CRM

Mengenal Cara Kerja CRM dan Cara Penggunaan Yang Tepat

Sistem Customer Relationship Management (CRM) telah menjadi standar bagi banyak perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan pertumbuhan bisnis.

Menurut laporan dari Martech Zone, 91% bisnis dengan lebih dari 11 karyawan kini menggunakan sistem CRM untuk mengoptimalkan proses internal dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Tidak hanya itu, penerapan CRM terbukti mampu meningkatkan tingkat konversi penjualan hingga 300%

Lantas, bagaimana sebenarnya cara kerja CRM dalam membantu bisnis?

Peran CRM untuk Pertumbuhan Bisnis

Sistem CRM (Customer Relationship Management) membantu mengelola data pelanggan menjadi lebih terstruktur.

Menurut laporan dari Grand View Research, 91% perusahaan dengan lebih dari 11 karyawan telah mengadopsi CRM untuk mengoptimalkan proses internal dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Peran lainnya adalah dapat membantu:

1. Meningkatkan Pengelolaan Hubungan Pelanggan: CRM membantu menyimpan dan mengelola data pelanggan untuk memberikan layanan yang lebih personal.
2. Meningkatkan Produktivitas Tim: Fitur otomatisasi CRM mempermudah tim menyelesaikan tugas lebih cepat dan efisien.
3. Mempermudah Analisis Data dan Pengambilan Keputusan: CRM menyediakan data dan laporan untuk mendukung keputusan bisnis yang lebih tepat.
4. Meningkatkan Loyalitas Pelanggan: CRM memastikan komunikasi yang konsisten untuk menjaga kepuasan dan loyalitas pelanggan.
5. Memaksimalkan Peluang Penjualan: CRM membantu melacak dan mengoptimalkan setiap peluang penjualan dengan lebih baik.
6. Memfasilitasi Kolaborasi Antar Tim: CRM memungkinkan berbagai tim berbagi data secara real-time untuk kerja sama yang lebih efektif.

Pada akhirnya, tujuan utama dalam menggunakan CRM adalah untuk membangun dan memelihara hubungan yang lebih erat dengan pelanggan.

Dengan mengumpulkan dan menganalisis data pelanggan, perusahaan dapat memahami kebutuhan, preferensi, dan perilaku pelanggan secara lebih mendalam.

Sehingga memungkinkan perusahaan untuk memberikan pelayanan yang lebih personal dan relevan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan membangun loyalitas pelanggan.

Baca juga: Cara Membangun Loyalitas Pelanggan Dalam Bisnis

Bagaimana Cara Kerja CRM?

Cara kerja CRM melibatkan beberapa tahapan yang bekerja bersama untuk membangun hubungan yang lebih baik dengan pelanggan dan meningkatkan efisiensi operasional. Berikut adalah beberapa langkah tahapannya:

1. Pengumpulan Data Pelanggan

Pertama, CRM memulai dengan mengumpulkan data pelanggan, termasuk informasi kontak, riwayat pembelian, preferensi dan interaksi sebelumnya.

Data ini membantu perusahaan memahami pelanggan secara lebih mendalam dan merancang strategi yang lebih tepat.

2. Analisis dan Segmentasi

Kedua, data yang dikumpulkan dianalisis untuk mengidentifikasi tren, pola perilaku, dan preferensi pelanggan.

Berdasarkan analisis ini, Anda dapat mengelompokkan pelanggan ke dalam segmen yang berbeda-beda, memungkinkan mereka menyusun strategi yang disesuaikan untuk setiap kelompok.

3. Pelayanan Pelanggan yang Personal

Selanjutnya, dengan data yang dianalisis, Anda dapat memberikan pelayanan yang lebih personal dan relevan kepada pelanggan.

Tim layanan pelanggan dapat mengakses informasi pelanggan dengan cepat dan memberikan solusi yang lebih efektif atas pertanyaan atau masalah yang muncul.

4. Strategi Pemasaran yang Tepat

Cara kerja lainnya, data dari CRM memungkinkan perusahaan Anda merancang kampanye pemasaran yang lebih efektif.

Anda dapat mengirim pesan yang relevan ke segmen pelanggan tertentu, memaksimalkan potensi respons dan konversi.

5. Manajemen Penjualan yang Terorganisasi

Cara berikutnya, tim penjualan dapat menggunakan CRM untuk mengelola prospek dan peluang penjualan dengan lebih terstruktur.

Informasi tentang tahap penjualan, komunikasi sebelumnya, dan kebutuhan pelanggan membantu dalam mengarahkan tindakan selanjutnya.

