Seiring dengan pesatnya perkembangan bisnis dan bertambahnya jumlah pelanggan, tantangan CRM semakin meningkat, sehingga manajemen data pelanggan yang efektif menjadi sangat diperlukan.
Apalagi jika data customer sudah mencapai jumlah ribuan, akan sangat merepotkan jika masih disimpan dengan cara manual.
Untuk mengatasi masalah manajemen data customer ini umumnya menggunakan software yaitu CRM (Customer Relationship Management).
Penggunaan sistem ini diharapkan dapat membantu mengelola data customer lebih baik.
Namun, dalam implementasinya penggunaan sistem CRM ada beberapa kendala yang umum ditemukan .
Mari kita simak artikel berikut ini untuk mengetahui apa tantangan CRM yang umum ditemui dan bagaimana solusi untuk mengatasinya.
Baca juga: Apa itu CRM? Pengertian, Tujuan & Tahapan Implementasi
Daftar Isi
Tantangan Berbisnis Tanpa Software CRM
1. Data pelanggan yang tidak teratur
Tanpa CRM, Anda mungkin memiliki tim pemasaran dengan informasi pelanggan dan tim penjualan dengan informasi pelanggan namun sayangnya tim layanan pelanggan dan tim penjualan Anda mempunyai kumpulan info pelanggan yang berbeda beda.
Akan jauh lebih masuk akal jika semuanya ada di satu tempat dan setiap departemen dapat melihat dengan tepat di mana setiap pelanggan berada dalam pipeline. Nah itulah tepatnya yang akan dilakukan CRM.
2. Waktu yang dihabiskan untuk melakukan pembaruan data manual
Anda mungkin bahkan tidak menyadarinya, tetapi ada begitu banyak hal yang Anda lakukan secara manual sesungguhnya dapat dilakukan CRM untuk Anda.
Contohnya seperti Formulir kontak dari situs Anda tidak harus dimasukkan secara manual ke dalam database.
CRM dapat secara otomatis menampung data itu dari website, membuat catatan, dan bahkan mengirimi mereka tanggapan email khusus. itu baru permulaan. Beri tahu kami apa yang ingin Anda otomatisasi.
3. Ketidakmampuan Menentukan ROI Pemasaran
Tidak ada lagi hari-hari untuk mencoba menebak apakah penjualan dikaitkan dengan kampanye pemasaran tertentu atau lainnya.
Dengan CRM, Anda dapat melacak kampanye pemasaran digital, mengaitkan prospek ke kampanye tertentu, dan mengikuti prospek tersebut melalui corong penjualan / pemasaran untuk mengevaluasi laba atas investasi.
4. Mengumpulkan Data untuk Laporan Membutuhkan Waktu & Tenaga
Butuh banyak waktu untuk mengumpulkan data, terutama jika Anda mengambilnya dari beberapa sistem internal dan situs web eksternal seperti Google atau pun social media.
Bagaimana jika semuanya ada di satu tempat dan Anda dapat dengan mudah membuat dan berbagi laporan hanya dengan beberapa klik pada touchpad (atau mouse).
Ini dimungkinkan, dengan CRM dan solusi intelijen bisnis yang kuat seperti Barantum CRM.
5. Sulit memonitor pelanggan dalam social media
Hanya yang benar-benar berbakat yang dapat beralih antara 6 lebih tab browser untuk mengomentari banyak tanggapan pelanggan dalam akun media sosial yang dimiliki perusahaan Anda.
Bahkan jika mereka pandai dalam hal itu, itu masih merupakan pembuangan waktu yang sangat besar.
Dengan CRM terintegrasi omnichannel , Anda dapat memiliki semuanya dalam satu tempat dan dapat dengan mudah memonitor pelanggan melalui sosial media Anda tanpa harus membuka banyak tab browser.
6. Terlalu Banyak Data di Banyak Tempat
Apakah perusahaan Anda memiliki spreadsheet atau dokumen lain yang diperbarui dan disimpan orang di tempat berbeda?
Beberapa orang bahkan mungkin menyimpannya secara lokal di laptop mereka dan lupa mengunggahnya ke server.
Bahkan ketika Anda tahu di mana semuanya, apakah semuanya berhubungan satu sama lain dengan mulus?
Mungkin tidak. Sistem CRM akan merapihkan semua ini. Letakkan semua data Anda di CRM; dan data tersebut akan, tersedia untuk semua orang, dan selalu update.
