Perbedaan Auto Responder, Chatbot, dan AI yang Perlu Anda Ketahui

Daftar Isi

Auto Reponder, Chatbot, dan AI (Artificial Intelligence)

Sekilas auto responder, chatbot, dan AI (artificial intelengence) terlihat sama, yaitu sama-sama membalas pesan secara otomatis. Namun kenyataannya auto responder, chatbot, dan AI memiliki perbedaan.

Seperti yang kita ketahui, kemajuan teknologi di era saat ini memunculkan berbagai teknologi canggih. Berkembangnya teknologi bertujuan untuk memudahkan pekerjaan manusia.

Adanya teknologi ini, banyak manfaat yang bisa Anda peroleh, termasuk dalam hal bisnis. Misalnya, adanya auto responder, chatbot, dan AI merupakan teknologi untuk membantu membangun komunikasi yang baik. Dalam hal bisnis, ketiga teknologi tersebut bisa Anda gunakan untuk meningkatkan pelayanan dan pengalaman pelanggan Anda.

Perlunya Auto Reponder, Chatbot, dan AI Dalam Bisnis

Mari kita simak ilustrasi cerita ini. Bayangkan Anda seorang pebisnis yang menjalani bisnis kecantikan, yaitu menjual kosmetik dan produk perawatan kulit. Dalam mengikuti perkembangan zaman, Anda membuat berbagai akun bisnis di media sosial. Tentunya, hal ini berdampak positif karena pelanggan Anda memiliki beragam pilihan untuk berkomunikasi dengan bisnis Anda.

Namun, hal yang perlu dipikirkan kembali, yaitu “apa yang perlu dilakukan selanjutnya saat terdapat ribuan pelanggan yang mengirim pesan di berbagai akun bisnis Anda?”

Anda sebagai pebisnis tentunya memikirkan rencana yang akan dilakukan selanjutnya. Jika Anda berhadapan dengan situasi tersebut, apa yang akan Anda lakukan? Menambah karyawan untuk memegang akun media sosial atau Anda mencari informasi dan menggunakan sistem yang dapat mempermudah staf Anda membalas pesan?

Mari kita bahas satu per satu pilihan tersebut. Jika Anda memilih menambah karyawan khusus untuk memegang satu akun sosial media, misalnya akun bisnis WhatsApp. Pada akun bisnis WhatsApp tersebut terdapat ribuan pelanggan yang mengirim pesan, kemungkinan besar yang akan terjadi adalah karyawan Anda akan kerepotan membalas satu per satu pesan pelanggan.

Alhasil, banyak pesan pelanggan yang lama direspons oleh karyawan Anda. Dampaknya, pelanggan akan merasa pelayanan bisnis Anda kurang baik dan kemungkinan besar akan mencari produk/jasa di kompetitor bisnis Anda.

Namun, berbeda dengan Anda menggunakan sistem yang membantu membalas pesan pelanggan secara otomatis. Dengan begitu, pelanggan tidak merasa terabaikan dan Anda dapat segera memberikan solusi berdasarkan kebutuhan pelanggan. Maka dari itu, hadirlah sistem auto responder, chatbot, ataupun AI untuk mengefesiensikan bisnis Anda.

Manakah yang lebih Anda butuhkan antara auto responder, chatbot, ataupun AI ? Sebelum menjawab pertanyaan tersebut, yuk simak penjelasan masing-masing sistem dan perbedaannya.

Pengertian Auto Responder

Auto responder merupakan suatu teknologi yang dirancang untuk merespon email, komentar, atau pesan secara otomatis. Biasanya auto responder ini digunakan untuk menjalin hubungan dengan konsumen atau orang lain, memberikan informasi terbaru, dan masih banyak lagi.

Dengan menggunakan auto responden tiap pesan pelanggan akan dibalas secara otomatis oleh sistem. Jika pelanggan memerlukan sesuatu informasi mengenai bisnis Anda, mereka dapat mengetik balasan sesuai dengan intruksi balasan pesan yang diterima.

