Bot merupakan program komputer yang sibuat untuk melakukan suatu aktivitas secara otomatis. Bot ini sudah banyak diterapkan pada banyak perangkan, termasuk WhatsApp Bot.
Robot percakapan ini bisa kita temui pada platform percakapan yang memiliki akses API (Application Programming Interface). Sebagai platform percakapan nomor satu saat ini, WhatsApp menyediakan akses API yang bisa dimanfaatkan untuk membuat fitur-fitur baru dalam aplikasi tersebut. Contohnya adalah fitur WA Blast dan WhatsApp Bot.
Simak artikel berikut untuk cari tau bagaimana WhatsApp bot dan tips menggunakannya yang tepat.
Daftar Isi
Apa yang dimaksud dengan WhatsApp Bot?
Chatbot WA atau WhatsApp Bot adalah robot percakapan yang didesain untuk menjawab atau membalas pesan secara otomatis berdasarkan kata kunci tertentu yang telah diatur sebelumnya pada platform WhatsApp. Tujuannya adalah untuk memberikan layanan pelanggan yang cepat dan efektif.
Dengan menggunakan Chatbot WA, Anda dapat memberikan pelayanan pelanggan yang cepat dan menghemat banyak waktu.
WhatsApp Bot ini biasanya digunakan oleh perusahaan atau bisnis yang memiliki lalu lintas percakapan yang tinggi mulai dari ratusan sampai dengan puluhan ribu chat masuk perharinya.
Jika WA Blast berfungsi untuk mengirimkan pesan ke banyak pelanggan sekaligus, Chatbot WA berfungsi untuk membalas pesan banyak pelanggan sekaligus secara otomatis. Sehingga kedua fitur ini saling melengkapi.
Bagaimana WhatsApp Bot Membantu Bisnis Anda?
Berikut manfaat yang dapat dapatkan jika bisnis Anda menggunakan fitur Chatbot WA:
1. Layanan Pelanggan 24/7
Konsumen membutuhkan pelayanan secepat mungkin untuk melayani kebutuhan mereka. Namun kita tahu pasti ada batasan jam kerja apabila bisnis menggunakan layanan konsumen menggunakan tenaga manusia.
Dengan menggunakan chatbot yang responsif, konsumen akan mendapatkan pelayanan setiap saat tanpa ada batasan waktu.
2. Cara Kerja Yang Sederhana
Chatbot WA ini memiliki cara kerja yang sangat sederhana. Hanya memasukkan kata kunci ke dalam sistem, pelanggan Anda bisa mendapatkan jawaban dengan cepat sesuai kata kunci tersebut.
Selain itu juga dapat mempermudah pekerjaan staf customer service dalam melayani pelanggan.
Anda dapat mengumpulkan pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan oleh pelanggan dan mongonversinya menjadi kata kunci dan respons apa untuk kata kunci tersebut.
Lalu, jika ada pertanyaan yang tidak dapat diselesaikan oleh chatbot WA ini, Anda bisa menyiapkan respons agar pelanggan dapat menunggu beberapa saat sehingga staf Anda dapat mengambil alih percakapan dan menjawabnya secara personal.
3. Bisnis Lebih Produktif dan Efektif
Proses yang sederhana membuat pekerjaan staf customer service Anda lebih efektif dan lebih produktif. Staf Anda dapat lebih fokus pada permasalahan pelanggan yang bersifat lebih teknis yang tidak dapat diselesaikan oleh chatbot.
Pelanggan yang memiliki pertanyaan tidak seluruhnya langsung terhubung dengan customer service. Melainkan terhubung dengan chatbot terlebih dahulu, jika ditemukan pertanyaan yang tidak dapat diselesaikan oleh chatbot barulah staf Anda dapat mengambil alih percakapan tersebut.
4. Menghemat Waktu dan Biaya
Dengan menggunakan WhatsApp Bot, bisnis juga dapat menghemat banyak waktu dan biaya.
Bisnis dapat menghemat banyak waktu yang terbuang untuk membalas pesan pelanggan secara satu per satu, dan menghemat biaya untuk menyewa lebih banyak staf untuk menangani pesan atau chat yang masuk.
Chatbot dapat otomatis merespons setiap pertanyaan pelanggan sesuai kata kunci dan dengan respons yang cepat.
5. Mengurangi Adanya Kesalahan (Human Error)
Tidak ada karyawan yang sempurna dan tidak pernah melakukan kesalahan. Kesalahan bisa saja terjadi saat staf customer service sedang menangani pelanggan, seperti salah membalas chat, terjadinya typo atau lupa untuk membalas pesan pelanggan.
Namun, hal tersebut bisa diminimalisir dengan adanya chatbot ini. Karena chatbot ini bersifat konsisten dan memberikan jawaban sesuai pertanyaan yang diajukan atau kata kunci yang diberikan.
Baca juga: Contoh Keluhan Pelanggan dan Cara Mengatasinya
6. Meningkatkan Pengalaman Pelanggan
Dengan menggunakan chatbot WA tentu akan meningkatkan customer experience (pengalaman pelanggan) bisnis Anda.
