Bagaimana cara kita memberikan pelayanan kepada pelanggan dapat mempengaruhi tingkat kepuasan mereka terhadap perusahaan kita. Oleh karena itu, customer service harus memiliki beberapa skill yang mumpuni agar dapat memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.
Untuk bisa menjadi seorang customer service yang baik, diperlukan skill dan keterampilan. Lantas, apa saja skill yang harus dimiliki seorang customer service? Simak dalam artikel ini.
Baca juga: 5 Perbedaan Customer Care dan Customer Service
Daftar Isi
Apa Skill Customer Service Yang Harus Dimiliki?
Berikut adalah 15 keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang customer service:
1. Kemampuan Komunikasi yang Efektif
Seorang customer service harus mampu berkomunikasi secara jelas dan efektif, baik secara lisan maupun tulisan. Komunikasi yang baik akan membantu mereka menjelaskan informasi dengan mudah dimengerti pelanggan serta memastikan tidak ada kesalahpahaman yang terjadi.
2. Empati yang Tinggi
Empati adalah kemampuan untuk memahami perasaan dan kebutuhan pelanggan. Dengan empati, customer service dapat membangun hubungan yang lebih personal, membuat pelanggan merasa dihargai dan dipahami, yang pada gilirannya meningkatkan kepuasan mereka.
3. Kesabaran
Menghadapi pelanggan yang marah, kebingungan, atau frustasi membutuhkan kesabaran yang luar biasa. Kemampuan untuk tetap tenang dan membantu pelanggan dengan sikap yang ramah akan menciptakan pengalaman positif, meskipun situasi yang dihadapi sulit.
4. Pemecahan Masalah
Customer service harus memiliki kemampuan analitis yang baik untuk mengidentifikasi masalah yang dihadapi pelanggan dan menemukan solusi yang tepat dengan cepat. Keterampilan ini penting untuk memastikan pelanggan tidak hanya puas, tetapi juga memiliki pengalaman yang menyenangkan.
5. Keterampilan Negosiasi
Dalam beberapa situasi, customer service perlu melakukan negosiasi untuk mencapai solusi yang menguntungkan kedua belah pihak. Mereka harus mampu menyeimbangkan kebutuhan pelanggan dengan kepentingan perusahaan, tanpa mengorbankan kualitas layanan.
Baca juga: Sistem CRM Terbaik Untuk Tim Customer Service Bisnis Anda
6. Kemampuan Multitasking
Customer service sering kali harus menangani beberapa tugas sekaligus, seperti menjawab panggilan, membalas email, atau memantau obrolan online. Keterampilan multitasking yang baik memungkinkan mereka menangani berbagai kebutuhan pelanggan dengan tetap menjaga kualitas layanan.
7. Manajemen Waktu yang Baik
Efisiensi waktu sangat penting dalam pekerjaan customer service, karena mereka sering kali berurusan dengan banyak pelanggan dalam sehari. Mereka perlu mengelola waktu dengan bijaksana, memprioritaskan masalah yang mendesak, dan memastikan setiap pelanggan mendapatkan perhatian yang mereka butuhkan.
8. Adaptasi Terhadap Teknologi
Customer service harus nyaman menggunakan berbagai alat teknologi, seperti sistem CRM, perangkat lunak obrolan langsung, dan platform komunikasi lainnya. Dengan keterampilan ini, mereka dapat bekerja lebih cepat dan efisien, serta memberikan pengalaman yang lebih lancar bagi pelanggan.
9. Ketahanan Terhadap Stres
Pekerjaan customer service bisa sangat menuntut, terutama ketika berhadapan dengan pelanggan yang sulit atau situasi darurat. Kemampuan untuk tetap tenang dan efektif di bawah tekanan adalah keterampilan penting untuk menjaga kualitas layanan di saat-saat paling menantang.