Anda dapat mengatur template pesan yang akan diterima oleh pelanggan dan mengatur jawaban terhadap pilihan pernyataan/pertanyaan yang umumnya diajukan oleh pelanggan. Misalnya, saat Anda mengirim pesan ke sebuah perusahaan. Lalu, Anda langsung mendapat balasan pesan dengan beberapa pilihan nomor yang Anda butuhkan. Lalu, Anda diminta membalas pesan berisi nomor berapa yang ingin Anda ketahui informasinya.

Seperti, (1) Informasi layanan data, (2) Syarat pengajuan klaim bonus data internet, (3) Ketentuan mendapatkan bonus data internet. Jika Anda ingin mengetahui ketentuan mendapatkan bonus data internet, maka Anda perlu membalas dengan angka “3”. Kemudian, secara otomatis Anda akan mendapat balasan informasi yang Anda perlukan.

Tidak hanya pada pesan. Penggunaan auto reponder bisa digunakan saat pelanggan menelepon bisnis Anda. Contohnya, saat Anda menelepon customer service sebuah perusahaan operator komunikasi. Umumnya Anda diminta menekan angka-angka sesuai dengan intruksi dan kebutuhan Anda. Namun, jika hal yang Anda tanyakan tidak mampu terjawab oleh sistem auto responder, maka Anda akan dialihkan ke human atau staf customer service.

Hal tersebut terjadi karena kemampuan auto reponder yang hanya mampu menjawab sesuai template yang sudah diatur. Jika ada pertanyaan diluar hal tersebut, maka akan kembali dialihkan ke human (karyawan).

Manfaat Menggunakan Auto Responder:

1. Mencatat data pengunjung

Ketika mereka mau menyerahkan email atau nomor telepon mereka pada kita, maka kita mengetahui bahwa orang tersebut memiliki ketertarikan terhadap bisnis atau produk yang kita miliki. Sebagai seorang marketer, memiliki data pengunjung ini sangatlah penting.

2. Membangun list building

Membangun list building berarti membuat data prospek Anda. Anda akan mengumpulkan orang- orang potensial yang akan membeli produk Anda dalam satu wadah. List building dalam ilmu marketing sangat penting, itu lah mengapa Autoresponder juga sangat penting, karena merupakan salah satu alat tercanggih dalam membangun list building Anda.

3. Menjalin komunikasi dengan pelanggan

Menjalin komunikasi dengan pelanggan ini sangat penting. Lakukan komunikasi dengan cara mengirim email atau pesan berkala yang isinya tidak hanya promosi. Anda dapat mengirim pesan, seperti menyapa mereka, mengirimkan tips gratis, memberi ucapan ulang tahun, tahun baru dan lain- lain.

Dengan membangun komunikasi seperti ini, maka pelanggan akan memiliki rasa percaya terhadap Anda sehingga pada akhirnya yakin untuk membeli produk atau menggunakan jasa Anda.

Pengertian Chatbot?

Chatbot adalah program komputer yang berfungsi untuk menyimulasikan percakapan layaknya manusia, melalui perintah suara, teks, atau keduanya. Pada chatbot CRM mengotomatiskan banyak hal pada bisnis, seperti menyapa pelanggan serta menanyakan masalah yang pelanggan hadapi sebelum berbicara langsung dengan agen customer service.

Chatbot ini bahkan bisa meniru percakapan manusia, baik dalam bentuk suara maupun teks yang diterapkan pada website serta aplikasi, seperti Twitter, WhatsApp, Facebook, dan lainnya. Untuk bisnis, sistem ini mampu menarik pelanggan, memberikan pelayanan, dan membantu penjualan dengan lebih praktis serta menghemat sumber daya dan waktu.

Cara kerja chatbot sederhana. Chatbot berfungsi berdasarkan kata kunci yang sudah tercatat di dalam sistem. Setiap kali chatbot menerima pertanyaan dari pelanggan, secara otomatis bot akan menyesuaikan jawaban yang sesuai dengan kata kunci dari pertanyaan yang pelanggan ajukan.

Meski sama-sama dapat membalas pesan secara otomatis, namun chatbot memiliki keunggulan dibandingkan auto responder. Chatbot tidak hanya sekadar menjawab pertanyaan statik saja. Namun, jawaban yang diberikan bisa bersifat dinamis sesuai dengan kebutuhan informasi pelanggan. Tidak hanya itu, chatbot dapat menggunakan API (Application Programming Interface) yang dapat menghubungkan satu aplikasi dengan aplikasi lainnya.

