Sebagai media komunikasi populer di masyarakat, banyak pebisnis yang menggunakan WhatsApp Business API atau lebih dikenal WhatsApp Official Centang Hijau untuk berkomunikasi dengan pelanggan. Namun, pernahkah Anda membayangkan akun WhatsApp API Anda terdisabled atau dinonaktifkan oleh Meta?
Hal tersebut tentu menjadi mimpi buruk bagi Anda yang menggunakan WhatsApp untuk menjaga hubungan dengan pelanggan. Ketika akun dinonaktifkan, bukan hanya akses komunikasi yang hilang, tetapi Anda juga kehilangan potensi penjualan, pelanggan, dan reputasi yang sudah dibangun dengan susah payah.
Dinonaktifkannya akun WhatsApp Official Centang Hijau bisa terjadi karena berbagai alasan. Oleh sebab itu, penting bagi setiap bisnis untuk mengetahui penyebab potensial penonaktifan akun dan langkah-langkah untuk menghindarinya.
Daftar Isi
Pengertian WhatsApp Business API (WA Official Centang Hijau)
WhatsApp Business API atau lebih dikenal sebagai WhatsApp Official Centang Hijau adalah versi WhatsApp yang dikhususkan untuk bisnis yang telah terverifikasi resmi oleh Meta. WhatsApp Official Centang Hijau membantu Anda untuk berkomunikasi secara efisien dengan pelanggan. Hal itu didukung dengan fitur otomatis balas pesan pelanggan (chatbot), jadwal kirim pesan, WhatsApp Blast, hingga integrasi dengan sistem lain seperti CRM atau sistem internal perusahaan Anda.
Penyebab Akun WhatsApp Business API Dinonaktifkan
Mengelola akun WhatsApp Business API memerlukan perhatian khusus terhadap aturan dan kebijakan yang ditetapkan oleh WhatsApp. Jika tidak, akun Anda berisiko dinonaktifkan. Berikut beberapa penyebab utama yang perlu Anda waspadai:
1. Melanggar Kebijakan Meta
Meta sangat ketat dalam memantau konten yang dibagikan melalui template blasting. Anda dilarang mengirim konten yang mengandung unsur SARA, perjudian, narkoba, penjualan barang-barang dewasa, dan konten lainnya yang melanggar kebijakan Meta. Misalnya, mengirim pesan promosi yang menyesatkan, akan menurunkan quality rating nomor akun Anda dan menyebabkan akun dinonaktifkan secara permanen. Oleh karena itu, pastikan setiap pesan yang Anda kirim sesuai dengan pedoman konten Meta.
2. Melakukan Spam Pesan
Mengirimkan pesan massal atau spam dalam jumlah besar dalam waktu singkat dapat menyebabkan penonaktifan akun. Mengirim banyak pesan dalam waktu singkat dapat dianggap sebagai spam. Sebaiknya, kirim pesan dengan frekuensi yang wajar Spam tidak hanya mengganggu penerima, tetapi juga merusak reputasi bisnis Anda. Untuk menghindari masalah ini, pastikan Anda hanya mengirimkan pesan yang relevan.
3. Lama Balas Pesan Pelanggan
Respons yang lambat terhadap pesan pelanggan bisa berdampak negatif pada kualitas akun Anda. WhatsApp memantau seberapa cepat dan efektif Anda merespons pesan dari pelanggan. Jika Anda sering kali terlambat membalas atau bahkan tidak merespons sama sekali, hal ini bisa menurunkan rating kualitas akun Anda. Menjaga respons yang cepat dan efisien tidak hanya meningkatkan pengalaman pelanggan, tetapi juga membantu menjaga akun Anda tetap aktif.
Memahami pentingnya hal tersebut, Barantum, penyedia CRM, Chat, Call Center, dan WA Official Centang Hijau menyediakan sistem yang memiliki fitur balas pesan otomatis yang membantu Anda mengelola komunikasi dengan pelanggan. Sistem Barantum digunakan sendiri oleh staf internal sehingga pelanggan merasa puas terhadap layanan dan bantuan diberikan. Terbukti Barantum mendapatkan review Google Business dengan rata-rata bintang 4,9/5.
Dengan sistem Barantum, Anda dapat memantau rata-rata waktu respons, jumlah chat yang masuk, dan jumlah tiket yang berhasil ditangani. Ini membantu Anda memastikan bahwa setiap pesan pelanggan mendapat respons dalam waktu singkat.
