Di era serba teknologi saat ini, chat management system adalah tools penting bagi bisnis yang ingin memberikan pelayanan pelanggan yang cepat dan efisien.
Karena semakin banyaknya pelanggan yang lebih memilih untuk berkomunikasi melalui chat, baik itu di situs web, media sosial, atau aplikasi pesan instan. Penting untuk perusahaan memiliki sistem untuk dapat merespon komunikasi tepat waktu.
Simak penjelasan mengenai chat management system dan rekomendasi tools dibawah ini.
Baca juga: Apa itu CRM? Pengertian, Fungsi & Manfaatnya Untuk Bisnis
Daftar Isi
Apa itu Chat Management System?
Chat management system adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola komunikasi melalui chat antara bisnis dan pelanggan. Tentunya, dalam mengelola banyak channel sekaligus tanpa sistem yang terintegrasi akan sulit dioperasikan dan dipantau.
Sistem ini memungkinkan tim layanan pelanggan untuk menangani banyak percakapan sekaligus, menyimpan riwayat chat, dan memberikan respons yang cepat dan relevan kepada pelanggan. Dengan fitur seperti automasi, integrasi dengan CRM, dan analitik, chat management system membantu meningkatkan efisiensi tim dan kepuasan pelanggan.
Sistem Chat Management Terbaik untuk Bisnis
Berikut adalah rekomendasi chat management system terbaik untuk bisnis Anda:
1. Barantum
Barantum adalah solusi CRM terbaik yang menawarkan fitur chat management yang terintegrasi dengan berbagai platform seperti WhatsApp, Facebook Messenger, dan lainnya.
Barantum memungkinkan Anda mengelola semua percakapan pelanggan dari satu dashboard, memantau kinerja tim, dan menindaklanjuti setiap interaksi dengan cepat.
Fitur utama Barantum:
Ada banyak fitur yang terdapat pada Barantum adalah:
- Manajemen Prospek: Berfungsi untuk mengelola semua prospek yang masuk.
- Manajemen Kontak: Berfungsi untuk mengelola semua kontak pelanggan yang ada.
- Aplikasi Mobile CRM: Memungkinkan akses ke fitur CRM melalui perangkat mobile, sehingga tim dapat bekerja di mana saja dengan efisiensi yang sama.
- Penyimpan Data / File: Berfungsi untuk menyimpan dan mengelola semua dokumen dan file penting terkait pelanggan dan operasi bisnis.
- Manajemen Penjualan: Berfungsi untuk mengelola semua penawaran yang dibuat.
- Dokumen Penawaran Otomatis: Memungkinkan pembuatan dokumen penawaran secara otomatis untuk mempercepat proses penjualan dan mengurangi kesalahan manual.
- Manajemen Produk: Berfungsi untuk mengelola katalog produk, termasuk harga, stok, dan deskripsi produk.
- Manajemen Tiket: Berfungsi untuk mengelola antrean pelayanan berdasarkan tiket.
- Manajemen Tugas: Berfungsi untuk mengatur dan melacak tugas tim.
- Manajemen Proyek: Berfungsi untuk mengelola timeline sebuah proyek.
- Manajemen Aktivitas: Berfungsi untuk mengatur aktivitas seperti meeting, plan meeting/call dsb.
- Laporan Kehadiran: Untuk monitoring petugas lapangan (absensi on the go) dengan GPS tracking.
- KPI dan Pelacakan: Berfungsi untuk memonitor dan mengevaluasi KPI & kinerja tim.
- Automasi Pemasaran: Berfungsi untuk mengotomatisasi kampanye pemasaran, seperti email marketing, untuk menjangkau pelanggan dengan cara yang lebih efisien dan tepat waktu.
- Penjadwalan dan Notifikasi: Berfungsi untuk mengatur jadwal tugas dan memberikan notifikasi kepada tim atau pelanggan terkait aktivitas yang akan datang.
- Alur Kerja dan Persetujuan: Berfungsi untuk mengatur proses kerja dan persetujuan secara otomatis, memastikan bahwa semua langkah penting diikuti sesuai prosedur.
- Penilaian Kepuasan Pelanggan: Berfungsi untuk mengukur tingkat kepuasan pelanggan.
