Setiap tahun, jumlah peserta didik terus meningkat seiring dengan tuntutan pelayanan prima dari siswa dan orang tua yang semakin tinggi. Sistem Education CRM berbasis teknologi yang mampu mengatasi berbagai tantangan tersebut melalui manajemen data terintegrasi, otomatisasi komunikasi, serta analisis data yang akurat dan real-time.
Mengelola data secara manual membuat pengelolaan data dan komunikasi menjadi semakin kompleks. Sayangnya, banyak lembaga pendidikan masih mengandalkan spreadsheet manual atau sistem yang tidak terintegrasi.
Akibatnya, data siswa sering tercecer, komunikasi menjadi tidak efektif, proses administrasi menjadi lambat dan berlarut-larut, serta strategi pemasaran yang dibuat menjadi kurang tepat sasaran.
Daftar Isi
Apa itu Education CRM?
Education CRM adalah sistem manajemen hubungan pelanggan yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan unik industri pendidikan.
Sistem CRM ini membantu instansi pendidikan mengelola interaksi dengan calon siswa, peserta didik aktif, alumni, dan orang tua siswa secara terpusat dan otomatis.
Education CRM meningkatkan efisiensi administrasi, meningkatkan komunikasi, serta memudahkan analisis data yang berdampak positif terhadap reputasi lembaga dan kepuasan siswa.
Tantangan Instansi Pendidikan Tanpa CRM
Tanpa CRM, instansi pendidikan menghadapi berbagai tantangan operasional, seperti:
1. Data Peserta Didik Tidak Terpusat
Pengelolaan data peserta didik secara manual atau tersebar dalam berbagai file menyebabkan data sulit diakses secara cepat dan akurat.
Ini membuat staf administrasi kesulitan menemukan informasi penting seperti histori transaksi, kontak, status pendaftaran, hingga riwayat akademik siswa secara cepat. Akibatnya, pelayanan menjadi kurang optimal dan sering kali terjadi kesalahan administrasi.
2. Proses Pendaftaran dan Pengelolaan Data yang Lama
Proses pendaftaran yang masih manual atau semi-manual sering kali membutuhkan waktu yang panjang, mulai dari pengumpulan data hingga validasi dokumen.
Tidak adanya integrasi antar bagian juga memperbesar risiko terjadinya human error yang dapat mengganggu efisiensi operasional serta menurunkan pengalaman positif calon siswa atau orang tua.
3. Sulitnya Melakukan Komunikasi
Tanpa sistem yang terintegrasi, komunikasi dengan siswa, calon siswa, atau orang tua sering kali tidak tercatat dengan baik, lambat direspons, dan sulit dilacak historinya.
Ini menyebabkan hubungan dengan stakeholder menjadi kurang efektif, hingga akhirnya dapat menurunkan tingkat kepercayaan mereka terhadap lembaga.
4. Sulit Melakukan Analisis Data
Tanpa tools analitik yang terintegrasi, instansi pendidikan akan kesulitan mendapatkan insight yang mendalam mengenai perilaku calon siswa, siswa aktif, hingga alumni.
Akibatnya, keputusan strategis sering kali dibuat tanpa basis data yang jelas, sehingga efektivitas strategi yang diterapkan tidak maksimal.
5. Promosi Kurang Tepat Sasaran
Instansi pendidikan yang tidak didukung data akurat cenderung melakukan strategi promosi dengan pendekatan massal tanpa segmentasi yang jelas.
Hasilnya, promosi menjadi kurang relevan, tidak efisien secara biaya, serta minim hasil dalam menarik calon siswa yang potensial.
6. Kurangnya Personalisasi dan Keterlibatan Peserta Didik
Personalisasi adalah kunci utama dalam menciptakan loyalitas siswa maupun orang tua terhadap sebuah institusi pendidikan.
Tanpa data yang tersusun baik, instansi pendidikan sulit memahami kebutuhan unik setiap peserta didik, sehingga tidak bisa memberikan layanan dan komunikasi yang personal.
Dampaknya, engagement peserta didik menjadi rendah, yang dapat mengakibatkan menurunnya loyalitas siswa dalam jangka panjang.
Baca juga: Mengenal Cara Kerja CRM dan Cara Penggunaan yang Tepat
Bagaimana Cara Kerja CRM untuk Industri Pendidikan?
Education CRM bekerja dengan mengintegrasikan berbagai aspek penting operasional pendidikan, yaitu:
1. Pengelolaan Data Siswa dan Calon Siswa Dalam Satu Tempat
Education CRM berfungsi sebagai pusat data terintegrasi yang menyimpan seluruh informasi penting siswa maupun calon siswa secara real-time dalam satu sistem berbasis cloud.
Data yang dikelola mencakup data pribadi, informasi akademik, riwayat pembayaran, preferensi siswa, hingga catatan komunikasi terdahulu.
Dengan pengelolaan data yang terpusat ini, tim administrasi, marketing, maupun akademik dapat dengan mudah mengakses data kapan pun diperlukan, mempercepat proses pengambilan keputusan, serta mengurangi risiko kesalahan administrasi.
Baca juga: Follow Up Tracking Software Terbaik untuk Semua Bisnis
2. Otomatisasi Komunikasi dan Follow-up
Education CRM memungkinkan lembaga pendidikan melakukan otomatisasi komunikasi secara efektif.
Sistem ini dapat mengirimkan pesan otomatis berupa pengingat jadwal pendaftaran, deadline pembayaran biaya pendidikan, hingga notifikasi penting seperti jadwal kegiatan akademik maupun non-akademik.