Kemampuan bisnis untuk menangani dan menjawab banyak pelanggan dan memberikan pelayanan secara cepat tentu akan semakin banyak pula pelanggan yang merasa puas dengan pelayanan bisnis Anda.
Apabila bisnis dapat melayani pelanggan setiap saat dengan bantuan fitur chatbot, maka pelanggan akan semakin merasa puas karena mendapatkan pelayanan yang mereka inginkan.
Di samping itu, layanan pelanggan yang selalu tersedia selama 24 jam. Pelanggan dapat bertanya kapan saja dan langsung mendapatkan jawaban. Hal ini juga dapat lebih meningkatkan keuntungan bisnis.
Baca juga: Harga dan Fitur WhatsApp Business Untuk Perusahaan
Apa Saja Fitur WhatsApp Bot?
Berikut adalah fitur-fitur yang dapat dilakukan oleh Bot WhatsApp untuk bekerja secara optimal, beserta penjelasan singkatnya:
1.Pesan Otomatis
Mengirimkan pesan secara otomatis (rotator) ke beberapa penerima/admin berdasarkan aturan yang ditetapkan. Sehingga pelanggangan tidak akan menunggu lama untuk balasan pesan.
2. Balas Otomatis
Menanggapi pesan dari pengguna secara otomatis (Auto Reply) tanpa perlu intervensi manusia. Biasanya fitur ini diaktifkan untuk sapaan, info produk, atau pertanyaan yang paling sering (template) ditanyakan.
3. Integrasi dengan CRM
Fitur ini memungkinkan bot untuk terhubung dengan sistem CRM perusahaan, membantu dalam manajemen hubungan pelanggan dan pelacakan interaksi dengan lebih baik.
4. Analitik dan Report
Bot menyediakan laporan dan analitik penggunaan melalui dashboard yang mudah dipahami, memungkinkan pemantauan kinerja dan pengambilan keputusan berdasarkan data yang akurat.
Bagaimana Cara Kerja WhatsApp Bot?
Ada 4 macam metode sistem operasional yang dimiliki oleh chatbot dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan, yaitu:
1. Pattern Matcher (Penyesuaian pola)
Pada metode ini, bot menggunakan strategi penyesuaian pola (Pattern Matching) saat mengelompokkan teks. Chatbot yang berbasis aturan atau skrip dan terstruktur sebagian besar termasuk dalam kategori pattern matcher.
Chatbot tersebut menggunakan basis pengetahuan yang berisi dokumen dan setiap dokumen terdiri dari pola dan template tertentu.
Maka, setiap kali chatbot memperoleh pertanyaan, ia akan memberikan respons apapun yang sekiranya tepat dengan pola terkait. Namun, jika ada bentuk permintaan yang di luar dari bentuk pola, maka ia tidak akan mampu memberikan jawaban yang sesuai.
2. Suitable Algorithms (Kecocokan Algoritma)
Chatbot berbasis algoritma tidak hanya mencocokkan pola dengan respons, mereka memilih algoritma pencocokan pola dan membandingkan kalimat masukan dengan respon dalam korpus data.
Algoritma memainkan peran utama di sini karena mereka membantu chatbot dalam menganalisis kumpulan data besar. Ini mengurangi pekerjaan pencocokan pola.
3. Decision Tree-Based (Berbasis Pohon Keputusan)
Decision tree-based merupakan salah satu sistem bot yang sering dijumpai pada bot yang memberikan opsi pertanyaan di awal percakapan.
Cara kerja chatbot satu ini bisa dibilang kurang ramah pengguna. Karena pengguna harus mengikuti urutan jawaban yang sudah terprogram oleh mesin bot. Metode ini bisa rumit atau simpel tergantung bagaimana perancangan konsepnya.
Namun, banyak pula pemilik bisnis yang menggunakan metode ini karena tingkat kerumitannya yang rendah, lebih cepat, dan tetap berguna dalam melayani pertanyaan para pengguna.
4. Contextual (Kontekstual)
Untuk bisa menciptakan percakapan secara beraturan, chatbot kontekstual mengandalkan sistem kecerdasan buatan dengan Machine Learning (ML).
Dikutip dari senseforth.ai, teknologi yang sering digunakan untuk menciptakan metode kerja kontekstual pada chatbot, yaitu Natural Language Processing (NLP). NLP merupakan teknologi yang memudahkan AI untuk bisa memahami bahasa alami sesuai maksud pengguna.
Baca juga: 7 Cara Meningkatkan Kepuasan Pelanggan Yang Efektif
Bagaimana Cara Membuat WhatsApp Bot?
Adapun cara membuat chatbot di WhatsApp, Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Daftarkan Bisnis Anda ke BSP WhatsApp Terpercaya di Indonesia
Langkah pertama untuk mendapatkan dan menggunakan WhatsApp Business API adalah mendaftarkan bisnis Anda ke BSP WhatsApp Resmi, Barantum. Barantum inilah yang akan membantu Anda untuk mendapatkan fitur chatbot secara resmi untuk bisnis Anda.
