Saat mengambil keputusan bisnis, KPI memainkan peran yang sangat penting untuk memastikan bahwa perusahaan bergerak ke arah yang benar.
Misalnya dalam mengukur kinerja sales, customer service, marketing, hingga manajer, Namun, banyak perusahaan merasa kesulitan untuk menentukan dan menghitung KPI yang tepat.
Pada artikel kali ini, kami akan membahas cara menghitung KPI (Key Performance Indicator) yang tepat dan memberikan beberapa contoh yang dapat membantu Anda memahaminya. Yuk, baca artikel ini sampai selesai untuk mengetahui informasi lebih lengkap!
Baca juga: KPI CRM untuk Memaksimalkan Produktivitas Bisnis
Daftar Isi
Kenapa Harus Ada KPI?
Diperlukannya KPI untuk membantu perusahaan melacak kemajuan mereka. Dengan KPI ini memberikan ukuran yang jelas apakah perusahaan berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuannya.
Ini membantu organisasi membuat perubahan dan mengambil tindakan pencegahan ketika masalah muncul. KPI juga membantu perusahaan memastikan bahwa mereka fokus pada tujuan mereka dan tidak terlalu terpengaruh oleh hal-hal yang mungkin tidak penting.
Selain itu, KPI membantu perusahaan fokus pada prioritas. Sehingga membantu Anda memprioritaskan hal yang paling penting dan memastikan tetap fokus pada hal-hal yang memiliki pengaruh besar pada tujuan bisnis.
KPI juga membantu perusahaan memastikan bahwa mereka tidak kehilangan fokus dan terlalu fokus pada hal-hal yang tidak relevan. Di samping itu, KPI membantu Anda untuk melihat potensi masalah dan memberikan informasi penting untuk membuat keputusan yang tepat.
Secara keseluruhan, KPI adalah alat penting bagi organisasi untuk memastikan bahwa Anda telah mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
KPI membantu perusahaan memantau kemajuan mereka, fokus pada prioritas dan mengidentifikasi masalah. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa mereka memiliki KPI yang tepat untuk membantu mereka mencapai tujuannya.
Baca juga: Cara Membuat dan Contoh Monitoring KPI Sales Dengan CRM
Apa Ciri Utama KPI Yang Baik?
Dengan memastikan bahwa KPI selaras dengan karakteristik utama di atas, organisasi dapat memastikan bahwa mereka memiliki alat yang berguna untuk mengukur kinerja dan pencapaian tujuan.
Ciri utama KPI yang baik adalah yang memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Relevan
KPI yang baik harus secara langsung berkaitan dengan tujuan strategis organisasi. Ini berarti setiap KPI yang ditetapkan harus memberikan gambaran yang jelas tentang bagaimana performa suatu area bisnis mendukung pencapaian tujuan utama perusahaan.
Relevansi KPI ini penting karena KPI yang tidak relevan akan mengarahkan fokus dan sumber daya organisasi pada hal-hal yang tidak memberikan dampak signifikan.
Misalnya, jika tujuan organisasi adalah meningkatkan kepuasan pelanggan, KPI yang mengukur jumlah panggilan telepon mungkin kurang relevan dibandingkan KPI yang mengukur tingkat kepuasan pelanggan setelah panggilan tersebut.
2. Jelas
KPI harus dirumuskan dalam istilah yang dapat dimengerti oleh semua pihak yang terlibat, termasuk manajemen, karyawan, dan pemangku kepentingan eksternal.
Kejelasan ini mencakup definisi metrik, metode pengukuran, dan frekuensi pelaporan. Jika KPI sulit dipahami atau ambigu, hal ini dapat menyebabkan interpretasi yang salah atau eksekusi yang tidak tepat.
Oleh karena itu, penting untuk menggunakan bahasa yang sederhana dan mendefinisikan KPI dengan jelas agar tidak ada kebingungan mengenai apa yang diukur atau bagaimana keberhasilan akan dinilai.
3. Dapat Diukur
Salah satu ciri utama dari KPI yang baik adalah bahwa mereka harus dapat diukur secara kuantitatif. Penggunaan angka atau data yang spesifik memungkinkan organisasi untuk memantau kinerja secara objektif dan membandingkannya dengan target yang ditetapkan.
