Tutorial Cara Aktifkan Auto Replay di WhatsApp (WA) Business- Barantum Blog

Daftar Isi

Bagaimana Cara Aktifkan Auto Reply di WhatsApp Business?

Mengapa perlu auto reply untuk bisnis? Mungkin Anda pernah atau sedang mengalami banyaknya pesan pelanggan yang tidak terbalas. Sehingga Anda kehilangan pelanggan akibat mereka beralih ke kompetitor bisnis lain. Untuk mengatasi hal tersebut, dibutuhkan balas pesan otomatis seperti WhatsApp auto reply. Bagaimana cara aktifkan WhatsApp auto reply? Yuk simak penjelasannya di dalam artikel ini.

Pengertian Auto Reply

Auto responder merupakan suatu teknologi yang dirancang untuk merespon email, komentar, atau pesan secara otomatis. Biasanya auto responder ini digunakan untuk menjalin hubungan dengan konsumen atau orang lain, memberikan informasi terbaru, dan masih banyak lagi.

Anda dapat mengatur template pesan yang akan diterima oleh pelanggan dan mengatur jawaban terhadap pilihan pernyataan/pertanyaan yang umumnya diajukan oleh pelanggan. Misalnya, saat Anda mengirim pesan ke sebuah perusahaan. Lalu, Anda langsung mendapat balasan pesan dengan beberapa pilihan nomor yang Anda butuhkan. Lalu, Anda diminta membalas pesan berisi nomor berapa yang ingin Anda ketahui informasinya.

Seperti, (1) Informasi layanan data, (2) Syarat pengajuan klaim bonus data internet, (3) Ketentuan mendapatkan bonus data internet. Jika Anda ingin mengetahui ketentuan mendapatkan bonus data internet, maka Anda perlu membalas dengan angka “3”. Kemudian, secara otomatis Anda akan mendapat balasan informasi yang Anda perlukan.

Manfaat Menggunakan WhatsApp Auto Reply

1. Mencatat data pengunjung

Ketika mereka mau menyerahkan email atau nomor telepon mereka pada kita, maka kita mengetahui bahwa orang tersebut memiliki ketertarikan terhadap bisnis atau produk yang kita miliki. Sebagai seorang marketer, memiliki data pengunjung ini sangatlah penting.

2. Membangun list building

Membangun list building berarti membuat data prospek Anda. Anda akan mengumpulkan orang- orang potensial yang akan membeli produk Anda dalam satu wadah. List building dalam ilmu marketing sangat penting, itu lah mengapa Autoresponder juga sangat penting, karena merupakan salah satu alat tercanggih dalam membangun list building Anda.

3. Menjalin komunikasi dengan pelanggan

Menjalin komunikasi dengan pelanggan ini sangat penting. Lakukan komunikasi dengan cara mengirim email atau pesan berkala yang isinya tidak hanya promosi di WhatsApp. Anda dapat mengirim pesan, seperti menyapa mereka, mengirimkan tips gratis, memberi ucapan ulang tahun, tahun baru dan lain- lain.

Dengan membangun komunikasi seperti ini, maka pelanggan akan memiliki rasa percaya terhadap Anda sehingga pada akhirnya yakin untuk membeli produk atau menggunakan jasa Anda.

Cara Aktifkan Auto Reply Pada WhatsApp Business

Perlu Anda ketauhi bahwa WhatsApp Business diperuntukkan bagi usaha kecil hingga menengah. Dalam versi ini, fitur auto reply mengatur away messages atau pesan sibuk ketika Anda sedang online maupun sedang offline. WhatsApp away messages memungkinkan Anda memberi tahu pelanggan bahwa Anda sedang tidak tersedia atau sibuk dan mendorong mereka untuk bergerak di dalam saluran penjualan dengan lebih mudah.

Anda dapat mengatur auto reply dan menjadwalkannya sesuai waktu yang Anda inginkan.

Langkah 1: Putuskan siapa yang mendapat pesan apa. Anda dapat memutuskan apakah satu pesan pergi dikirim ke semua pelanggan Anda atau hanya ke pelanggan tertentu.
Langkah 2: adalah menjadwalkan pesan balasan otomatis ke fungsi tertentu pada waktu tertentu. Waktu pemicu yang disarankan adalah selama jam tutup bisnis Anda.

Jika pelanggan menghubungi Anda selama jam sibuk ini, pesan balasan otomatis akan dikirim berdasarkan preferensi Anda.

