Itu Softphone?
Softphone adalah aplikasi berbasis VoIP (voice over internet protocol) yang memungkinkan pengguna melakukan dan menerima panggilan telepon menggunakan koneksi internet.
Berbeda dengan telepon konvensional yang mengandalkan jaringan telepon kabel atau seluler, softphone membantu bisnis untuk mengelola komunikasi melalui perangkat apa pun, baik itu laptop, smartphone, atau tablet.
Konsep softphone mirip dengan layanan panggilan telepon, seperti telepon di WhatsApp. Namun, perbedaannya terletak pada fitur profesional yang mendukung kebutuhan bisnis, seperti penggunaan nomor bisnis resmi, rekaman telepon, dan dapat diintegrasi dengan sistem CRM.
Dengan fitur-fitur ini, softphone tidak hanya mempermudah komunikasi, tetapi juga meningkatkan efisiensi kerja serta pengalaman pelanggan.
Kenapa Softphone Lebih Unggul dari Telepon Konvensional?
Kenapa sih harus beralih ke softphone? Ini beberapa alasan kenapa softphone jauh lebih unggul dibandingkan telepon konvensional:
1. Tidak Memerlukan Perangkat Fisik Tambahan
Softphone menghilangkan kebutuhan akan perangkat keras seperti telepon meja atau PABX yang mahal.
Pengguna cukup mengunduh aplikasi dan langsung bisa melakukan panggilan dari perangkat yang mereka miliki. Hal ini tentu saja mengurangi biaya pengadaan perangkat serta biaya perawatan yang sering kali menjadi beban bagi perusahaan.
Dengan hanya menggunakan aplikasi, bisnis bisa mengurangi investasi awal sekaligus mendapatkan fleksibilitas lebih besar dalam operasional komunikasi mereka.
2. Fleksibilitas & Mobilitas Tinggi
Keunggulan utama softphone adalah kemampuannya untuk digunakan di mana saja. Selama terhubung ke internet, pengguna dapat melakukan dan menerima panggilan seperti biasa tanpa harus berada di lokasi tertentu.
Ini sangat menguntungkan bagi tim yang bekerja secara remote atau sering bepergian. Misalnya, seorang sales manager yang harus menghadiri meeting di luar kota tetap bisa berkomunikasi dengan klien dan timnya tanpa hambatan. Dengan begitu, bisnis tetap berjalan tanpa batasan lokasi.
3. Biaya Operasional Lebih Hemat
Menggunakan softphone dapat menghemat biaya operasional bisnis secara signifikan. Dengan sistem telepon konvensional, perusahaan harus mengeluarkan biaya untuk langganan jaringan telepon, tarif per panggilan, serta pemeliharaan perangkat.
Sementara itu, softphone memanfaatkan koneksi internet, yang berarti biaya komunikasi jauh lebih rendah, terutama untuk panggilan jarak jauh atau internasional.
Ini menjadi solusi ideal bagi perusahaan yang ingin menekan pengeluaran tanpa mengorbankan kualitas komunikasi.
4. Terintegrasi dengan CRM & Aplikasi Bisnis
Salah satu keunggulan utama softphone adalah kemampuannya untuk terintegrasi dengan sistem CRM dan aplikasi bisnis lainnya.
Dengan fitur ini, setiap panggilan yang masuk dapat langsung dikaitkan dengan data pelanggan, memungkinkan tim customer service atau sales untuk melihat riwayat interaksi pelanggan secara instan.
Hal ini meningkatkan kualitas layanan, karena tim dapat memberikan respons yang lebih cepat dan lebih personal.
Tidak ada lagi situasi di mana pelanggan harus mengulang informasi yang sama berkali-kali, karena semua data mereka sudah tersimpan dan mudah diakses.
5. Bisa Dipakai di Berbagai Perangkat
Softphone memberikan fleksibilitas dalam pemakaian perangkat. Pengguna dapat melakukan dan menerima panggilan tanpa harus berpindah nomor atau kehilangan riwayat komunikasi.
Dengan kemampuan ini, karyawan tidak perlu lagi bergantung pada satu perangkat tertentu, sehingga lebih mudah bagi mereka untuk tetap produktif di mana saja.
Ini sangat bermanfaat untuk perusahaan yang menerapkan sistem kerja hybrid atau remote, karena tim tetap dapat terhubung tanpa kendala teknis.
