Daftar Isi
Cara Ini Percepat Respons Layanan Customer Service Anda
WhatsApp telah menjadi salah satu aplikasi pesan instan paling populer di dunia, digunakan oleh jutaan orang setiap hari untuk berkomunikasi dengan teman, keluarga, dan bahkan bisnis. Namun, tahukah Anda bahwa WhatsApp juga dapat dijadikan alat customer service yang sangat efektif? Dalam era digital yang semakin maju, pelanggan mengharapkan kenyamanan dan responsivitas saat berhubungan dengan bisnis.
Transformasi digital telah mengubah lanskap layanan pelanggan. Sekarang, pelanggan ingin berkomunikasi dengan bisnis melalui platform yang mereka gunakan sehari-hari, dan WhatsApp adalah salah satu platform utama yang mereka pilih.
Dengan mengoptimalkan WhatsApp sebagai alat customer service, Anda dapat memungkinkan pelanggan Anda berinteraksi dengan bisnis Anda dengan lebih mudah, cepat, dan efisien. Dari mengelola pertanyaan umum hingga menyediakan dukungan pribadi, WhatsApp memiliki potensi besar yang bisa dimanfaatkan oleh bisnis Anda.
Dalam penggunaan WhatsApp ini, Anda perlu tahu bagaimana cara memaksimalkannya dengan benar. Yuk, dapatkan informasi lengkapnya di dalam artikel ini!
Mengapa Diperlukan WhatsApp untuk Customer Service?
WhatsApp for customer service ini diperlukan karena memberikan kemudahan penggunaannya. Hampir semua orang sudah terbiasa menggunakan WhatsApp dalam kehidupan sehari-hari, baik untuk berkomunikasi dengan teman, keluarga, maupun rekan bisnis.
Dengan menggunakan WhatsApp sebagai kanal customer service, pelanggan dapat dengan mudah mengirim pertanyaan, keluhan, atau permintaan langsung ke tim dukungan melalui aplikasi yang sudah mereka kenal dan gunakan. Sehingga mengurangi hambatan komunikasi antara pelanggan dan bisnis, serta mempercepat respons dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Selain itu, WhatsApp juga memungkinkan interaksi real-time antara pelanggan dan tim customer service. Dengan fitur notifikasi dan pesan instan, pelanggan dapat menerima tanggapan cepat dari tim dukungan, memungkinkan penyelesaian masalah yang lebih efisien dan tepat waktu. Sehingga WhatsApp menjadi alat yang efektif dalam menyediakan layanan pelanggan yang responsif, personal, dan efisien.
Bagaimana Cara Efektif WhatsApp Sebagai Customer Service?
Berikut adalah cara efektif WhatsApp sebagai customer service, yaitu:
1. Bagi Seluruh Pesan Secara Merata ke Agen Aktif dengan Round Robin
Pertama, cara efektif untuk menggunakan WhatsApp sebagai customer service adalah dengan menggunakan round robin untuk membagi pesan secara merata kepada agen-agen aktif. Dalam sistem round robin, setiap pesan pelanggan akan dibagi secara adil ke agen customer service yang aktif. Sehingga agen memiliki tanggung jawab untuk merespons pesan pelanggan secara bergantian, menghindari kelebihan beban kerja pada satu agen tertentu.
Selain itu, juga membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas tim customer service, mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang tersedia, dan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pengalaman komunikasi yang lebih responsif dan efektif.
2. Mengirim Promosi dan Informasi Lainnya dengan WhatsApp Blast
Cara kedua, yaitu menggunakan fitur WhatsApp Blast untuk mengirim promosi dan informasi lainnya kepada pelanggan. Dengan WhatsApp Blast, Anda dapat mengirim pesan secara massal kepada sejumlah pelanggan sekaligus.
Hal ini sangat efektif untuk menginformasikan penawaran spesial, promo terbaru, atau pengumuman penting kepada pelanggan secara cepat dan efisien. Sehingga dapat meningkatkan efektivitas komunikasi dan memperluas jangkauan informasi yang ingin disampaikan.
3. Monitor Seluruh Penanganan Kendala Pelanggan dengan Ticket CRM
Selanjutnya, yaitu memanfaatkan fitur Ticket CRM yang memungkinkan Anda untuk memonitor seluruh penanganan kendala pelanggan. WhatsApp dapat digunakan sebagai platform untuk mengelola tiket layanan pelanggan.
