Di tengah perkembangan teknologi yang semakin pesat, pengelolaan data pelanggan secara manual kian menghadirkan berbagai permasalahan.
Pencatatan yang tidak terstruktur, follow-up yang sering terlambat atau bahkan terlewat, dan kesulitan dalam mempertahankan pelanggan merupakan tantangan nyata yang dihadapi UMKM.
Kondisi inilah yang mendorong perlunya solusi berbasis teknologi untuk mengoptimalkan manajemen hubungan pelanggan secara lebih efektif.
Baca juga: 7 Manfaat CRM untuk UMKM Dalam Dalam Era Digitalisasi
Daftar Isi
Kapan Bisnis UMKM Harus Menggunakan CRM?
Implementasi Customer Relationship Management (CRM) sebaiknya dipertimbangkan ketika UMKM mulai mengalami peningkatan signifikan dalam jumlah pelanggan. Pada fase tersebut, pengelolaan data secara manual kian sulit dilakukan karena informasi tersebar di berbagai sumber.
Berikut adalah beberapa hal yang mengindikasikan bahwa sudah waktunya untuk beralih ke sistem CRM:
1. Jumlah Pelanggan Meningkat Pesat
Ketika bisnis mulai menarik banyak pelanggan, pengelolaan data manual tidak lagi efektif. CRM memungkinkan penyimpanan data pelanggan secara terpusat, memudahkan akses informasi, dan membantu memberikan layanan yang lebih personal dan tepat sasaran.
2. Penjualan dan Prospek Mulai Sulit Dikelola
Saat prospek dan penjualan semakin banyak, penting untuk memiliki sistem yang dapat membantu melacak setiap peluang bisnis dari tahap prospek hingga closing.
Dengan CRM, tim sales dapat mengelola sales pipeline secara terstruktur dan memastikan tidak ada prospek yang terabaikan.
3. Menghabiskan Banyak Waktu untuk Tugas Administratif
Jika tim lebih banyak menghabiskan waktu untuk mengelola data manual, membuat laporan, atau melakukan tugas administratif lainnya, maka produktivitas bisnis bisa menurun.
CRM mampu mengotomatisasi tugas-tugas tersebut, sehingga tim dapat lebih fokus pada kegiatan yang memberikan nilai tambah, seperti menjalin hubungan dengan pelanggan atau meningkatkan penjualan.
4. Ingin Meningkatkan Strategi Pemasaran
CRM menyediakan fitur analitik dan pelacakan data pelanggan yang membantu bisnis memahami perilaku dan kebutuhan pelanggan.
Dengan data ini, UMKM dapat menjalankan kampanye pemasaran yang lebih terarah dan efektif, meningkatkan konversi dan customer engagement.
5. Membangun Loyalitas Pelanggan
Untuk menciptakan pelanggan yang loyal, diperlukan pemahaman mendalam tentang preferensi dan riwayat pembelian mereka.
CRM membantu bisnis mengelola interaksi dengan pelanggan secara lebih terstruktur, memberikan layanan yang konsisten, dan menjalankan program loyalitas dengan lebih efektif.
Baca juga: 15 Tips Cara Follow Up Customer yang Efektif Hingga Closing
Tantangan UMKM dalam Mengelola Bisnis Tanpa CRM
Tanpa sistem CRM, UMKM sering mengalami kendala-kendala, antara lain:
1. Pengelolaan Data Pelanggan yang Tidak Efisien
Data pelanggan yang tersebar di berbagai tempat, seperti spreadsheet, catatan manual, atau aplikasi terpisah, menyulitkan bisnis dalam menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat. Hal ini dapat menyebabkan layanan pelanggan menjadi lambat dan kurang efektif.
2. Biaya Pemasaran yang Tidak Efektif
Tanpa data yang terpusat, UMKM mungkin menjalankan kampanye pemasaran tanpa target yang jelas. Hal ini menyebabkan pengeluaran pemasaran tidak sebanding dengan hasil yang didapat, serta sulitnya mengukur Return on Investment (ROI) dari setiap kampanye.
3. Sulit Melacak Kinerja Penjualan
Tanpa CRM, pemilik bisnis sering kali tidak memiliki visibilitas yang jelas terhadap kinerja tim sales. Mereka kesulitan melihat berapa banyak prospek yang di-follow-up, tingkat konversi, atau aktivitas penjualan yang sedang berlangsung.