Mari kita bayangkan sejenak. Anda memiliki perusahaan jasa pengiriman barang yang sudah memiliki cabang di seluruh Indonesia. Pelanggan Anda pun dalam sehari minimal ada 1000 pelanggan. Dari 1000 pelanggan, terdapat 300 pelanggan yang menanyakan resi pengiriman kepada bisnis Anda.

Tentu jika Anda mengecek dan membalas satu per satu resi pengiriman barang pelanggan, Anda memerlukan waktu sekitar 5 menit lebih untuk menjawab 1 pelanggan secara manual. Jika ada 300 pelanggan, maka waktu Anda butuhkan minimal 1500 menit atau 25 jam.

Namun, jika Anda chatbot, maka pesan dari 300 pelanggan akan dibalas hanya dalam waktu 3 – 5 menit saja. Mengapa? Karena chatbot dapat memakai API yang otomatis mendeteksi resi pelanggan karena menggunakan sistem lainnya yang telah mendata tiap resi pelanggan yang ada.

Manfaat menggunakan chatbot

Manfaat yang dimiliki oleh auto responder, juga dimiliki oleh chatbot. Hanya saja, terdapat manfaat lainnya yang dapat rasakan dari penggunaan chatbot ini.

1. Akses data otomatis

Konsumen membutuhkan pelayanan secepat mungkin untuk melayani kebutuhan mereka. Namun kita tahu pasti ada batasan jam kerja apabila bisnis menggunakan layanan konsumen menggunakan tenaga manusia. Dengan menggunakan chatbot yang responsif, konsumen akan mendapatkan pelayanan setiap saat tanpa ada batasan waktu.

2. Proses kerja sederhana

Cara kerja chatbot sederhana. Hanya memasukkan kata kunci ke dalam sistem, pelanggan Anda bisa mendapatkan jawaban dengan cepat sesuai kata kunci tersebut. Oleh sebab itu, mempermudah pekerjaan customer service dalam melayani pelanggan. Namun, jika ada pertanyaan lebih lanjut, customer service bisa menjawab pertanyaan tersebut.

3. Pekerjaan lebih efektif

Proses yang sederhana membuat pekerjaan customer service Anda lebih efektif. Pelanggan yang memiliki pertanyaan tidak seluruhnya langsung berhubungan dengan customer service. Melainkan dengan balasa chatbot sesuai kata kunci yang sudah dibuat. Dengan demikian, staf Anda memiliki lebih banyak wkatu untuk menyelesaikan tugasnya yang lain.

4. Hemat waktu dan biaya

Bisnis yang menggunakan chatbot CRM tidak perlu mengeluarkan dana yang lebih besar untuk menggaji karyawan. Chatbot otomatis merespons pertanyaan pelanggan sesuai kata kunci. Dengan kecepatan respons yang saat itu juga, tentu akan mengurangi waktu yang terbuang karena perusahaan dapat merespons pelanggan dengan cepat.

5. Meminimalisasi kesalahan

Tidak ada karyawan yang sempurna dan tidak pernah melakukan kesalahan. Kesalahan bisa saja terjadi saat customer service sedang menangani pelanggan. Namun, hal ini bisa diminimalisasi dengan penggunaan chatbot. Karena chatbot akan konsisten memberikan jawaban yang sesuai atas pertanyaan yang diajukan.

6. Meningkatkan pelayanan pelanggan

Kini banyak perusahaan yang menggunakan chatbot untuk meningkatkan kualitas pengalaman pelanggannya. Chatbot dapat secara proaktif terlibat dalam percakapan dengan pelanggan dengan menawarkan rekomendasi.

Apabila bisnis dapat melayani pelanggan setiap saat dengan bantuan fitur chatbot, maka pelanggan akan semakin merasa puas karena mendapatkan pelayanan yang mereka inginkan. Di samping itu, dengan menggunakan fitur chatbot, pelayanan pelanggan selalu tersedia selama 24 jam. Pelanggan dapat bertanya kapan saja dan langsung mendapatkan jawaban. Hal ini juga dapat lebih meningkatkan keuntungan bisnis.