6. Keamanan & Enkripsi Percakapan
Keamanan data menjadi prioritas utama dalam bisnis, terutama dalam komunikasi dengan pelanggan atau mitra bisnis.
Softphone menggunakan teknologi enkripsi end-to-end untuk memastikan bahwa setiap panggilan tetap aman dari risiko penyadapan atau kebocoran data.
Dengan standar keamanan yang lebih tinggi dibandingkan telepon konvensional, bisnis dapat memastikan bahwa informasi sensitif tetap terlindungi.
Ini sangat penting bagi industri seperti keuangan, kesehatan, dan layanan profesional yang memiliki regulasi ketat terkait privasi dan keamanan data.
Bagaimana Softphone Memudahkan Komunikasi Bisnis?
Adapun cara softphone dapat memudahkan komunikasi bisnis, yaitu:
1. Komunikasi Mudah dari Berbagai Perangkat
Softphone memungkinkan pengguna melakukan dan menerima panggilan langsung tanpa memerlukan perangkat telepon fisik. Dengan akses berbasis aplikasi, komunikasi menjadi lebih fleksibel dan praktis.
2. Mendukung Tim Remote dan Hybrid
Dengan softphone, tim yang bekerja secara remote atau hybrid tetap dapat terhubung dengan mudah. Panggilan bisnis dapat dilakukan dari mana saja selama ada koneksi internet, memastikan kelancaran komunikasi tanpa hambatan lokasi.
3. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas
Softphone sering kali terintegrasi dengan CRM dan sistem bisnis lainnya, membantu tim mengakses informasi pelanggan dan riwayat komunikasi secara langsung. Ini membantu mempercepat proses kerja dan meningkatkan efisiensi tim.
4. Layanan Pelanggan yang Lebih Responsif
Fitur seperti transfer panggilan otomatis, voicemail, dan rekaman percakapan memastikan pelanggan mendapatkan layanan yang cepat dan profesional. Tim customer service dapat menangani permintaan dengan lebih efisien, meningkatkan kepuasan pelanggan.
5. Manajemen Panggilan yang Lebih Efisien
Softphone dilengkapi dengan fitur seperti antrian panggilan, distribusi otomatis, serta notifikasi panggilan tak terjawab. Hal ini membantu bisnis mengelola komunikasi secara lebih terstruktur dan memastikan tidak ada panggilan penting yang terlewat.
6. Analitik dan Pemantauan Kinerja Komunikasi
Dengan fitur analitik bawaan, bisnis dapat memantau jumlah dan durasi panggilan, menilai kinerja tim, serta mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Data ini membantu perusahaan dalam mengambil keputusan strategis untuk komunikasi yang lebih efektif.
Bagaimana Cara Kerja Softphone?
Softphone bekerja dengan menggunakan internet sebagai jalur utama komunikasi. Dengan teknologi VoIP, softphone mengubah suara menjadi data digital yang dikirimkan melalui jaringan internet, sehingga memungkinkan komunikasi yang lebih fleksibel dan hemat biaya.
Berikut adalah langkah-langkah cara kerja softphone secara lebih detail:
1. Pengguna Menginstal Aplikasi Softphone
Langkah pertama dalam menggunakan softphone adalah mengunduh dan menginstal aplikasi di perangkat yang diinginkan, seperti smartphone, laptop, atau tablet. Setelah instalasi selesai, pengguna perlu melakukan login ke akun mereka untuk mulai mengakses layanan softphone.
2. Inisiasi Panggilan Melalui Internet
Setelah aplikasi siap digunakan, pengguna dapat melakukan panggilan langsung dari softphone dengan mengetikkan nomor tujuan atau memilih kontak yang sudah tersimpan.
Tidak seperti telepon konvensional, softphone memanfaatkan koneksi internet sebagai jalur komunikasi utama, sehingga tidak memerlukan jaringan telepon tradisional.
3. Sistem VoIP Menghubungkan ke Jaringan Telepon
Ketika panggilan dimulai, sistem VoIP akan mengonversi suara pengguna menjadi paket data digital.
Data ini kemudian dikirimkan melalui internet dan diteruskan ke penyedia layanan VoIP dan menghubungkan panggilan ke jaringan telepon.
4. Proses Transmisi dan Enkripsi Suara
Agar komunikasi berjalan lancar dan aman, softphone menggunakan teknologi enkripsi end-to-end untuk memastikan bahwa data suara tetap terlindungi selama proses transmisi.