7. Layanan Pelanggan Anda Jadi Berantakan
Saat Anda sangat sibuk bekerja untuk mendapatkan pelanggan, siapa yang punya waktu untuk menindaklanjuti atau menjawab pertanyaan mereka?
Nah, semoga bisnis Anda berhasil! Menjaga pelanggan Anda senang harus menjadi salah satu prioritas utama Anda.
Terutama dengan teknologi saat ini, sebagian besar pelanggan mengharapkan tanggapan yang cepat saat mereka memiliki masalah.
Jika mereka tidak mendapatkannya, mereka akan segera beralih ke perusahaan berikutnya yang melakukan persis seperti yang Anda lakukan…hanya saja lebih cepat dan lebih baik.
CRM akan membuat layanan pelanggan juga menjadi optimal tanpa mengesampingkan penjualan Anda.
Ini akan memungkinkan tim layanan pelanggan Anda mengelola masalah pelanggan dalam CRM dan mendapatkan pemberitahuan ketika ada pembaruan atau tanggapan dari pelanggan.
8. Kesulitan Menemukan & Mempertahankan Pelanggan yang Berharga
Tentu saja, jika Anda terlalu sibuk melakukan tugas-tugas manual dan hampir semua hal lain yang sudah disebutkan di atas (karena Anda tidak memiliki CRM), bagaimana mungkin Anda punya waktu untuk memasarkan ke pelanggan baru dan kemudian mempertahankan mereka melalui pemeliharaan prospek dan layanan pelanggan yang luar biasa?
Hampir tidak mungkin. Jadi, solusinya adalah: CRM. Dengan waktu tambahan dan informasi berharga yang akan diberikan CRM tentang pelanggan Anda, maka Anda justru Bisnis akan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Baca juga: Mengapa CRM Penting Untuk Bisnis?
9. Sulit Melanjutkan Pertumbuhan
Nah ini yang terakhir karena ini adalah tantangan yang bisa dibilang ujung permasalahan dari kendala dan tantangan diatas.
Jika perusahaan Anda sibuk menangani semua tantangan lain diatas, Anda mungkin tidak punya waktu untuk fokus pada pemasaran, meningkatkan produk, dan memelihara prospek.
Semua hal yang perlu Anda lakukan untuk mengembangkan bisnis Anda. Hal utama yang dilakukan solusi CRM adalah membuat semuanya menjadi lebih efisien, tepat sasaran dan terukur ini akan menghemat waktu dan waktu Anda sangat berharga.
Sehingga Anda bisa menganalisa dan berfokus kepada pertumbuhan Bisnis / Perusahaan Anda.
Baca juga: Contoh Keluhan Pelanggan dan Cara Mengatasinya
Keuntungan Menggunakan CRM Bagi Bisnis
Anda sudah mengetahui apa saja kendala dan tantangan yang akan timbul bagi bisnis Anda tanpa menggunakan sistem CRM. Kini saatnya Anda mengetahui apa saja manfaat dan keuntungan dengan menggunakan sistem CRM dalam Bisnis Anda.
Baca juga: Aplikasi CRM di Indonesia Senjata Perusahaan Menghadapi New Normal
1. Hubungan Klien yang Lebih Baik
Perjalanan pelanggan akan tercatat dalam sistem CRM.
Dari pertama kali, mereka mengunjungi situs Anda, mendaftar dan menjadi leads, dan akhirnya menjadi pelanggan.
Informasi ini akan membantu Anda memahami kebutuhan pelanggan dan menawarkan pengalaman yang lebih baik selama interaksi di masa mendatang.
Semakin banyak Anda tahu tentang pelanggan Anda, semakin mereka tahu bahwa Anda peduli dengan mereka. Ini akan membentuk hubungan yang kuat dan langgeng dengan pelanggan dan calon pelanggan Anda.
2. Peningkatan Efisiensi
Salah satu manfaat utama CRM adalah efisiensi. Ini juga terkait erat dengan banyak manfaat lainnya.
Peningkatan efisiensi dapat menjadi penyebab atau bahkan hasil dari beberapa manfaat lainnya. Misalnya, dengan memiliki semua data di satu tempat.
Hal ini pada gilirannya, meningkatkan cara tim internal Anda berkomunikasi satu sama lain. Mungkin pertanyaan Anda, “Bagaimana memiliki semua data saya di satu tempat meningkatkan efisiensi?” Nah, pikirkan tentang karyawan Anda yang berpindah-pindah antar sistem (email, spreadsheet, aplikasi berbasis web, dll.)