Cara Menghindari Akun WhatsApp Business API Dinonaktifkan
Untuk mencegah akun WhatsApp Business API terdisabled, penting untuk mengikuti langkah-langkah pencegahan berikut:
1. Patuhi Kebijakan Konten WhatsApp
Pertama, pastikan semua pesan yang Anda kirim sesuai dengan pedoman dan kebijakan WhatsApp. Hindari konten yang mengandung spam, SARA, atau konteks yang melanggar hukum. Selalu kirimkan pesan yang relevan dan bermanfaat bagi pelanggan Anda. Hal ini tidak hanya menjaga akun Anda tetap aktif. Namun, juga meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan.
2. Atur Frekuensi Pengiriman Pesan
Selanjutnya, untuk menjaga kualitas komunikasi dan menghindari keluhan dari pengguna, sebaiknya Anda membatasi frekuensi pengiriman pesan massal. Kami merekomendasikan melakukan broadcast 1 kali dalam 2 minggu. Jadi, fokuslah pada membalas pesan yang masuk dari pelanggan untuk menjaga keaktifan akun Anda.
3. Responsif Balas Pesan Pelanggan
Pastikan untuk selalu merespons pesan dari pelanggan dengan cepat. Idealnya, balaslah pesan pelanggan dalam waktu 24 jam. Anda bisa menggunakan fitur chatbot dari Barantum untuk balas pesan pelanggan secara otomatis.
Misalnya, chatbot Barantum dapat membantu menjawab pertanyaan umum seperti jam operasional, status pesanan, atau informasi produk bisnis Anda. Kecepatan respons ini penting untuk menjaga pengalaman pelanggan sehingga mereka cenderung lebih puas dan loyal terhadap bisnis.
4. Monitor WhatsApp Quality Rating
Meta tidak akan langsung menonaktifkan akun Anda tanpa peringatan. Anda dapat memantau kualitas akun WhatsApp Anda melalui quality rating. Jika kualitas rating berwarna kuning, ini adalah tanda bahwa Anda perlu berhati-hati dan membatasi jumlah broadcast hingga rating kembali berwarna hijau. Dengan memonitor dan menjaga kualitas akun, Anda dapat mencegah penonaktifan. Cara mudah untuk memonitor quality rating akun WhatsApp Business API, bisa Anda simak di artikel “Cara Melihat Quality Rating Nomor WA Official Centang Hijau“.
Hal Yang Dilakukan Jika Akun WhatsApp Business API Dinonaktifkan
Meta menerapkan kebijakan yang sangat ketat terkait dengan penggunaan platform mereka, dan pelanggaran serius dapat mengakibatkan akun WhatsApp API terdisabled. Jika hal ini terjadi, Anda hanya dapat mengajukan kembali akun dengan menggunakan entitas perusahaan yang berbeda, yang sering kali memerlukan penggantian PT. Ini menunjukkan seberapa seriusnya Meta dalam menegakkan kebijakan mereka untuk menjaga integritas dan keamanan platform.
Oleh karena itu, tindakan pencegahan adalah kunci untuk menghindari masalah ini sebelum terjadi. Dengan memahami dan mematuhi ketentuan yang berlaku, Anda dapat menjaga akun WhatsApp Business API tetap aktif dan mendukung operasional bisnis Anda dengan baik.
Jika akun WhatsApp Business API Anda dinonaktifkan, proses pemulihannya bisa sangat rumit dan memakan waktu. Barantum memiliki akses khusus melalui sistem ticketing langsung ke Meta, yang dapat mempercepat penanganan masalah dan membantu menyelesaikan keluhan Anda dengan cepat. Sebagai pelanggan Barantum, Anda mendapatkan prioritas eksklusif dari Meta, memastikan layanan Anda segera pulih dan operasional bisnis tetap berjalan lancar.
Dengan memahami penyebab potensial penonaktifan akun WhatsApp Business API dan mengikuti langkah-langkah pencegahan yang tepat, Anda dapat menjaga akun bisnis Anda tetap aktif dan mendukung operasional bisnis dengan baik. Tetap patuhi kebijakan WhatsApp dan terus tingkatkan pengalaman pelanggan Anda. Ini tidak hanya akan membantu menjaga hubungan baik dengan pelanggan, tetapi juga memastikan bisnis Anda berjalan dengan lancar tanpa gangguan.
Jadwalkan Demo
CRM Specialist | SEO Content Writer
