Cara Membuat Chatbot WhatApp Dengan Mudah

Daftar Isi

Cara Membuat Chatbot WhatsApp

Chatbot merupakan sesuatu yang harus setiap bisnis gunakan karena dapat membuat pekerjaan menjadi lebih mudah, terutama dalam memberikan tanggapan cepat terhadap pesan pelanggan. Semakin berkembangnya teknologi, Anda bisa menggunakan chatbot CRM untuk meningkatkan penjualan bisnis Anda.

Chatbot ini merupakan salah satu tool terbaru dalam pemasaran digital. Dengan fitur chatbot akan merespons, baik pertanyaan atau keinginan dari pelanggan secara natural. Hal itu sesuai kata kunci atau keadaan tertentu yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Pengertian Chatbot WhatsApp

Chatbot adalah program komputer yang berfungsi untuk menyimulasikan percakapan layaknya manusia, melalui perintah suara, teks, atau keduanya. Pada chatbot CRM mengotomatiskan banyak hal pada bisnis, seperti menyapa pelanggan serta menanyakan masalah yang pelanggan hadapi sebelum berbicara langsung dengan agen customer service.

Chatbot ini bahkan bisa meniru percakapan manusia, baik dalam bentuk suara maupun teks yang diterapkan pada website serta aplikasi, seperti Twitter, WhatsApp, Facebook, dan lainnya. Untuk bisnis, sistem ini mampu menarik pelanggan, memberikan pelayanan, dan membantu penjualan dengan lebih praktis serta menghemat sumber daya dan waktu.

Cara kerja chatbot sederhana. Sistem ini berfungsi berdasarkan kata kunci yang sudah tercatat di dalam sistem. Jadi, setiap kali menerima pertanyaan dari pelanggan, secara otomatis bot akan menyesuaikan jawaban yang sesuai dengan kata kunci dari pertanyaan yang pelanggan ajukan.

Chatbot tidak hanya sekadar menjawab pertanyaan statik saja. Namun, jawaban yang diberikan bisa bersifat dinamis sesuai dengan kebutuhan informasi pelanggan. Tidak hanya itu, sistem ini dapat menggunakan API (Application Programming Interface) yang dapat menghubungkan satu aplikasi dengan aplikasi lainnya.

Mari kita bayangkan sejenak. Anda memiliki perusahaan jasa pengiriman barang yang sudah memiliki cabang di seluruh Indonesia. Pelanggan Anda pun dalam sehari minimal ada 1000 pelanggan. Dari 1000 pelanggan, terdapat 300 pelanggan yang menanyakan resi pengiriman kepada bisnis Anda.

Tentu jika Anda mengecek dan membalas satu per satu resi pengiriman barang pelanggan, Anda memerlukan waktu sekitar 5 menit lebih untuk menjawab 1 pelanggan secara manual. Jika ada 300 pelanggan, maka waktu Anda butuhkan minimal 1500 menit atau 25 jam.

Namun, jika Anda chatbot, maka pesan dari 300 pelanggan akan dibalas hanya dalam waktu 3 – 5 menit saja. Mengapa? Karena chatbot dapat memakai API yang otomatis mendeteksi resi pelanggan karena menggunakan sistem lainnya yang telah mendata tiap resi pelanggan yang ada.

Manfaat Chatbot WhatsApp

Manfaat yang dimiliki oleh auto responder, juga dimiliki oleh chatbot. Hanya saja, terdapat manfaat lainnya yang dapat rasakan dari penggunaan chatbot ini.

1. Akses data otomatis

Konsumen membutuhkan pelayanan secepat mungkin untuk melayani kebutuhan mereka. Namun kita tahu pasti ada batasan jam kerja apabila bisnis menggunakan layanan konsumen menggunakan tenaga manusia. Dengan menggunakan chatbot yang responsif, konsumen akan mendapatkan pelayanan setiap saat tanpa ada batasan waktu.

2. Proses kerja sederhana

Cara kerja chatbot sederhana. Hanya memasukkan kata kunci ke dalam sistem, pelanggan Anda bisa mendapatkan jawaban dengan cepat sesuai kata kunci tersebut. Oleh sebab itu, mempermudah pekerjaan customer service dalam melayani pelanggan. Namun, jika ada pertanyaan lebih lanjut, customer service bisa menjawab pertanyaan tersebut.

3. Pekerjaan lebih efektif

Proses yang sederhana membuat pekerjaan customer service Anda lebih efektif. Pelanggan yang memiliki pertanyaan tidak seluruhnya langsung berhubungan dengan customer service. Melainkan dengan balasa chatbot sesuai kata kunci yang sudah dibuat. Dengan demikian, staf Anda memiliki lebih banyak wkatu untuk menyelesaikan tugasnya yang lain.

4. Hemat waktu dan biaya

Bisnis yang menggunakan chatbot CRM tidak perlu mengeluarkan dana yang lebih besar untuk menggaji karyawan. Chatbot otomatis merespons pertanyaan pelanggan sesuai kata kunci. Dengan kecepatan respons yang saat itu juga, tentu akan mengurangi waktu yang terbuang karena perusahaan dapat merespons pelanggan dengan cepat.

5. Meminimalisasi kesalahan

Tidak ada karyawan yang sempurna dan tidak pernah melakukan kesalahan. Kesalahan bisa saja terjadi saat customer service sedang menangani pelanggan. Namun, hal ini bisa diminimalisasi dengan penggunaan chatbot. Karena chatbot akan konsisten memberikan jawaban yang sesuai atas pertanyaan yang diajukan.