Pengertian AI (Artificial Intelligence)

AI (artificial intelligence) atau kecerdasan buatan adalah kecerdasan yang ditunjukkan oleh mesin. Namun, tidak seperti kecerdasan alami yang ditampilkan oleh manusia dan hewan. Kecerdasan buatan tidak melibatkan kesadaran dan emosi.

AI bisa melakukan pekerjaan-pekerjaan yang umumnya memerlukan tenaga manusia atau kecerdasan manusia untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Aplikasi untuk kecerdasan buatan ini tidak terbatas.

AI dapat diterapkan ke banyak sektor dan industri yang berbeda. Tidak hanya itu, aplikasi untuk AI juga digunakan untuk membantu merampingkan dan membuat perdagangan lebih mudah.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa artificial intelligence adalah sistem komputer (mesin) yang memiliki kecerdasan layaknya manusia.

Kelebihan AI (artificial intelligence)

Pembelajaran (perolehan informasi dan aturan untuk menggunakan informasi)
Penalaran (menggunakan aturan untuk mencapai kesimpulan)
Mengoreksi diri secara mandiri.

Secara sederhana, artificial intelligence ini merupakan sebuah sistem komputer yang bisa meniru cara berpikir manusia dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan. AI dapat membalas pesan secara otomatis seperti auto responder dan chatbot. Sistem ini pun dapat memakai API dan jawaban pertanyaan yang dapat dilakukan oleh AI juga dinamis sama seperti chatbot. Namun, untuk pengaplikasiannya, AI merupakan teknologi yang lebih canggih.

Meski terlihat sama, chatbot dan AI memiliki perbedaan, baik dari sistemnya maupun biaya yang perlu dikeluarkan. Saat ini kemungkinan ada perusahaan penyedia jasa yang mengklaim bahwa perusahaan tersebut menawarkan jasa sistem AI, padahal nyatanya sistem tersebut hanyalah chatbot.

Oleh karena itu, Anda perlu mengetahui apa saja perbedaan dari kedua sistem tersebut agar Anda tidak salah pilih penyedia layanan jasa sistem. AI ini memiliki knowledge base (pengetahuan dasar) yang membuat sistem tersebut dapat mempelajari berbagai informasi. Dengan begitu, AI dapat membalas secara otomatis pertanyaan Anda.

Misalnya, saat Anda menggunakan Google Asisatant, salah satu sistem AI, yang umum digunakan di masyarakat. Anda dapat menanyakan banyak hal, seperti informasi tentang restoran, informasi terkait cuaca, informasi terkait tempat menginap, dan lain-lain yang Anda butuhkan secara praktis. Berbeda dengan chatbot, yang memiliki tabel kemungkinan yang perlu diatur untuk menjawab pertanyaan.

Manfaat Menggunakan AI

AI merupakan teknologi yang lebih maju dibandingkan auto responder dan chatbot. Manfaat yang terdapat dalam auto responder dan chatbot pun juga dimiliki oleh AI. Namun, ada beberapa manfaat lainnya yang bisa Anda rasakan, seperti:

1. Optimalisasi pekerjaan

Artificial intelligence dapat mengoptimalkan pekerjaan yang berulang-ulang dan memakan waktu banyak menjadi lebih singkat, cepat dan mudah.

2. Menganalisis data

Pertama, sistem artificial intelligence di dalam dunia bisnis digunakan untuk menganalisis berbagai macam data. Hal ini dikarenakan di dalam AI menggunakan susunan algoritma yang sangat tepat dan saling terkoneksi.

3. Memudahkan pencarian keyword

Kecerdasan buatan dapat membantu para calon pelanggan untuk mencari apa yang mereka inginkan sehingga bisa lebih fokus pada subjek yang paling diminati.

4. Bisa lebih dekat dengan pembeli

Perusahaan tentunya membutuhkan pembeli untuk meningkatkan penjualan dan keuntungannya. Salah satu caranya agar calon pelanggan bisa membeli produk secara berulang kali adalah dengan menggunakan teknologi artificial intelligence.

Alasannya, artificial intelligence ini dapat mengenal perilaku, selera, gaya hidup para calon pembeli yang selanjutnya akan dianalisis menjadi sebuah data yang akan menciptakan pola dan tren dari apa saja keinginan para pelanggan. Dengan begitu, AI akan memberikan pilihan yang muncul sesuai dengan rekomendasi keinginan pelanggan.