2. Verifikasi Akun Facebook Business Manager
Chatbot WA ini merupakan salah satu fitur dari WhatsApp Business API, dan karena WhatsApp adalah miliki Facebook (Meta) maka untuk mengakses dan menggunakan WhatsApp API ini Anda diharuskan untuk memverifikasi Akun Facebook Business Manager Anda.
Sebagai BSP WhatsApp resmi yang terbaik dan terpercaya, Barantum akan membantu Anda untuk mendapatkan verifikasi di Facebook Business Manager Anda.
Untuk proses verifikasi, Anda perlu menyiapkan dokumen seperti nama bisnis/perusahaan, URL Website, Email Domain, dokumen lainnya seperti SIUP/NIB/NPWP Bisnis.
3. Login ke Chat Panel Barantum.com, BarantumChat
Setelah proses verifikasi bisnis Anda berhasil dan disetujui, selanjutnya Anda akan diberikan informasi akun atau akses login untuk masuk ke chat panel Barantum,com, yaitu BarantumChat.
4. Menentukan Alur Percakapan WhatsApp Bot
Anda bisa membuat alur percakapan chatbot sesuai dengan keinginan dan kebutuhan bisnis Anda.
Anda bisa memasukkan informasi yang sering kali ditanyakan oleh pelanggan. Dengan begitu pertanyaan pelanggan dapat langsung terjawab secara otomatis.
5. Gunakan dan Uji Coba WhatsApp Bot Anda!
Selamat, Anda sudah berhasil membuat chatbot Anda sendiri. Langkah selanjutnya adalah menguji coba chatbot WA yang telah Anda buat.
Baca juga: 7 Contoh Template WhatsApp API, Jenis dan Kategorinya
Tips Merancang dan Menggunakan WhatsApp Bot yang Efektif
Walaupun chatbot WhatsApp ini dijalankan oleh “robot”, namun dengan perencanaan yang baik akan membuat fitur ini berjalan lebih natural.
1.Kenali Tujuan dan Kebutuhan
Menentukan tujuan spesifik chatbot adalah langkah pertama yang sangat penting. Apakah chatbot akan digunakan untuk layanan pelanggan, penjualan, atau dukungan teknis
Dengan mengetahui tujuan ini, Anda dapat merancang fitur dan respons chatbot yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan ekspektasi pelanggan.
Misalnya, chatbot untuk layanan pelanggan harus mampu menjawab pertanyaan umum, sedangkan chatbot untuk penjualan perlu bisa merekomendasikan produk.
2.Desain Percakapan yang Jelas
Merancang percakapan yang jelas dan interaktif sangat penting untuk memastikan pengguna merasa terbantu dan tidak bingung. Buat skenario percakapan yang mudah dipahami, dengan pesan yang singkat dan relevan.
Struktur percakapan harus logis dan mengarahkan pengguna dengan jelas melalui berbagai pilihan atau informasi yang mereka butuhkan. Ini juga membantu mengurangi frustrasi pengguna dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Baca juga: Cara Mudah Membuat Template WhatsApp Blast API
3.Gunakan Bahasa yang Natural
Bahasa yang digunakan oleh chatbot harus sesuai dengan audiens target. Penggunaan bahasa yang ramah dan profesional dapat membantu membangun hubungan yang baik dengan pengguna.
Hindari penggunaan jargon teknis yang mungkin tidak dipahami oleh semua pengguna. Sebaliknya, gunakan gaya bahasa yang sederhana dan jelas, seolah-olah pengguna sedang berbicara dengan manusia, bukan mesin.
4. Uji Coba dan Optimasi
Uji coba chatbot secara berkala adalah kunci untuk memastikan fungsionalitas dan efektivitasnya. Kumpulkan umpan balik dari pengguna untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.
Berdasarkan hasil feedback lakukan optimasi pada skenario percakapan, respons, dan fitur chatbot. Uji coba ini juga membantu mendeteksi bug atau masalah teknis yang mungkin terjadi, sehingga pengalaman pengguna dapat terus ditingkatkan.
Baca juga: Harga & Biaya WhatsApp Chatbot Resmi Untuk Bisnis
Penyedia Bot WhatsApp Terbaik di Indonesia
Anda dapat mendapatkan chatbot WA dan membuat alur percakapan chatbot Anda sendiri dengan menggunakan Barantum. Barantum merupakan WhatsApp Business Parnert terbaik yang bisa membantu dan mempermudah Anda untuk mendapatkan fitur chatbot WA dari WhatsApp Business API.
Dengan mendaftar di Barantum juga Anda tidak hanya mendapatkan fitur WhatsApp Bot, tapi juga mendapatkan fitur WhatsApp Business API lainnya seperti fitur Centang Hijau WA, WA Blast, WhatsApp Multi User, WhatsApp Multi Device dan banyak lagi fitur lainnya yang bisa Anda dapatkan.
Tertarik dengan Barantum?
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