4. Retensi Pelanggan yang Rendah
Tanpa sistem yang mendukung manajemen hubungan pelanggan, bisnis mungkin kesulitan dalam menjaga loyalitas pelanggan. Ketiadaan data riwayat pelanggan membuat tim sulit memberikan layanan yang personal, sehingga pelanggan cenderung berpaling ke kompetitor yang menawarkan pengalaman lebih baik.
5. Proses Penjualan yang Tidak Terstruktur
Tanpa CRM, tim sales mungkin kesulitan dalam mengelola proses penjualan, seperti melacak prospek, mencatat interaksi pelanggan, atau menentukan prioritas peluang bisnis. Akibatnya, banyak prospek potensial yang tidak tertangani dengan baik dan peluang penjualan pun terlewatkan.
Baca juga: Cara Meningkatkan Konversi Penjualan Menggunakan CRM
Bagaimana Barantum Bisa Membantu UMKM?
Barantum adalah penyedia aplikasi CRM, Call Center, Omnichannel Chat dan WhatsApp Business API untuk membantu bisnis, termasuk UMKM, dalam mengelola hubungan dengan pelanggan, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengoptimalkan proses penjualan.
Berikut adalah penjelasan bagaimana Barantum membantu bisnis UMKM.
1. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
Dengan Barantum CRM, bisnis dapat memberikan layanan yang lebih konsisten dan responsif. Fitur Sales Script & FAQ membantu tim sales memberikan informasi yang akurat dan profesional kepada pelanggan, sehingga meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan dalam jangka panjang.
2. Pelacakan Prospek Otomatis untuk Pemasaran
Barantum menyediakan database terpusat yang memungkinkan penyimpanan dan pengelolaan data pelanggan secara sistematis. Semua informasi pelanggan, mulai dari kontak, riwayat transaksi, hingga preferensi pribadi, tersimpan dengan rapi dalam satu platform, memudahkan tim dalam memberikan layanan yang lebih personal.
3. Pantau Proses Penjualan Secara Real-Time
Fitur Leads Management di Barantum CRM membantu bisnis melacak setiap prospek dari berbagai sumber pemasaran secara otomatis. Dengan otomatisasi ini, UMKM dapat memastikan tidak ada peluang penjualan yang terlewat dan meningkatkan efektivitas kampanye pemasaran yang dijalankan.
4. Mudah Kirim Pesan Promosi ke Banyak Pelanggan
Melalui Dashboard Real-Time, Barantum memberikan visibilitas penuh terhadap proses penjualan. Pemilik bisnis dan manajemen dapat memantau sales pipeline, melihat perkembangan setiap prospek, dan menganalisis kinerja tim sales dengan mudah, sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan lebih cepat dan tepat.
5. Kelola Banyak Saluran dalam Satu Tempat
Barantum CRM mengumpulkan berbagai saluran komunikasi—mulai dari email, chat, hingga media sosial—ke dalam satu platform. Hal ini memudahkan Anda untuk memantau dan merespons setiap pesan tanpa harus berganti aplikasi.
6. Respon Pelanggan 24 Jam dengan Chatbot
Dengan chatbot, pertanyaan dasar dari pelanggan bisa langsung dijawab secara otomatis. Ini sangat berguna agar pelanggan tidak menunggu lama, bahkan di luar jam kerja, sekaligus membantu meringankan beban tim Anda.
Baca juga: 10 Rekomendasi Leads Management Software Terbaik
Tingkatkan Pertumbuhan Bisnis Anda dengan Barantum
Barantum menawarkan solusi menyeluruh untuk membantu bisnis mencapai pertumbuhan yang berkelanjutan dan signifikan. Dengan pendekatan yang terukur dan berbasis data, Barantum membantu bisnis mengambil keputusan yang lebih tepat.
Fitur Customer Relationship Management (CRM), Call Center, Omnichannel, dan WhatsApp Business API dari Barantum yang saling terintegrasi mampu mengoptimalkan setiap aspek operasional bisnis, mulai dari pengelolaan leads, peningkatan efisiensi tim sales, hingga menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
Dengan Barantum Anda akan lebih mudah memantau performa tim secara real-time dan tim dapat berkontribusi langsung dalam meningkatkan konversi penjualan, memperkuat customer retention, dan pada akhirnya mendorong pertumbuhan bisnis yang lebih cepat dan stabil.
Hubungi tim Barantum sekarang dan uji demo gratis selama 7 hari!
Referensi:
- https://hbr.org/2014/10/why-customer-relationships-are-the-new-compass-for-business-growth
Tertarik dengan Barantum?
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