Pengukuran ini juga penting untuk mendeteksi tren dari waktu ke waktu dan membantu organisasi mengambil keputusan berbasis data.
Tanpa metrik yang terukur, sulit untuk mengevaluasi apakah suatu inisiatif atau strategi berjalan dengan baik atau tidak.
4. Dapat Dicapai
KPI yang efektif harus realistis dan dapat dicapai dalam batasan sumber daya yang ada, baik dari segi waktu, anggaran, maupun kapabilitas organisasi. KPI yang terlalu ambisius atau tidak dapat dicapai akan menurunkan moral karyawan dan menyebabkan frustrasi.
Sebaliknya, KPI yang terlalu mudah dicapai tidak akan memberikan tantangan atau insentif untuk berkembang. Oleh karena itu, penting untuk menetapkan KPI yang seimbang—menantang namun masih dalam batasan yang memungkinkan.
5. Berprogress
KPI harus mampu menunjukkan progres secara bertahap dalam mencapai tujuan organisasi. KPI yang baik akan membantu perusahaan melacak pencapaian dari waktu ke waktu, baik dalam jangka pendek maupun panjang.
Dengan mengukur progres secara berkala, organisasi dapat mengevaluasi apakah mereka berada di jalur yang benar, serta melakukan penyesuaian jika diperlukan.
Progres yang diukur dengan jelas memungkinkan manajemen untuk mengambil tindakan korektif sebelum masalah menjadi terlalu besar.
6. Fleksibel
Dinamika bisnis selalu berubah, baik karena faktor internal seperti perubahan strategi atau eksternal seperti perubahan pasar. Oleh karena itu, KPI yang baik harus bersifat fleksibel dan dapat diubah jika situasi mengharuskannya.
KPI yang tidak fleksibel bisa menjadi tidak relevan seiring berjalannya waktu, sehingga menghambat perusahaan dalam mencapai tujuan strategisnya.
Misalnya, KPI yang efektif tahun ini mungkin perlu disesuaikan di tahun berikutnya karena adanya perubahan dalam prioritas bisnis atau kondisi ekonomi.
Baca juga: E-CRM: Arti, Tujuan, Kelebihan & Cara Penerapannya
Bagaimana Cara Menghitung KPI?
Berikut adalah rumus dan cara menghitung KPI beserta contohnya:
1. Attendance Rate (Jumlah Hadir)
Rumusnya: Jumlah hari hadir / jumlah hari kerja x 100%
Cara menghitung KPI ini adalah dengan membagi jumlah hari yang dihadiri karyawan dengan jumlah hari kerja yang tersedia dalam periode tertentu (biasanya bulan atau tahun) dan memperoleh hasilnya dalam persentase.
Contoh: Jika seorang karyawan hadir selama 22 hari dari total 25 hari kerja, maka Attendance Rate adalah 22/25 x 100% = 88%.
2. Quality of Work (Kualitas Hasil Kerja)
Rumus Quality of Work bervariasi tergantung pada industri dan jenis pekerjaan. Namun, pada umumnya melibatkan penilaian dari atasan atau rekan kerja terkait kualitas hasil pekerjaan karyawan.
Cara menghitungnya adalah dengan memberikan penilaian skala 1-10 atau 1-5 pada kualitas hasil pekerjaan karyawan dan menjumlahkan hasilnya untuk memperoleh rata-rata.
Contoh: Jika seorang karyawan menerima nilai rata-rata 8 dari 10 rekan kerja dan atasan, maka Quality of Work-nya dianggap baik.
3. Sales per Employee (Tingkat Penjualan)
Rumusnya: Total penjualan / jumlah karyawan
Cara menghitungnya adalah dengan membagi total penjualan perusahaan dengan jumlah karyawan.
Contoh: Jika perusahaan Anda memperoleh penjualan sebesar 500 juta dan mempekerjakan 10 karyawan, maka sales per employee adalah 500 juta / 10 = 50 juta per karyawan.