Selain itu, Education CRM dapat mengotomatisasi proses follow-up calon siswa dengan lebih efisien, seperti pengiriman email marketing, pengingat pengisian formulir, atau mengirimkan informasi tambahan sesuai dengan ketertarikan calon siswa.
Hal ini memastikan setiap calon siswa tetap merasa diperhatikan, meningkatkan peluang konversi menjadi siswa aktif.
3. Manajemen Hubungan dengan Alumni
CRM juga memudahkan lembaga pendidikan dalam memelihara hubungan yang kuat dengan alumni.
Dengan data alumni yang terintegrasi, lembaga pendidikan dapat menjaga komunikasi yang rutin seperti memberikan informasi terkait kegiatan alumni, lowongan kerja, peluang networking, hingga undangan untuk berbagai acara kampus.
Manajemen alumni yang baik tidak hanya bermanfaat dalam menjaga hubungan emosional, tetapi juga mendukung promosi instansi melalui word-of-mouth marketing yang positif, serta membuka peluang kolaborasi lebih lanjut antara alumni dengan lembaga pendidikan.
Apa Saja Fitur Utama dalam Education CRM?
Berikut ini adalah fitur utama yang wajib dimiliki sistem Education CRM untuk mendukung operasional pendidikan secara lebih efektif:
1. Manajemen Data Anggota dan Pelajar
Fitur ini memungkinkan Anda menyimpan, mengelola, dan mengakses data siswa, calon siswa, orang tua, serta alumni dalam satu platform terpusat secara real-time.
Anda dapat melacak status siswa mulai dari tahap pendaftaran, pembayaran biaya pendidikan, riwayat akademik, hingga preferensi program studi yang diminati, semuanya dalam satu tempat yang mudah diakses kapan saja dan dari mana saja.
2. Manajemen Prospek dan Pendaftaran
Education CRM memudahkan lembaga pendidikan mengelola proses penerimaan siswa baru secara efisien. Fitur ini mencakup formulir digital yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan institusi, automasi konfirmasi pendaftaran, hingga pelacakan progres calon siswa dari tahap awal hingga resmi diterima.
Dengan demikian, tim pendaftaran dan marketing dapat bekerja lebih cepat tanpa kehilangan prospek potensial.
3. Komunikasi dan Kolaborasi
CRM untuk pendidikan dilengkapi fitur komunikasi multichannel, memungkinkan tim Anda berkomunikasi melalui berbagai saluran seperti email, WhatsApp, telepon, hingga media sosial secara langsung melalui satu dashboard terintegrasi.
Dengan begitu, semua komunikasi dipantau jelas, memudahkan kolaborasi antar tim seperti tim akademik, administrasi, maupun marketing.
4. Manajemen Pemasaran
Dengan Education CRM, lembaga pendidikan bisa melakukan segmentasi prospek secara detail berdasarkan minat, lokasi geografis, riwayat interaksi, atau tahapan pendaftaran. Semua data ini dapat membantu tim marketing dalam menjalankan strategi pemasarannya.
Anda dapat membuat kampanye pemasaran otomatis, seperti email marketing, SMS blast, atau promosi media sosial yang lebih relevan dan personal. Selain itu, CRM menyediakan laporan mendetail mengenai efektivitas setiap kampanye yang dijalankan.
5. Manajemen Tiket
Education CRM dilengkapi dengan fitur manajemen tiket yang memungkinkan tim customer service atau tim administrasi merespons pertanyaan, permintaan, hingga keluhan siswa dan orang tua secara cepat dan terorganisir.
Sistem tiket ini juga bisa diberi prioritas, kategori khusus, serta riwayat komunikasi lengkap, sehingga pelayanan pelanggan lebih responsif, profesional, dan efisien.
Baca juga: Contoh Penggunaan Sistem Ticketing untuk Customer Service
6. Laporan dan Analisis
Fitur laporan dan analisis pada Education CRM menghadirkan berbagai laporan spesifik seperti laporan efektivitas kampanye marketing, tingkat konversi prospek, laporan performa tim pendaftaran, hingga laporan interaksi siswa maupun alumni.
Data ini ditampilkan dalam bentuk dashboard interaktif yang mudah dipahami, sehingga memudahkan manajemen dalam membuat keputusan strategis berbasis data.
Barantum, Solusi CRM Terbaik untuk Industri Pendidikan
Barantum CRM menawarkan fitur-fitur yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik institusi pendidikan, seperti pengelolaan data siswa dan calon siswa secara real-time, otomatisasi komunikasi, manajemen prospek yang canggih, serta analisis data mendalam untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan administrasi sekaligus memperkuat hubungan dengan seluruh stakeholder pendidikan.
Platform Barantum CRM yang berbasis cloud memungkinkan tim marketing, administrasi, dan akademik bekerja lebih efektif, cepat, dan kolaboratif dalam satu sistem terintegrasi.
Dengan adanya integrasi omnichannel yang responsif, komunikasi dengan siswa maupun orang tua menjadi lebih efektif dan personal.
Selain itu, dukungan teknologi kecerdasan buatan (AI) membantu institusi Anda dalam melakukan personalisasi strategi pemasaran, meningkatkan konversi calon siswa, dan mempertahankan siswa yang sudah ada.
Selain itu layanan after sales Barantum dan dukungan tim profesional yang responsif, pelatihan berkala, serta pendampingan secara aktif memastikan Anda mampu memaksimalkan penggunaan CRM untuk hasil optimal.
Coba demo produk gratis selama 7 hari sekarang!
Referensi:
- http://prosiding.unipma.ac.id/index.php/SENATIK/article/view/1192
- https://www.zoho.com/crm/solutions/education/
Tertarik dengan Barantum?
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