10. Berorientasi pada Solusi
Seorang customer service yang baik tidak hanya mendengarkan masalah pelanggan tetapi juga berusaha menemukan solusi yang tepat. Orientasi pada solusi memastikan bahwa setiap masalah yang dihadapi pelanggan ditangani secara profesional dan cepat, meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.
11. Kreativitas dalam Menyelesaikan Masalah
Kadang-kadang, masalah yang dihadapi pelanggan tidak memiliki solusi langsung atau standar. Dalam kasus seperti ini, customer service harus berpikir kreatif untuk menemukan solusi alternatif yang sesuai dengan situasi dan kebutuhan pelanggan, menjaga mereka tetap puas.
12. Daya Tahan Emosional
Customer service perlu mampu mengendalikan emosi mereka, terutama ketika berhadapan dengan pelanggan yang marah atau frustasi. Daya tahan emosional yang baik membantu mereka tetap fokus, profesional, dan efektif, terlepas dari situasi yang dihadapi.
13. Kemampuan Kolaborasi Tim
Bekerja dalam tim adalah bagian penting dari tugas customer service. Mereka perlu bisa berkolaborasi dengan tim lain, seperti bagian penjualan atau teknis, untuk memastikan bahwa masalah pelanggan ditangani secara menyeluruh dan efektif, serta mendapatkan dukungan yang diperlukan.
14. Kemampuan Mendengarkan dengan Aktif
Mendengarkan secara aktif berarti benar-benar memperhatikan apa yang dikatakan pelanggan dan menangkap detail penting dari percakapan. Keterampilan ini memungkinkan customer service memahami masalah dengan lebih baik dan memberikan solusi yang lebih tepat dan relevan.
15. Kemampuan Menyusun Prioritas
Customer service harus mampu menyusun prioritas dalam menangani berbagai masalah pelanggan. Mengetahui mana yang harus diselesaikan segera dan mana yang bisa menunggu akan membantu mereka bekerja lebih efisien, memastikan bahwa pelanggan dengan kebutuhan mendesak mendapatkan respons yang cepat.
Baca juga: 7 Indikator Call Center untuk Mengukur Kualitas Customer Service
Mengapa Customer Service Penting Bagi Bisnis?
Customer service merupakan bagian yang sangat penting dari sebuah perusahaan, karena pelanggan merupakan sumber pendapatan utama bagi perusahaan.
Dengan menjalankan customer service yang baik, perusahaan dapat menjaga kepercayaan dan kepuasan pelanggan, serta meningkatkan loyalitas pelanggan terhadap perusahaan.
Selain itu, customer service juga dapat membantu perusahaan meningkatkan reputasinya di masyarakat, karena pelanggan yang puas akan cenderung merekomendasikan perusahaan tersebut kepada orang lain.
Baca juga: 20 Rekomendasi Software Aplikasi CRM Terbaik Indonesia
Dapatkan Sistem Customer Service Terbaik Sekarang dari Barantum CRM
Dapatkan pengalaman terbaik dalam mengelola layanan pelanggan yang efektif menggunakan Sistem Customer Service (Customer Service) terbaik dari Barantum.
Dengan fitur customer service yang lengkap seperti IVR, sistem omnichannel media sosial seperti Facebook, Instagram, Line, Telegram dan banyak lagi yang terintegrasi WhatsApp.
Sistem Customer Service berbasis cloud dari Barantum memiliki semua fitur untuk mengelola pusat panggilan masuk, keluar atau kombinasi keduanya secara efisien.
Sederhanakan sistem dukungan pelanggan Anda dengan sistem tiket otomatis yang mengubah permintaan pelanggan yang datang dari berbagai saluran menjadi tiket yang siap di tindak lanjuti oleh tim yang ditugaskan secara otomatis dan lacak seluruh interaksi dengan pelanggan Anda.
Hubungi tim Barantum sekarang untuk info lebih lanjut dan uji coba gratis 7 hari!
Tertarik dengan Barantum?
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