4. Customer Satisfaction (Penilaian Pelanggan)
Rumus Customer Satisfaction bervariasi tergantung pada industri dan jenis pekerjaan, tetapi pada umumnya melibatkan survei atau penilaian dari pelanggan terkait pengalaman mereka dengan karyawan.
Cara menghitung customer satisfaction index adalah dengan memberikan survei atau penilaian skala 1-10 atau 1-5 pada kualitas layanan karyawan dan menjumlahkan hasilnya untuk memperoleh rata-rata.
Contoh: Jika seorang karyawan menerima nilai rata-rata 9 dari 10 pelanggan, maka Customer Satisfaction-nya dianggap sangat baik.
Baca juga: PT Intan Safety Glass Tingkatkan Produktivitas Hingga 15% dengan Barantum CRM
Apa Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas KPI?
KPI adalah ukuran kunci dari kinerja suatu organisasi, departemen atau proyek. Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi efektivitas KPI antara lain:
1. Tujuan dan Strategi Organisasi
Tujuan dan strategi organisasi harus jelas dan terkait dengan KPI yang digunakan. KPI yang tidak terkait dengan tujuan dan strategi organisasi tidak memberikan informasi yang berguna dalam proses pengambilan keputusan.
2. Data yang Tepat
Data yang digunakan untuk mengukur KPI harus akurat, mutakhir, dan mudah diakses. Jika data yang digunakan tidak memenuhi persyaratan tersebut, maka KPI yang dihasilkan tidak sesuai dengan kenyataan yang sebenarnya dan tidak memberikan informasi yang berguna.
3. Sistem Pengukuran
Penggunaan sistem pengukuran KPI harus mudah digunakan dan memberikan hasil yang akurat. Sistem pengukuran yang kompleks dan sulit dikelola melemahkan efektivitas KPI.
4. Keterlibatan Stakeholder
Melibatkan stakeholder seperti manajer, karyawan, dan pelanggan sangat penting untuk memastikan bahwa KPI memenuhi kebutuhan mereka dan memberikan informasi yang berguna.
5. Frekuensi Pengukuran
Rentang atau frekuensi pengukuran KPI harus mencerminkan kecepatan perubahan bisnis dan dalam jangka waktu yang cukup lama untuk memberikan gambaran yang jelas tentang hasilnya.
6. Budaya Perusahaan
Adanya budaya perusahaan ini memengaruhi cara pemangku kepentingan menggunakan dan menerima KPI. Budaya yang mendorong transparansi dan keterbukaan membantu meningkatkan efektivitas KPI.
7. Pendidikan dan Pelatihan
Pelatihan yang tepat sangat penting untuk memastikan bahwa pemangku kepentingan memahami bagaimana KPI digunakan dan bagaimana KPI dapat memengaruhi kinerja.
Baca juga: Aplikasi Management KPI Terbaik Untuk Perusahaan Anda
Pantau Progress KPI Lebih Mudah dengan Aplikasi Barantum CRM
Mengetahui cara menghitung KPI yang tepat tergantung pada tujuan dan strategi perusahaan Anda. Namun, memonitor KPI dapat memakan banyak waktu.
Terutama jika dilakukan secara manual. Ini mengapa banyak bisnis mencari cara yang lebih efisien untuk memonitor KPI mereka. Dengan Barantum CRM, proses pelacakan KPI menjadi jauh lebih sederhana dan efisien.
Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk memantau progres secara langsung, memastikan bahwa semua indikator kinerja dapat diukur dengan tepat dan memberikan laporan yang relevan kapan pun Anda butuhkan.
Tidak hanya itu, Barantum CRM juga dilengkapi dengan fitur pelaporan otomatis yang memungkinkan Anda melihat perkembangan KPI dari waktu ke waktu, memberikan gambaran menyeluruh tentang performa bisnis.
Dengan dashboard yang mudah digunakan, Anda dapat mengakses informasi penting hanya dengan beberapa klik, sehingga pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan berbasis data.
Hubungi tim Barantum sekarang untuk informasi lebih lanjut!
Tertarik dengan Barantum?
CRM Specialist and SEO Content Writer.
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