Teknologi ini mencegah risiko penyadapan atau kebocoran informasi, sehingga komunikasi bisnis tetap terjaga keamanannya.
5. Penerima Menerima Panggilan
Setelah data suara yang telah dikonversi sampai ke tujuan, perangkat penerima akan mengubah data digital kembali menjadi suara asli.
Jika penerima menggunakan softphone, panggilan akan diterima langsung di aplikasi. Namun, jika panggilan ditujukan ke telepon biasa, penyedia layanan VoIP akan meneruskannya melalui jaringan telepon tradisional.
6. Komunikasi Dua Arah Berjalan Lancar
Dengan teknologi low latency yang dimiliki oleh VoIP, komunikasi berjalan dengan suara yang jernih, minim delay, dan bebas gangguan.
Fitur tambahan seperti rekaman panggilan, transfer panggilan, dan integrasi dengan CRM juga memastikan bahwa softphone dapat meningkatkan produktivitas serta kualitas layanan pelanggan secara keseluruhan.
Siapa yang Cocok Pakai Softphone?
Softphone menjadi solusi komunikasi modern yang cocok untuk berbagai jenis bisnis. Dengan fleksibilitas tinggi dan kemampuannya berintegrasi dengan berbagai aplikasi bisnis, softphone dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi operasional serta memperkuat komunikasi internal dan eksternal.
Berikut adalah beberapa jenis perusahaan dan industri yang paling cocok menggunakan softphone:
1. Perusahaan dengan Tim Remote atau Hybrid
Softphone sangat ideal untuk perusahaan yang memiliki karyawan bekerja dari rumah atau sistem kerja hybrid.
Dengan softphone, tim dapat tetap terhubung dan berkomunikasi secara efektif tanpa harus berada di kantor karena dapat menerima panggilan bisnis kapan saja dan di mana saja.
2. Call Center dan Customer Support
Bisnis yang bergerak di bidang layanan pelanggan atau call center membutuhkan sistem komunikasi yang efisien, responsif, dan fleksibel.
Softphone memungkinkan agen customer support untuk menangani panggilan pelanggan dengan mudah, sekaligus mendukung fitur-fitur seperti rekaman panggilan, pelacakan riwayat komunikasi, serta integrasi dengan CRM untuk meningkatkan kualitas layanan.
3. Perusahaan dengan Mobilitas Tinggi
Bisnis dengan karyawan yang sering bepergian, seperti tim sales, marketing, atau teknisi lapangan, membutuhkan solusi komunikasi yang bisa diakses dari mana saja.
Dengan softphone, mereka dapat tetap terhubung dengan rekan kerja dan pelanggan tanpa harus bergantung pada perangkat fisik tertentu. Ini memastikan komunikasi tetap berjalan lancar meskipun mereka berada di luar kantor.
4. Perusahaan yang Menggunakan Sistem VoIP atau SIP
Jika sebuah perusahaan sudah menerapkan teknologi VoIP atau SIP (session initiation protocol) dalam sistem komunikasinya, menggunakan softphone menjadi pilihan yang sangat tepat.
Dengan softphone, perusahaan dapat memanfaatkan infrastruktur VoIP yang ada tanpa perlu berinvestasi dalam perangkat keras tambahan, sehingga lebih hemat biaya dan lebih mudah dikelola.
5. Industri yang Memerlukan Komunikasi Cepat dan Aman
Sektor bisnis seperti keuangan, kesehatan, dan pemerintahan sering kali memerlukan sistem komunikasi yang cepat, andal, dan aman.
Softphone dilengkapi dengan enkripsi data dan keamanan tingkat tinggi untuk melindungi informasi sensitif, sehingga memastikan komunikasi tetap terjaga dari ancaman kebocoran data atau serangan siber.
Solusi Softphone Terbaik dengan Barantum Call Center
Jika Anda mencari softphone yang profesional, aman, dan mudah digunakan, Barantum Call Center adalah solusi yang tepat.
Dengan fitur-fitur unggulan seperti integrasi CRM, multi-platform support, analitik panggilan, serta enkripsi keamanan tingkat tinggi, Barantum memastikan bahwa bisnis Anda dapat berkomunikasi dengan lebih efisien dan efektif.
Jangan biarkan sistem telepon lama menghambat produktivitas bisnis Anda. Saatnya beralih ke Barantum Call Center dan nikmati komunikasi bisnis yang lebih modern, fleksibel, dan hemat biaya.
Tertarik dengan Barantum?
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
