Seiring bertambahnya agen customer service, pengeluaran bisnis Anda akan semakin banyak pula. Melihat hal tersebut, banyak perusahaan yang memanfaatkan aplikasi WhatsApp (WA) yang memiliki fitur multi-user dan multi-device.
Ketika bisnis Anda tumbuh semakin besar, tentunya permintaan pelanggan akan semakin meningkat. Meningkatnya permintaan pelanggan mengharuskan Anda untuk memiliki banyak agen customer service.
Banyaknya user dan device tergantung aplikasi WhatsApp bisnis yang Anda gunakan, yaitu WhatsApp Business atau WhatsApp Business API. Keduanya bisa digunakan untuk multi-user dan multi-device, tapi dengan kapasitas yang berbeda-beda.
Untuk mengetahui cara mendapatkan dan menggunakan WA multi-user dan multi-device, simak artikel berikut ini.
Baca juga: WA Blast Gratis: Pengertian, Tools & Kelebihannya
Daftar Isi
Apa Yang Dimaksud Dengan WA Multi-User dan Multi-Device?
WhatsApp (WA) multi-user artinya yaitu akun WA yang mampu digunakan lebih dari satu orang. Sedangkan WA multi-device, yaitu satu akun WA yang dapat digunakan di berbagai device atau perangkat yang berbeda-beda. Kedua fitur ini sangat bermanfaat bagi bisnis karena dengan fitur ini, bisnis dapat memiliki banyak agen untuk memberikan pelayanan pelanggan terbaik.
Mengapa Bisnis Perlu Menggunakan WA Multi-User dan Multi-Device?
Bisnis perlu menggunakan WA multi user dan multi-device karena mampu memberikan kemudahan dalam melakukan pelayanan pelanggan. Sehingga tercipta pelanggan loyalitas. Berbagai manfaat yang bisa bisnis rasakan saat menggunakan WA multi-user dan multi-device, yaitu:
- Merespons pesan pelanggan lebih cepat karena banyak agen yang standby untuk membalas pesan pelanggan.
- Pekerjaan agen lebih ringan karena pesan pelanggan dapat dibagi dengan agen lainnya.
- Mempermudah pelanggan menghubungi bisnis karena bisnis menggunakan satu nomor bisnis yang pasti.
Baca juga: Ini Dia 7 Perbedaan WhatsApp Bisnis dan WhatsApp Biasa
Bagaimana Cara Kerja Fitur Multi-User?
- Pesan dari berbagai pelanggan akan masuk ke satu nomor WhatsApp dan disalurkan ke multi-channel chat panel.
- Selanjutnya, pesan akan diterima oleh agen customer service. Pengaturan alokasi agen ini dapat Anda lakukan secara manual maupun otomatis melalui round robin. Terjadi percakapan antara agen customer service dengan pelanggan.
- Database profil pelanggan dan riwayat percakapan akan tersimpan dalam sistem CRM untuk memudahkan pelacakan dan manajemen data.
Bagaimana Cara Mendapatkan WA bisnis Multi-User dan Multi-Device?
Berikut cara yang bisa Anda lakukan untuk menggunakan WA multi-user dan multi-device:
1. WhatsApp Business
WhatsApp Business merupakan aplikasi gratis dari WhatsApp untuk mendukung bisnis dengan beragam fitur yang tidak ditemukan pada WhatsApp biasa/personal. Misalnya, adanya katalog ataupun fitur broadcast.
Cara mendapatkan WA multi-user dan multi-device:
1. Buka WhatsApp Business pada telepon Anda.
2. Klik titik tiga pada pojok kanan atas.
3. Klik Perangkat Tertaut – lalu pilih Tautkan Perangkat
4. Buka kunci telepon Anda.
5. Arahkan telepon Anda ke layar perangkat yang ingin ditautkan untuk memindai kode QR.
Note: Jika perangkat Anda memiliki fitur autentikasi biometrik, ikuti petunjuk yang ditampilkan di layar. Jika autentikasi biometrik tidak diaktifkan, Anda akan diminta untuk memasukkan PIN yang digunakan untuk membuka kunci telepon.
Pada WhatsApp Business, Anda dapat menautkan hingga 4 perangkat sekaligus. Namun, Anda tidak bisa menggunakannya di 2 ponsel berbeda.
Jadi, Anda hanya bisa menggunakan pada 1 ponsel dan 4 device lainnya melalui WhatsApp web/desktop. Oleh sebab itu, keterbatasan dalam jumlah user ini menjadi salah satu kekurangan penggunaan WhatsApp Business.
Terlebih, jika bisnis Anda sudah banyak dikenal masyarakat dan banyak mendapat pesan pelanggan tiap harinya.
Kekurangan lainnya dari WhatsApp Business, yaitu Anda tidak dapat mengetahui staf mana yang membalas pesan pelanggan dan seberapa banyak mereka menanggapi pesan pelanggan sehingga sulit untuk mengukur KPI masing-masing.
Di sisi lain, staf Anda bisa kebingungan untuk memilih pesan mana yang harus mereka respons karena khawatir rekannya sedang merespons pesan yang sama.
Oleh sebab itu, dalam mengatasi kendala yang terjadi dalam penggunaan aplikasi tersebut, WhatsApp menciptakan WhatsApp Business API yang mampu digunakan lebih dari 2 user dan di berbagai device yang berbeda-beda.