6. Kolaborasi Tim

Selanjutnya, CRM memfasilitasi kolaborasi antar tim dengan menyimpan data pelanggan yang terpusat dan dapat diakses oleh berbagai departemen.

Sehingga dapat membantu tim berbagi informasi yang relevan dan merespons lebih cepat terhadap perubahan atau permintaan pelanggan.

7. Penggabungan dengan Sistem Internal

CRM dapat diintegrasikan dengan berbagai sistem lain yang digunakan oleh perusahaan, seperti sistem akuntansi, sistem pemasaran, atau platform e-commerce.

Integrasi ini memungkinkan data untuk bergerak dengan mulus antara sistem-sistem tersebut, menghindari duplikasi data dan memastikan informasi yang konsisten.

Misalnya, ketika penjualan baru terjadi, CRM dapat secara otomatis memperbarui data pelanggan di sistem akuntansi tanpa perlu input manual.

8. Manajemen Tugas

CRM membantu pengguna mengelola tugas-tugas yang terkait dengan pelanggan dengan lebih teratur.

Saat berinteraksi dengan pelanggan, sistem ini dapat mengirimkan pengingat atau notifikasi untuk mengingatkan pengguna tentang tindakan yang harus diambil.

Misalnya, setelah berbicara dengan pelanggan, CRM dapat secara otomatis mengingatkan pengguna untuk mengirimkan proposal atau mengikuti tindak lanjut dalam periode waktu tertentu.

Sehingga membantu memastikan bahwa tidak ada peluang atau interaksi penting yang terlewatkan.

9. Membuat Alur Bisnis Lebih Efisien

Dalam alur kerja penjualan, CRM dapat mengotomatisasi dan mengatur langkah-langkah yang diperlukan untuk mengonversi prospek menjadi pelanggan.

Mulai dari tahap awal mengumpulkan informasi kontak hingga tahap penawaran dan penutupan, CRM membantu mengalirkan proses penjualan dengan lebih terstruktur dan efisien.

Ini memastikan bahwa setiap langkah dijalankan secara konsisten dan tidak ada tugas yang terlewat.

10. Analisis Kinerja dan Perbaikan

CRM melacak respons pelanggan terhadap interaksi dan kampanye, serta kinerja penjualan dan layanan. Data ini digunakan untuk mengevaluasi strategi yang dilakukan dan merancang perbaikan yang diperlukan.

new cta_crm_8

Cara Kerja CRM Berdasarkan Fungsinya

Penggunaan CRM tidak hanya ditujukan untuk jenis bisnis tertentu, namun dapat diterapkan untuk semua lini bisnis.

1. CRM untuk Penjualan

  • Mengumpulkan Data Prospek: CRM mengumpulkan informasi prospek seperti kontak, kebutuhan, dan peluang melalui formulir online, email, atau interaksi langsung.
  • Menyimpan Data Penjualan: Data prospek disimpan dalam satu database terpusat untuk mempermudah pelacakan dan pengelolaan pipeline penjualan.
  • Menganalisis Peluang Penjualan: CRM menganalisis peluang penjualan berdasarkan status pipeline, riwayat interaksi, dan performa produk.
  • Memanfaatkan Data untuk Penjualan: Data tersebut digunakan untuk menyusun strategi closing, melakukan follow-up otomatis, dan meningkatkan konversi.

2. CRM untuk Marketing

  • Mengumpulkan Data Audiens: CRM mengumpulkan data seperti demografi, preferensi, dan perilaku dari berbagai saluran pemasaran.
  • Menyimpan Data Kampanye: Data audiens disimpan untuk segmentasi dan personalisasi dalam strategi pemasaran.
  • Menganalisis Efektivitas Kampanye: CRM menganalisis hasil kampanye, seperti tingkat konversi, ROI, dan engagement pelanggan.
  • Memanfaatkan Data untuk Pemasaran: Hasil analisis digunakan untuk merancang kampanye yang lebih efektif dan meningkatkan keterlibatan pelanggan.

3. CRM untuk Layanan Pelanggan

  • Mengumpulkan Data Interaksi Pelanggan: CRM mencatat semua interaksi pelanggan melalui email, telepon, chat, dan media sosial.
  • Menyimpan Riwayat Layanan: Data layanan disimpan untuk memastikan konsistensi dalam penanganan masalah pelanggan.
  • Menganalisis Kebutuhan Pelanggan: CRM menganalisis pola keluhan dan umpan balik untuk memahami kebutuhan pelanggan.
  • Memanfaatkan Data untuk Layanan: Data tersebut digunakan untuk memberikan solusi cepat, meningkatkan kepuasan, dan memperbaiki layanan.