5. Menunjang proses pembelajaran

Salah satu manfaat artificial intelligence yang paling dirasakan dalam dunia pendidikan, yakni bisa menunjang proses pembelajaran. Contohnya pada penerapan mentor virtual atau voice assistant seperti Google Assistant.

Sebuah kecerdasan buatan mampu mengerjakan salah satu dari empat faktor di bawah ini:

Thinking humanly: sistem yang dapat berpikir seperti manusia.
Think rationally: sistem yang dapat berpikir secara rasional.
Acting humanly: sistem yang mampu berperilaku seperti manusia.
Act rationally: sistem yang mampu berperilaku secara rasional.

Perbedaan Auto Responder, Chatbot, dan AI (Artificial Intelligence)

Setelah membaca penjelasan di atas, kini kita jadi lebih memahami pengertian dan keunggulan dari ketika sistem ini, yaitu auto responder, chatbot dan AI. Kini, kita pun jadi lebih mengetahui meski sama-sama dapat membalas pesan secara otomatis, terdapat perbedaan yang cukup terlihat untuk pemakaian ketiga sistem tersebut.

Berdasarkan penjelasan sebelumnya, terdapat perbedaan yang sebenarnya cukup terlihat di antara auto responder, chatbot dan AI. Pertama, dalam hal mempelajari sebuah informasi. Pada auto responder dan chatbot tidak dapat mempelajari informasi dan diperlukan memasukan template jawaban ke dalam sistem. Berbeda dengan AI yang tidak memerlukan template karena sistem ini mampu mempelajari berbagai informasi.

Kedua, pada auto responder hanya bisa menjawab pertanyaan statik (tetap) yang sudah ditetapkan dan diataur ke dalam sistem. Berbeda dengan chatbot dan AI yang mampu menjawab pertanyaan pelanggan Anda secara dinamis.

Ketiga, jawaban menggunakan sistem auto responder dan chatbot mengikuti flow (alur) yang sudah diatur ke dalam sistem. Namun, pada AI, menggunakan KB (knowledge base) sehingga dapat menjawab lebih banyak hal dan memberikan informasi.

Keempat, pada auto responder tidak dapat memakai API sehingga jika mengalami kesulitan atau pertanyaan pelanggan tidak dapat terjawab di dalam sistem maka akan dialihkan ke human (karyawan). Berbeda dengan chatbot dan AI yang dapat memakai API untuk menunjang menjawab pertanyaan Anda.

Kini, setelah Anda tahu perbedaannya manakah yang Anda butuhkan dan sesuai dengan bisnis Anda? Anda bisa jawab di kolom komentar ya.

Gunakan Auto Responder dan Chatbot Sekarang

Seperti yang kita ketahui, semakin canggihnya teknologi, diperlukan biaya yang tidak sedikit. Hal itu pun berlaku untuk penggunaan AI yang memiliki kecerdasan buatan yang terbilang canggih.

Solusinya Anda bisa menggunakan auto responder ataupun chatbot untuk membuat bisnis Anda lebih efektif dan efisien, terlebih dalam hal pelayanan pelanggan. Anda bisa mendapatkan sistem auto responder dan chatbot dari Barantum. Rasakan dan buktikan sendiri manfaat yang bisa Anda dapatkan dari penggunaan auto responder dan chatbot.

Tentunya, biaya yang diperlukan lebih terjangkau dibandingkan dengan sistem AI. Namun, jika biaya penggunaan sistem AI sudah terjangkau, Barantum pun akan menawarkan sistem AI sebagai salah satu tambahan pilihan sistem yang bisa Anda gunakan.

Tunggu apalagi, segera daftarkan bisnis Anda sekarang juga ke Barantum.

Tidak hanya itu, Barantum telah menjadi mitra resmi WhatsApp di Indonesia yang dapat membantu Anda untuk mendapatkan centang hijau dan menikmati kemudahan membalas pesan secara otomatis. Anda bisa langsung berdiskusi mengenaik kebutuhan bisnis Anda dengan staf profesional kami DI SINI dan daftarkan bisnis Anda sekarang.

Rekomendasi Artikel

Herliana Isdianti

CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.