Yang dapat memakan waktu. Sebaliknya, bayangkan mereka mengelola semua alur kerja dalam satu antarmuka, menghemat waktu, yang pada gilirannya meningkatkan efisiensi.
3. Lebih Sedikit Entri Data Manual
Anda tahu formulir kontak yang Anda miliki di situs web Anda? Nah, apa yang saat ini Anda lakukan dengan informasi tersebut ketika seseorang mengisi formulir?
Mungkin saja Anda tidak melakukan apa pun dengannya. itu hanya berada di folder di kotak masuk email Anda.
Mungkin Anda memasukkannya ke dalam spreadsheet, atau Anda mencetaknya dan memasukkannya ke dalam folder di lemari arsip di sebelah meja Anda.
Bagaimana jika Anda memiliki sistem yang menampung informasi itu, membuat catatan secara otomatis dalam database, memberi tahu tim penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan, dan bahkan mengirim respons email secara otomatis ke pelanggan?
Ini hanyalah salah satu cara untuk mengotomatiskan tugas dengan CRM, dan dapat menghemat banyak waktu.
4. Komunikasi Internal yang Lebih Baik
Dengan semua orang di perusahaan Anda yang bekerja dengan satu sistem CRM yang sama, akan ada transparansi yang lengkap.
Ketika seseorang menanggapi klien, akan masuk ke sistem. Mengambil tugas yang tersedia dalam CRM, mengawasi siapa yang mengerjakan apa dan menghilangkan risiko anggota tim menduplikasi pekerjaan.
Karena semuanya terjadi di CRM, tidak ada yang terlewatkan, semua orang mengetahui apa yang sedang terjadi, dan bisnis Anda beroperasi lebih efisien.
CRM juga menciptakan budaya tim yang positif dan komunikasi yang lebih baik, karena karyawan dapat dengan mudah berbagi informasi, berkolaborasi dengan lebih efektif, dan lebih memahami departemen lain dalam organisasi.
5. Peningkatan Produktivitas Sekalipun Dalam Perjalanan
Saat ini, hampir semuanya ada di cloud. Masuk akal bahwa semua data perusahaan Anda juga harus ada di cloud.
CRM Barantum yang berbasis cloud melakukan hal itu. Ketika Anda duduk di taksi atau sedang dalam perjalanan ke rapat, Anda tetap memiliki akses ke informasi klien yang penting. Semua ada di ponsel Anda.
Kemudian, saat Anda bertemu dengan klien dan mereka mengemukakan masalah yang perlu diselesaikan… Anda dapat masuk ke CRM, menambahkan tugas baru untuk tim di kantor, dan meminta mereka mengerjakannya bahkan sebelum Anda selesai dari rapat Anda.
Memiliki CRM dalam ponsel Anda memungkinkan perusahaan Anda melihat apa yang terjadi dalam waktu nyata, bereaksi lebih cepat, dan memberikan layanan pelanggan yang lebih baik.
6. Wawasan Baru dari Data Bisnis
Segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi Anda dilacak dalam sistem CRM Anda. Hampir semuanya.
Terutama, hal-hal penting. Semuanya mulai dari pengunjung, hingga prospek potensial, dan penjualan.
Bagaimana mereka sampai ke situs Anda, apa yang mereka klik, apa yang mereka beli, apa yang mereka beli untuk kedua (atau ketiga) kali… dan daftarnya terus berlanjut.
Menganalisis data tersebut dapat memberikan wawasan bisnis Anda tentang apa yang berhasil, apa yang tidak, dan apa yang dapat Anda ubah untuk membuat pengalaman lebih baik di lain waktu.
7. Keamanan Data
Sebelumnya, Anda mungkin memiliki informasi di server perusahaan, atau disimpan secara lokal dalam beberapa desktop karyawan.
Dengan CRM, Anda dapat menyimpan semua data Anda dalam satu sistem, dan dengan mengatur izin akses, Anda dapat memastikan bahwa hanya karyawan yang berwenang yang dapat mengakses data tertentu.
Mungkin terdengar menakutkan untuk memiliki semua data itu di satu tempat, tetapi coba pikirkan ini… Anda dapat menghemat waktu dan uang dengan memusatkan upaya keamanan Anda untuk memastikan satu aset aman daripada memantau beberapa data yang tersebar diberbagai sistem dan bahkan di berbagai storage.
Tantangan dan Kendala Implementasi CRM
Namun dalam implementasinya, beberapa tantangan CRM yang umumnya ditemukan adalah sebagai berikut:
1. Kostumisasi sistem yang rumit
Beberapa penyedia aplikasi CRM sudah memiliki tampilan atau pengaturan yang tidak bisa untuk di ubah. Sehingga Anda sebagai pengguna lah yang mau-tidak mau harus menyesuaikan.