- Pengaturan Hak Akses: Berfungsi untuk mengatur dan membatasi akses pengguna untuk fitur tertentu.
- Dashboard Laporan dan Analitik: Berfungsi untuk menghasilkan laporan dan analitik yang membantu dalam pengambilan keputusan strategis berdasarkan data yang akurat.
- Opsi Kustomisasi: Memungkinkan penyesuaian fitur dan tampilan CRM sesuai dengan kebutuhan bisnis.
- Import dan Export: Berfungsi untuk memudahkan proses impor dan ekspor data dari dan ke sistem CRM, memudahkan integrasi dengan alat lain.
- Integrasi Email: Memungkinkan integrasi dengan email untuk mengelola korespondensi langsung dari sistem CRM.
- Integrasi Omnichannel Chat: Berfungsi untuk mengintegrasikan berbagai saluran chat (seperti WhatsApp, Messenger, dll.) dalam satu platform, memudahkan pengelolaan komunikasi pelanggan.
- Integrasi Call Center: Berfungsi untuk mengintegrasikan fungsi call center ke dalam CRM, memungkinkan pelacakan dan manajemen panggilan dengan pelanggan.
- Integrasi Dengan Sistem Lain: Berfungsi untuk menghubungkan CRM dengan berbagai sistem lain yang digunakan oleh bisnis, seperti sistem ERP atau software akuntansi, untuk aliran data yang lebih lancar dan koordinasi antar departemen.
2. Zoho
Zoho menawarkan solusi chat management yang menyatu dengan ekosistem produk mereka yang luas. Dengan Zoho Desk dan Zoho CRM, Anda dapat melacak setiap percakapan dan menjadikan data tersebut sebagai bagian dari strategi layanan pelanggan yang lebih besar.
Zoho juga menyediakan fitur chatbot untuk otomatisasi tanggapan yang memungkinkan tim Anda fokus pada percakapan yang lebih kompleks.
3. Pipedrive
Pipedrive dikenal sebagai CRM yang berorientasi pada penjualan, namun juga menawarkan fitur chat management yang dapat diintegrasikan dengan berbagai platform komunikasi.
Fitur ini memungkinkan tim penjualan dan layanan pelanggan untuk tetap berada di halaman yang sama, memastikan setiap prospek dan pelanggan mendapatkan perhatian yang mereka butuhkan.
4. SugarCRM
SugarCRM adalah pilihan yang baik untuk bisnis yang mencari fleksibilitas dan kemampuan kustomisasi.
Sistem ini menyediakan fitur chat management yang terintegrasi dengan CRM-nya, memungkinkan Anda untuk mengelola percakapan pelanggan dan prospek secara efektif. SugarCRM juga mendukung integrasi dengan berbagai aplikasi pihak ketiga, memberikan Anda kontrol penuh atas pengalaman pelanggan.
5. Monday.com
Monday.com dikenal sebagai alat manajemen proyek, tetapi juga memiliki fitur chat management yang kuat.
Dengan kemampuan untuk mengelola percakapan pelanggan langsung dari platform manajemen proyek Anda, Monday.com membantu memastikan bahwa komunikasi pelanggan berjalan lancar dan tanpa hambatan.
Integrasi dengan aplikasi lain memungkinkan Anda untuk menyatukan semua alat yang Anda butuhkan dalam satu tempat.
6. Salesforce
Salesforce adalah salah satu nama terbesar dalam dunia CRM, dan sistem chat management-nya tidak kalah unggul yang juga menawarkan integrasi yang luas dengan berbagai aplikasi bisnis lainnya.
Dengan Salesforce Service Cloud, Anda dapat mengelola percakapan pelanggan secara efisien, menggunakan fitur otomatisasi untuk mengurangi beban kerja, dan menganalisis data pelanggan untuk meningkatkan layanan.
7. Hubspot
Hubspot dikenal dengan kemudahan penggunaannya dan paket gratis yang kuat, termasuk dalam hal chat management. Hubspot Conversations memungkinkan Anda mengelola percakapan dari situs web, email, dan platform media sosial dalam satu tempat.