Baca juga: Database Pelanggan: Cara Mengelola & Mendapatkannya

Panduan Cara Penggunaan CRM Yang Tepat

Berikut adalah cara penggunaan CRM yang tepat dilakukan oleh bisnis Anda:

1. Update Data Secara Rutin

Mengupdate disini maksudnya adalah Anda dapat memilih daftar pelanggan berdasarkan stage pelanggan saat ini, apakah merupakan pelanggan lama atau pelanggan lama.

Hal ini ditujukan membantu dalam menjalankan komunikasi yang lebih personal dan efektif dengan pelanggan. Selain itu, juga menghindari kesalahan dalam pengambilan keputusan yang berdasarkan pada data.

2. Analisis Kebutuhan Pelanggan dan Tren Pasar

CRM memungkinkan Anda untuk menganalisis perilaku pelanggan dan tren pasar dengan lebih mendalam. Melalui fitur analisis data, Anda dapat mengidentifikasi pola pembelian, preferensi, dan kebutuhan pelanggan.

Sehingga membantu Anda untuk menyusun strategi yang lebih tepat sasaran dan mengembangkan produk atau layanan yang sesuai dengan tren ataupun permintaan yang sedang berlangsung.

3. Berikan Penawaran Produk (Up Selling/Cross Selling)

Cara penggunaan selanjutnya, dengan mengidentifikasi peluang up selling (menawarkan produk yang lebih mahal) atau cross selling (menawarkan produk tambahan yang relevan) kepada pelanggan yang sudah ada.

CRM membantu Anda mengenali produk yang sesuai dengan profil pelanggan dan saat yang tepat untuk melakukan penawaran, meningkatkan peluang konversi dan pendapatan.

4. Monitor Aktivitas Agen dan Performa Bisnis

Cara lainnya, yaitu memonitor aktivitas agen dan performa bisnis. Anda dapat melacak interaksi dengan pelanggan, status prospek, dan perkembangan penjualan.

Sehingga memungkinkan manajemen untuk memberikan dukungan yang dibutuhkan, melihat tren performa tim, dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi.

5. Evaluasi Hasil Kerja

Terakhir, dengan melakukan evaluasi hasil kerja. Dengan data yang tercatat dalam CRM, Anda dapat dengan mudah mengevaluasi hasil kerja dan kesuksesan kampanye atau strategi tertentu.

Sehingga Anda dapat melihat sejauh mana tujuan telah tercapai dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

Selain itu, juga membuat keputusan yang didukung oleh data untuk mengarahkan bisnis ke arah yang lebih baik.

Baca juga: Software CRM Indonesia Terbaik Untuk Semua Industri

Barantum, Solusi CRM Terbaik untuk Bisnis Anda

Aplikasi CRM Barantum

Dengan memahami cara kerja CRM dan mengimplementasikannya dengan tepat, Anda dapat mengoptimalkan interaksi dengan pelanggan, meningkatkan efisiensi operasional, serta mengambil keputusan yang lebih cerdas berdasarkan analisis data yang akurat.

Dengan memanfaatkan fitur-fitur seperti pengingat tugas, manajemen penawaran, analisis laporan, dan banyak lagi, Anda dapat mengarahkan bisnis menuju jalur sukses yang lebih terarah dan terukur.

Jika Anda mencari solusi CRM yang andal dan canggih, kami dengan tulus merekomendasikan Barantum CRM.

Dengan fitur-fitur lengkap yang mencakup manajemen data pelanggan terpusat, layanan pelanggan yang cepat, integrasi saluran komunikasi, manajemen KPI staff, dan laporan analitik, Barantum CRM memberikan alat yang tepat untuk memimpin bisnis Anda ke tingkat yang lebih tinggi.

Jadi, tunggu apalagi? Ayo, daftar dan dapatkan sekarang!

Referensi:

  • https://id.martech.zone/crm-statistics/
  • https://www.demandsage.com/crm-statistics/

Tertarik dengan Barantum?

all product
Barantum adalah penyedia solusi aplikasi CRM, Omnihannel Chat, Call Center Software dan WhatsApp Business API terbaik di Indonesia. Segera konsultasi kebutuhan bisnis Anda dengan tim profesional kami.

Hubungi sekarang
1
💬 Chat disini!
Scan the code
Halo, selamat datang di blog Barantum. 👋

Anda bisa menghubungi kami dengan mengklik "Hubungi sekarang".