Langkah-langkah untuk mengaktifkan fitur auto reply pada WhatsApp Business:

Ketuk tiga titik vertikal di kanan atas aplikasi WhatsApp Anda. Dari sana, klik ‘Setelan’
Klik opsi ‘Fitur Bisnis’. Opsi ini memuat beberapa fitur yang dapat Anda manfaatkan untuk keperluan bisnis Anda, seperti: profil bisnis, katalog, fitur perpesanan, label pesan, serta opsi untuk membagikan tautan akun WhatsApp bisnis Anda.
Selanjutnya, edit isi pesan pada ‘Fitur Perpesanan’. Untuk mengaktifkan WhatsApp auto reply, Anda dapat mengedit isi pesan yang ingin Anda kirimkan pada prospek/pelanggan yang menghubungi Anda. Seperti:

Pesan di luar jam kerja

Adalah pesan kepada orang yang menghubungi di luar jam kerja Anda secara otomatis.

Salam

Fitur ini akan menyambut prospek/pelanggan baru secara otomatis.

Balas cepat

Anda dapat mengatur dan menyimpan jawaban yang sering ditanyakan kepada Anda sehingga Anda tidak perlu repot mengetik jawaban yang sama untuk setiap pertanyaan sama yang masuk ke akun Anda.

Selain dapat mengatur jadwal pengiriman pesan, Anda juga dapat mengatur siapa saja penerima pesan auto reply pada akun WhatsApp Business Anda.

Cara Aktifkan Auto Reply pada WhatsApp Business API

Jika Anda telah memiliki akun WhatsApp Business API, maka Anda tinggal mengaktifkan fitur tersebut. Namun, jika belum memilikinya, maka Anda harus mendaftar terlebih dahulu melalui mitra resmi WhatsApp. Berbeda dengan WhatsApp Business biasa, pemasangan WhatsApp Business API terbilang rumitdan bersifat teknis. Oleh karena itu, Anda membutuhkan Business Solution Provider (BSP) atau mitra resmi WhatsApp. BSP akan mendaftarkan nomor Anda ke WhatsApp untuk mendapatkan API dan membantu Anda dalam setiap proses memiliki akun. Maka dari itu, Anda perlu memilih vendor atau mitra resmi WhatsApp yang terpercaya dan solutif, seperti Barantum.

Langkah-langkah untuk mengaktifkan fitur auto reply pada WhatsApp Business API:

Setelah Anda memiliki kredensial dari BSP, Anda akan menggunakannya sebagai akses login ke WhatsApp Business API. Tampilan menu milik agen/admin dan supervisor setelah login akan berbeda. Hal ini karena agen hanya akan mampu membalas pesan yang masuk sedangkan supervisor juga dapat memantau pesan masuk serta melakukan beberapa pengaturan.
Pilih opsi Settings untuk mengatur sistem auto reply dan template. Pada tahapan ini, Anda dapat masuk ke opsi ‘Pengaturan’ di sebelah kiri, kemudian klik opsi ‘chat’. Dengan bantuan Barantum, Anda dapat membangun sistem auto responder, jam kerja, berbagai template, dan juga tags dengan praktis.

WhatsApp Business API untuk Mendapatkan WhatsApp Auto Reply Terbaik dari Barantum

Beragam fitur WA Business API yang bisa Anda dapatkan, selain auto reply:

1. Centang hijau

Centang hijau WA atau verified bedge merupakan tanda verifikasi yang mampu meningkatkan kredibilitas dan kepercayaan konsumen terhadap merek bisnis Anda.

2. WhatsApp multi user

Satu nomor WhatsApp Bisnis API bisa diakses oleh beberapa admin sekaligus melalui banyak perangkat, sehingga respons untuk pelanggan jadi lebih cepat.

3. Alokasi agent

Alokasikan pesan masuk secara merata kepada seluruh agen yang tersedia secara otomatis.

4. Terintegrasi Barantum CRM

Membantu bisnis berinteraksi dan membangun hubungan dengan pelanggan dengan mengelola semua informasi untuk mendorong kesetiaan pelanggan.

5. Broadcast chat

Mengirimkan pesan ke pelanggan dengan jumlah tak terbatas dalam satu waktu.

6. Office hours

Respons informasi pesan yang masuk di luar jam kerja untuk meyakinkan pelanggan bahwa bisnis tidak mengabaikannya.

7. Teritegrasi dengan banyak saluran komunikasi

Terima dan respons pesan dari semua aplikasi pesan dan sosial media dalam satu halaman.

8. Laporan analitik

Menampilkan pencapaian kerja tim, dan data konsumen yang dipakai oleh tim customer service agar dapat memberikan pelayanan yang lebih baik.

Rekomendasi Artikel

Herliana Isdianti

As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.