Integrasi dengan CRM Hubspot memudahkan Anda untuk melacak setiap interaksi dan menjaga hubungan pelanggan tetap terorganisir.
Manfaat Menggunakan Chat Management System
Beberapa manfaat dari penggunaan chat management system adalah:
1. Meningkatkan Efisiensi Tim
Dengan chat management system, tim Anda dapat menangani banyak percakapan secara simultan, meningkatkan produktivitas dan responsivitas.
Tim dapat mengakses dan merespon semua chat hanya dari satu platfom tanpa haru berpindah-pidah tab per platform channel.
2. Mempercepat Respons Pelanggan
Fitur otomatisasi dan pengelolaan percakapan dari berbagai channel memungkinkan bisnis memberikan respons yang lebih cepat kepada pelanggan.
Dengan akses satu platform dapat membuat tim dapat merespon pesan pelanggan lebih cepat sehingga dapat meningkatkan pengalaman dan kepuasan pelanggan.
3. Mengelola Komunikasi Multi-Channel
Sistem ini mengintegrasikan berbagai saluran komunikasi, seperti WhatsApp, email, dan media sosial, ke dalam satu platform, memudahkan pengelolaan komunikasi.
4. Peningkatan Kepuasan Pelanggan
Dengan pelayanan yang lebih responsif dan terorganisir, tingkat kepuasan pelanggan cenderung meningkat, yang dapat mendorong loyalitas pelanggan.
5. Analisis dan Pelaporan
Chat management system menyediakan data dan laporan yang membantu bisnis dalam menganalisis kinerja tim dan memahami kebutuhan pelanggan lebih tepat. Dengan data ini juga dapat membantu perusahaan untuk menentukan strategi marketing selanjutnya.
Baca juga: 20 Rekomendasi Software Aplikasi CRM Terbaik Indonesia
Tips Memilih Chat Management System
Agar Anda dapat merasakan manfaat penuh dari sistem chat management, perhatikan hal-hal berikut ini dalam memilih penyedia chat management system:
- Sesuaikan dengan Kebutuhan Bisnis: Pilihlah sistem yang sesuai dengan ukuran dan kebutuhan bisnis Anda, baik dari segi fitur maupun skala penggunaannya.
- Integrasi Multi-Channel: Sistem dapat mengintegrasikan semua saluran komunikasi yang digunakan oleh bisnis Anda, seperti media sosial, email, dan aplikasi pesan instan.
- Kemudahan Penggunaan: Sistem yang mudah digunakan akan mempercepat adopsi oleh tim Anda dan mengurangi waktu pelatihan.
- Fitur Automasi: Cari sistem yang menawarkan fitur otomatisasi untuk meningkatkan efisiensi, seperti chatbot atau otomatisasi alur kerja.
- Keamanan Data: Pastikan chat management system memiliki fitur keamanan yang kuat untuk melindungi data pelanggan dan komunikasi bisnis Anda.
- Dukungan dan Layanan Pelanggan: Pastikan penyedia menawarkan dukungan pelanggan yang responsif dan andal untuk membantu Anda saat diperlukan
Baca juga: Pentingnya Customer Retention Dalam Bisnis
Barantum, Chat Management System Terbaik Untuk Bisnis Anda
Barantum adalah pilihan ideal bagi bisnis yang mencari chat management system yang terintegrasi dan efektif.
Dengan kemampuan untuk mengelola percakapan dari berbagai channel dalam satu platform, Barantum membantu tim Anda memberikan layanan pelanggan yang cepat dan tepat.
Fitur tambahan seperti integrasi CRM, otomatisasi percakapan, dan analitik kinerja memungkinkan Anda untuk tidak hanya melayani pelanggan dengan lebih baik tetapi juga mengambil keputusan bisnis yang lebih cerdas.
Memiliki lebih dari 5000+ pelanggan aktif dan menyatakan puas karena berhasil meningkatkan produktivitas mereka hingga 90% karena Barantum.
Tertarik dengan Barantum?
SEO Specialist by day, and SEO Content Writer by night. I leverage advanced SEO strategies to not only build brand awareness but also drive quality leads and conversions, helping businesses achieve sustainable growth and measurable results through organic search.