Melalui fitur ini, pelanggan dapat mengirimkan permintaan atau keluhan mereka melalui pesan WhatsApp, dan tim customer service dapat dengan mudah mengelola dan merespons tiket tersebut. Setiap tiket dapat diberikan nomor unik untuk pelacakan dan pemantauan yang lebih baik, memastikan bahwa setiap permintaan pelanggan ditangani dengan tepat dan tepat waktu.
4. Percepat Respons Layanan Pelanggan dengan Chatbot WhatsApp
Cara lainnya, ialah menggunakan Chatbot. WhatsApp juga memungkinkan penggunaan chatbot untuk memberikan respons otomatis kepada pelanggan. Chatbot dapat diprogram untuk memberikan jawaban terkait pertanyaan umum atau permintaan umum. Seperti memberikan informasi jam operasional, status pesanan, atau petunjuk penggunaan produk secara instan.
Sehingga waktu respons dapat ditingkatkan dan pelanggan dapat segera mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Selain itu, dapat meningkatkan efisiensi layanan pelanggan, memberikan respons yang cepat, dan meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.
5. Gunakan Satu Nomor WhatsApp Business untuk Seluruh Agen Tanpa Batas
Berikutnya, WhatsApp dapat digunakan oleh banyak agen atau multi agent. Fitur ini memungkinkan agen-agen tersebut bekerja secara bersama-sama untuk memberikan solusi terbaik kepada pelanggan. Dengan menggunakan satu nomor WhatsApp yang terhubung dengan CRM, seluruh agen dapat menerima dan menjawab pesan pelanggan melalui satu saluran komunikasi yang terpusat.
Hal ini memudahkan pelanggan untuk menghubungi perusahaan dan menghindari kebingungan dengan nomor yang berbeda-beda. Selain itu, agen dapat melihat riwayat percakapan sebelumnya, berkolaborasi dalam menyelesaikan masalah, dan memastikan bahwa tidak ada pesan yang terlewat atau terabaikan.
6. Simpan Seluruh Riwayat Aktivitas Pelanggan Dalam Database Terpusat
Cara efektif selanjutnya, yaitu menyimpan seluruh riwayat dalam satu sistem terpusat. Dengan mengintegrasikan WhatsApp dengan sistem CRM atau database pelanggan, Anda dapat merekam dan menyimpan setiap percakapan, pesanan, atau permintaan pelanggan secara terorganisasi. Sehingga memungkinkan tim customer service untuk dengan mudah melacak dan mengakses riwayat komunikasi dengan pelanggan untuk referensi masa depan. Selain itu, Anda dapat menganalisis pola-pola perilaku pelanggan, mengidentifikasi masalah umum, dan mengoptimalkan strategi pelayanan pelanggan.
7. Atur Jadwal Pengiriman Pesan Promosi, Tagihan, dan Informasi Lainnya
Terakhir, dengan fitur pengaturan jadwal WhatsApp, Anda dapat mengirim pesan kepada pelanggan pada waktu yang tepat dan relevan, menghindari mengganggu mereka di luar jam kerja atau waktu istirahat. Misalnya, Anda dapat menjadwalkan pengiriman pesan promosi saat pelanggan cenderung aktif dan berpotensi merespons dengan baik, seperti pada akhir pekan atau waktu-waktu tertentu yang sudah teridentifikasi sebagai waktu yang paling cocok.
Dengan mengatur jadwal pengiriman pesan, Anda dapat meningkatkan efektivitas kampanye pemasaran melalui WhatsApp, memastikan pesan Anda sampai ke pelanggan pada waktu yang tepat dan memberikan pengalaman yang baik. Selain itu, dengan mengatur jadwal pengiriman pesan informasi tagihan atau pembaruan penting, Anda dapat memberikan pelayanan yang terencana dan teratur kepada pelanggan.
Maksimalkan WhatsApp untuk Layanan Customer Service Sekarang
Dari penjelasan dalam artikel ini, dapat disimpulkan bahwa penggunaan WhatsApp for customer service penting untuk bisnis Anda. Dengan memanfaatkan fitur-fitur WhatsApp yang inovatif dan popularitasnya yang terus berkembang, Anda dapat memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik dan memperkuat hubungan dengan pelanggan.
Terlebih jika Anda menggunakan WhatsApp Business API dari BSP tepercaya, Barantum, Selain menjadi BSP tepercaya, sistem Barantum dilengkapi berbagai fitur yang menunjang penggunaan WhatsApp Business Anda yang lebih optimal.
Teknologi CRM All-in-One, yang ada dalam Barantum CRM telah membantu ribuan perusahaan dalam mendorong peningkatan kinerja SDM, peningkatan penjualan, memperbaiki produktivitas, serta meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
Tertarik dengan Barantum?
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