6. Meningkatkan pelayanan pelanggan

Kini banyak perusahaan yang menggunakan chatbot untuk meningkatkan kualitas pengalaman pelanggannya. Chatbot dapat secara proaktif terlibat dalam percakapan dengan pelanggan dengan menawarkan rekomendasi.

Apabila bisnis dapat melayani pelanggan setiap saat dengan bantuan fitur chatbot, maka pelanggan akan semakin merasa puas karena mendapatkan pelayanan yang mereka inginkan. Di samping itu, dengan menggunakan fitur chatbot, pelayanan pelanggan selalu tersedia selama 24 jam. Pelanggan dapat bertanya kapan saja dan langsung mendapatkan jawaban. Hal ini juga dapat lebih meningkatkan keuntungan bisnis.

Cara Membuat Chatbot WhatsApp dengan Mudah

1. Bekerja sama dengan mitra resmi WhatsApp Business di Indonesia

Langkah awal yang perlu Anda lakukan adalah bekerja sama atau bermitra dengan mitra resmi WhatsApp Business, seperti Barantum. Barantum akan membantu akun bisnis Anda terverifikasi.

2. Verifikasi akun Facebook Business Manager

Untuk mendapatkan fitur chatbot di akun bisnis WhatsApp atas nama Anda, Anda harus mengurus beberapa hal terlebih dahulu. Secara khusus, hal ini termasuk membuat akun Facebook Business Manager.

Sebagai alat Facebook yang membantu Anda dalam mengatur dan mengelola bisnis Anda, Business Manager mengharuskan Anda untuk memiliki profil Facebook sehingga Anda dapat menggunakan nama pengguna dan kata sandi Facebook Anda untuk mendaftar.

Anda dapat mengunjungi situs web Facebook Business lalu membuat akun. Di sini Anda akan memasukkan nama, nama bisnis, alamat email, dan detail bisnis lainnya. Anda hanya dapat memiliki hingga dua akun Business Manager secara bersamaan.

3. Pilih nomor dan isi profil WhatsApp API

Langkah selanjutnya, Anda perlu memilih nomor yang akan digunakan sebagai akun bisnis WhatsApp. Setelah akun bisnis WhatsApp Anda telah terverifikasi, Anda perlu melengkapi profil akun WhatsApp Business, seperti mengisi jam operasional, website bisnis, katalog, dan lainnya.

4. Membuat alur percakapan chatbot WhatsApp

Anda bisa membuat alur percakapan chatbot sesuai dengan keinginan dan kebutuhan bisnis Anda. Anda bisa memasukkan informasi yang kerap ditanyakan oleh pelanggan. Dengan begitu pertanyaan pe;anggan secara otomatis dapat langsung terjawab.

5. Uji coba chatbot

Setelah membuat alur percakapan chatbor, tidak ada salahnya Anda melakukan uji coba terlebih dahulu dan melihat hasil format balasan yang sebelumnya Anda atur ke dalam sistem. Dengan begitu, Anda dapat memastikan semua balasan benar.

Berbagai Fitur WhatsApp Business API Barantum untuk Memudahkan Bisnis Anda

Selain fitur chatbot, Anda juga bisa mendapatkan beragam fitur ini untuk mempermudah bisnis Anda.

1. Centang hijau

Tanda verifikasi mampu meningkatkan kredibilitas dan kepercayaan konsumen terhadap merek bisnis Anda.

2. WhatsApp multi user

Satu nomor WhatsApp Bisnis API bisa diakses oleh beberapa admin sekaligus melalui banyak perangkat, sehingga respons untuk pelanggan jadi lebih cepat.

3. Alokasi agent

Alokasikan pesan masuk secara merata kepada seluruh agen yang tersedia secara otomatis.

4. Terintegrasi Barantum CRM

Membantu bisnis berinteraksi dan membangun hubungan dengan pelanggan dengan mengelola semua informasi untuk mendorong kesetiaan pelanggan.

5. Broadcast chat

Mengirimkan pesan ke pelanggan dengan jumlah tak terbatas dalam satu waktu.

6. Office hours

Respons informasi pesan yang masuk di luar jam kerja untuk meyakinkan pelanggan bahwa bisnis tidak mengabaikannya.

7. Teritegrasi dengan banyak saluran komunikasi

Terima dan respons pesan dari semua aplikasi pesan dan sosial media dalam satu halaman.

8. Laporan analitik

Menampilkan pencapaian kerja tim, dan data konsumen yang dipakai oleh tim customer service agar dapat memberikan pelayanan yang lebih baik.

Daftarkan Bisnis Anda di Barantum Sekarang!

Untuk membuat chatbot WhatsApp, Anda bisa bekerja sama dengan mitra resmi WhatsApp. Di Indonesia, salah satu mitra resmi WhatsApp yang terpercaya, yaitu Barantum. Staf profesional Barantum akan membantu akun bisnis Anda terverifikasi.

Jadi tunggu apalagi, jika kamu tertarik untuk membuat bisnis lebih mudah dan mendapatkan trust atau kepercayaan yang baik dari pelanggan segera hubungi tim Barantum untuk berkonsultasi lebih lanjut mengenai bisnismu di sini.

Rekomendasi Artikel

Herliana Isdianti

CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.