2. WhatsApp Business API
WhatsApp Business API merupakan aplikasi berbayar yang hanya bisa didapatkan jika Anda bekerja sama dengan Business Solution Provider (BSP) Mitra Resmi WhatsApp, seperti Barantum.
Berbeda dengan WhatsApp Business biasa yang memiliki batas user dan device, WhatsApp Business API dapat digunakan oleh banyak user dan di berbagai device berbeda. Oleh sebab itu, WhatsApp Business API ini sangat cocok digunakan untuk bisnis.
Baca juga: 7 Alasan Mengapa Bisnis Membutuhkan WhatsApp Business API Barantum
Kelebihan Multi-User dan Multi Device Pada WhatsApp Business API
Beberapa kelebihan fitur multi-user dan multi-device pada WhatsApp Business API:
- Pemilik bisnis hanya perlu memiliki satu nomor WhatsApp untuk dijadikan sebagai nomor bisnis dan mencegah pesan yang tumpang tindih terhadap permintaan pelanggan yang sama dibandingkan menggunakan lebih dari satu nomor.
- Staf Anda bisa menggunakan akun WhatsApp Business API di berbagai device yang mereka miliki sehingga memudahkan pekerjaan mereka untuk melayani pelanggan.
- Memudahkan pelanggan untuk menghubungi bisnis. Dengan hanya tersedia satu nomor, pelanggan tidak perlu bingung untuk menentukan nomor mana yang harus mereka hubungi.
- WhatsApp Business API dapat terintegrasi dengan CRM. Sehingga penggunaan multi-user lebih efektif karena dapat membagi pesan pelanggan dengan adil ke tiap agen customer service Anda.
- Mampu mengetahui siapa staf yang membalas pesan pelanggan dan banyaknya pesan yang dijawab oleh tiap staf.
- Pekerjaan staf lebih produktif dengan menggunakan fitur auto reply/chatbot sehingga pertanyaan umum pada bisnis dapat dijawab secara otomatis.
Baca juga: Ketahui 5 Waktu Terbaik Untuk Kirim Pesan Promosi di WA
Cara mendapatkan WA Multi-User dan Multi-Device di WhatsApp Business API
Berikut adalah cara mendapatkan WhatsApp Business Multiple Agent dengan WhatsApp API:
1. Daftarkan Bisnis Anda ke BSP WhatsApp Terbaik, Barantum
Langkah pertama untuk mendapatkan dan menggunakan WhatsApp Business API adalah mendaftarkan bisnis Anda pada BSP WhatsApp Resmi, Barantum.
2. Lakukan Verifikasi Akun Facebook Business Manager Anda
Langkah selanjutnya, Anda perlu melakukan verifikasi akun Facebook Business Manager. Sebagai BSP WhatsApp resmi yang terbaik dan terpercaya, Barantum akan membantu Anda untuk mendapatkan verifikasi di Facebook Business Manager Anda.
Proses ini penting untuk membuktikan bahwa bisnis Anda adalah bisnis yang sah dan resmi. Untuk melakukan proses verifikasi, Anda hanya perlu menyiapkan dokumen seperti:
- Nama Perusahaan
- URL Website
- Email Domain
- SIUP/NIB/NPWP bisnis
3. Pilih satu nomor yang akan Anda gunakan
Setelah memilih BSP WhatsApp, Anda cukup memberikan nomor WhatsApp yang Anda ingin jadikan untuk WhatsApp API. Nomor ini bisa merupakan nomor baru atau nomor WhatsApp existing. Kemudian, BSP akan mendaftarkan nomor tersebut menjadi WhatsApp API.
4. Login ke BarantumChat
Setelah nomor terdaftar dan memiliki WhatsApp Business API, Anda login ke sistem Barantum CRM, lalu beralih ke BarantumChat. Kini akun WhatsApp Anda telah dapat digunakan di berbagai device (multi-device) berbeda tanpa batasan jumlah user (multi-user).
Baca juga: 10 Rekomendasi Aplikasi WhatsApp Auto Reply Terbaik
Dapatkan WhatsApp Business API Terbaik dari Barantum Sekarang!
Barantum, sebagai mitra resmi WhatsApp Business API, memudahkan Anda untuk mengakses API tanpa harus repot dengan aspek teknis yang rumit.
Barantum menangani seluruh proses integrasi dan pembaruan teknis, sehingga Anda bisa fokus berkomunikasi dengan pelanggan melalui WhatsApp. Keamanan data juga terjamin dengan enkripsi end-to-end, sehingga semua informasi Anda aman.
Tidak hanya itu, Barantum menawarkan fitur profesional seperti chatbot, analitik, dan manajemen tiket untuk mendukung layanan pelanggan yang lebih efisien.
Selain WhatsApp, Barantum Chat memungkinkan Anda mengintegrasikan berbagai saluran perpesanan lainnya seperti Facebook Messenger, Telegram, dan Instagram, menjadikan komunikasi lebih terpusat dan efektif.
Semua ini dapat Anda akses dengan biaya terjangkau, menjadikan Barantum sebagai pilihan yang memberikan best value for money. Hubungi tim Barantum sekarang untuk informasi lebih lanjut dan dapatkan fitur demo gratis selama 7 hari!
Tertarik dengan Barantum?
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