Tentunya ini akan sangat merepotkan karena biasanya sistem kerja setiap perusahaan tidak selalu sama.
2. Tampilan yang sulit dipahami
Ini juga menjadi tantangan CRM yang umum ditemukan. Misalnya dalam tampilan aplikasi CRM menampilkan berbagai macam data yang tidak berkaitan satu sama lain sehingga menyulitkan pengguna dalam memahami data untuk membuat laporan.
3. Integrasi yang bermasalah
Software CRM yang baik harusnya yang bisa diintegrasikan ke berbagai sistem lainnya, terutama sistem internal perusahaan. Ini akan mempermudah dalam akurasi data dan penerimaan data antar divisi.
Baca juga: Mengenal Integrasi CRM dan Contohnya Pada Perusahaan
4. Kendala waktu dan biaya
Kualitas perangkat CRM tentulah harus sebanding dengan investasi harga yang dibayarkan perusahaan. Oleh karena itu penting untuk perusahaan mengidentifikasi biaya dengan baik sejak awal, dan membuat budget yang realistis.
5. Kualitas software yang kurang baik dan kurang aman
Server down yang menyebabkan data yang ditampilkan tidak real-time tentunya akan sangat mengganggu pekerjaan. Atau masalah lainnya adalah tidak ada jaminan keamanan data saat implementasinya.
Oleh karena itu penting untuk memilih penyedia software CRM yang memiliki dan bisa menjamin keamanan data perusahaan dan pelanggan terjaga dengan baik.
6. Adaptasi dengan fitur CRM
Dalam penerapan CRM tentunya diperlukan sumber daya internal yang baik. Akan dibutuhkan waktu belajar untuk para karyawan untuk menyesuaikan dan memahami kerja sistem CRM.
Solusinya adalah dengan memberikan pelatihan kepada karyawan dan mempertimbangkan waktu yang diperlukan. Atau, Anda juga bisa mencari sumber daya yang memang sudah memahami dan terbiasa dalam menggunakan sistem tersebut sebelumnya,
7. Customer Service yang sulit dihubungi
Terkadang kita pasti menemukan beberapa issue dalam implementasi sistem CRM, respon CS penyedia yang sulit dihubungi atau lamban dalam menangani masalah akan menjadi hal yang sangat merugikan bisnis.
Bagaimana Solusi Agar Implementasi CRM dapat berhasil?
Meskipun dalam pratiknya akan selalu ditemukan tantangan dan terkesan rumit, namun bukan berarti sistem CRM tidak bisa digunakan.
Dengan sistem CRM yang tepat akan menjadi investasi bagi bisnis Anda.
Agar implementasi CRM dapat berjalan dengan baik, penting untuk menggunakan sistem CRM dari penyedia yang dapat mengatasi kendala tersebut dengan baik.
Berikut adalah beberapa hal yang bisa Anda terapkan untuk mengatasi tantangan dalam implementasi CRM di perusahaan Anda.
- Menentukan apa saja poin atau fitur yang dibutuhkan perusahaan
- Menentukan tujuan penerapan dan penggunaan CRM
- Memahami bahwa akan dibutuhkan waktu untuk penyesuaian dalam penggunaan awal sistem CRM, misalnya pelatihan untuk karyawan.
- Memilih penyedia layanan CRM yang terbaik
Baca juga: 20 Rekomendasi Software Aplikasi CRM Terbaik Indonesia
Barantum Untuk Solusi Software CRM Bisnis Anda Lebih Baik
Tantangan yang ditemukan dalam implementasi aplikasi CRM diatas tidak akan Anda temukan jika menggunakan Barantum.
Barantum menawarkan sistem yang user-friendly, customizable dan membantu memastikan bahwa setiap leads, deals, tiket, dan proyek dikelola dapat berjalan dengan efisien dan efektif.
Sehingga akan membantu Anda dalam memberikan data yang lengkap dan dibutuhkan untuk membantu Anda mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan membuat keputusan yang lebih baik.
Jika Anda memiliki pertanyaan tambahan tentang Barantum, jangan ragu untuk menghubungi tim kami melalui kontak WA atau melalui kolom komentar di bawah ini.
Tertarik dengan Barantum?
As CRM Specialist and SEO Content Writer I craft compelling content that enhances brand identity and drives engagement, leveraging my expertise to connect with audiences and boost conversions.
